04. Wirtschaftlichkeit
Lernziele
Nach diesem Kapitel können Sie: - CAPEX und OPEX unterscheiden und in Business Cases anwenden - ROI, TCO und NPV berechnen und interpretieren - Investitionsentscheidungen fundiert vorbereiten - Kostentreiber in IT-Projekten identifizieren - Wirtschaftlichkeitsanalysen für das Management aufbereiten
Lesezeit
ca. 15-20 Minuten
1. Einführung: Warum Wirtschaftlichkeit entscheidend ist
In der IT-Beratung reicht es nicht, technische Lösungen zu entwerfen. Als Berater müssen Sie den Business-Case begründen und nachweisen, dass eine Investition wirtschaftlich sinnvoll ist. Eine fundierte Wirtschaftlichkeitsbetrachtung ist oft der Schlüssel zur Management-Freigabe.
flowchart TD
A[Technische Lösung] --> B[Wirtschaftlichkeitsanalyse]
B --> C[Business Case]
C --> D[Management-Entscheidung]
D --> E[Investition freigegeben]
B --> F[Kosten zu hoch?]
F --> G[Optimierung oder Alternativen prüfen]
G --> B
style E fill:#e1ffe1
style F fill:#ffe1e11.1 Die Rolle des IT-Beraters bei Wirtschaftlichkeitsanalysen
Der IT-Berater ist oft derjenige, der: - Die Kosten für technische Lösungen schätzt - Den Nutzen (Business Value) quantifiziert - Szenarien für Variantenvergleich erstellt - Die Präsentation für das Management vorbereitet
2. CAPEX vs. OPEX
2.1 Grundlagen
CAPEX (Capital Expenditure) sind Investitionsausgaben für langfristige Vermögenswerte. OPEX (Operational Expenditure) sind betriebsbedingte, laufende Ausgaben.
graph LR
A[IT-Ausgaben] --> B[CAPEX<br/>Investitionen]
A --> C[OPEX<br/>Betriebskosten]
B --> B1[Hardware- Kauf]
B --> B2[Software-Lizenzen]
B --> B3[Migrationsprojekte]
C --> C1[Cloud-Miete]
C --> C2[Support & Wartung]
C --> C3[Personalkosten]
C --> C4[Training & Schulung]2.2 Detaillierte Kostenkategorien
CAPEX-Kosten:
| Kostenart | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Hardware | Server, Netzwerk, Storage | €500.000 für Server-Infrastruktur |
| Software-Lizenzen | Erwerb von Software-Lizenzen | €100.000 für ERP-System |
| Projektkosten | Entwicklung, Migration | €300.000 für Softwareentwicklung |
| Beratung | Externe Beratungsleistungen | €50.000 für Architekturberatung |
OPEX-Kosten:
| Kostenart | Beschreibung | Beispiel |
|---|---|---|
| Cloud-Miete | IaaS, PaaS, SaaS | €5.000/Monat für Azure |
| Support & Wartung | Gewährleistung, Updates | €1.000/Monat für Software-Support |
| Personal | IT-Spezialisten, Admins | €8.000/Monat pro FTE |
| Training & Schulung | Mitarbeiter-Schulung | €10.000/Jahr |
| Telekommunikation | Internet, VPN, Telefonie | €500/Monat |
| Energie & Kühlung | Strom, Klimatisierung (On-Premise) | €1.500/Monat |
| Versicherung | IT-Versicherungen | €500/Monat |
2.3 CAPEX vs. OPEX: Cloud vs. On-Premise
Ein typischer Vergleich für ein E-Commerce-System über 5 Jahre:
| Kostenart | On-Premise | Cloud (Azure) |
|---|---|---|
| CAPEX | ||
| - Hardware (Server, Netzwerk, Storage) | €500.000 | €0 |
| - Software-Lizenzen (OS, Datenbank, etc.) | €100.000 | €0 |
| - Einrichtung & Migration | €50.000 | €10.000 |
| CAPEX Gesamt | €650.000 | €10.000 |
| OPEX (Jahr) | ||
| - Personal (Admins) | €96.000 (2 FTE × €4.000) | €48.000 (1 FTE × €4.000) |
| - Energie & Kühlung | €18.000/Jahr | €0 |
| - Wartung & Support | €10.000/Jahr | €15.000/Jahr |
| - Cloud-Miete | €0 | €60.000/Jahr (€5.000/Monat) |
| - Updates & Upgrades | €5.000/Jahr | Inklusive |
| OPEX pro Jahr | €129.000 | €123.000 |
| 5-Jahres-Gesamt | €1.295.000 | €625.000 |
Ergebnis: Cloud ist über 5 Jahre deutlich günstiger (Ersparnis: €670.000)
Nicht-finanzielle Faktoren:
| Faktor | On-Premise | Cloud |
|---|---|---|
| Skalierbarkeit | Langsam, erfordert Hardware-Kauf | Sofort, elastisch |
| Zeit bis zur Verfügbarkeit | Monate | Stunden/Tage |
| Rechenzentrums-Management | Verantwortlich | Provider |
| Compliance & Security | Selbst verantwortlich | Shared Responsibility |
| Vendor Lock-in | Gering | Mittel (Cloud-Provider) |
| Kostenprognostizierbarkeit | Hoch (CAPEX fix) | Mittel (variable Cloud-Kosten) |
2.4 Finanzierungsoptionen
| Option | Beschreibung | Vor- & Nachteile |
|---|---|---|
| Kauf (CAPEX) | Direkter Kauf der Assets | + Kontrolle, - Hoher Liquiditätsbedarf |
| Miete/Leasing | Monatliche Mietzahlungen | + Liquidität, - Höhere Gesamtkosten |
| Abonnement (SaaS) | Pay-as-you-go | + Flexibel, - Langfristig teurer |
| Hire Purchase | Finanzierte Mietkauf-Option | + Eigentum am Ende, - Zinskosten |
3. ROI (Return on Investment)
3.1 Grundformel
ROI ist das klassische Maß für die Rentabilität einer Investition.
graph LR
A[ROI] --> B[(Gewinn - Investition) / Investition × 100%]
B --> C[Beispiel: Investition €100k, Gewinn €150k]
C --> D[ROI = (150k - 100k) / 100k × 100% = 50%]3.2 ROI-Berechnung für IT-Projekte
Beispiel: Einführung eines CRM-Systems
Investition (CAPEX): - Software-Lizenzen: €50.000 - Beratung & Implementierung: €100.000 - Hardware & Infrastruktur: €20.000 - Total Investment: €170.000
OPEX pro Jahr: - Wartung & Support: €10.000 - Cloud-Miete: €5.000 - Training: €2.000 - Total OPEX pro Jahr: €17.000
Nutzen pro Jahr (Business Value): - Erhöhung der Conversion Rate (Verkaufsabschluss): €200.000 - Zeitersparnis für Vertriebsmitarbeiter: €50.000 - Besseres Kundenmanagement (Weniger Churn): €30.000 - Total Benefit pro Jahr: €280.000
ROI-Berechnung über 5 Jahre:
graph TD
A[Jahr 1] --> A1[Investition: €170.000]
A1 --> A2[OPEX: €17.000]
A2 --> A3[Nutzen: €280.000]
A3 --> A4[Netto-Gewinn: €93.000]
B[Jahr 2-5 je] --> B1[OPEX: €17.000]
B1 --> B2[Nutzen: €280.000]
B2 --> B3[Netto-Gewinn: €263.000]
C[5 Jahre gesamt] --> C1[Netto-Gewinn: 93k + 4 × 263k = €1.145.000]
C1 --> C2[ROI = 1.145.000 / 170.000 × 100% = 674%]Interpretation: - ROI von 674% ist exzellent - Investition amortisiert sich im 1. Jahr (< 1 Jahr Payback Period) - Jedes investierte Euro bringt im Durchschnitt €6,74 zurück
3.3 ROI vs. ROCE
ROCE (Return on Capital Employed) ist ein weiteres Maß für die Rentabilität, das das eingesetzte Kapital (Equity + Debt) berücksichtigt.
| Metrik | Formel | Bedeutung |
|---|---|---|
| ROI | (Gewinn - Investition) / Investition | Rentabilität der Investition |
| ROCE | Gewinn / eingesetztes Kapital | Effizienz des Kapitaleinsatzes |
Vergleich: - ROI fokussiert auf das Projekt - ROCE fokussiert auf das gesamte Unternehmen
4. TCO (Total Cost of Ownership)
4.1 Grundkonzept
TCO erfasst die gesamten Lebenszykluskosten eines IT-Systems, nicht nur die Anschaffungskosten.
timeline
title TCO-Lebenszyklus
section Anschaffung
Software-Lizenzen : €50k
Hardware : €20k
Implementierung : €100k
section Betrieb (5 Jahre)
OPEX : €85k (€17k/Jahr)
Erweiterungen : €50k
section Decommissioning
Datenmigration : €20k
Systemabschaltung : €5k4.2 TCO-Berechnung: ERP-System
Anschaffungskosten: - Software-Lizenzen: €200.000 - Hardware (Server, Netzwerk): €100.000 - Implementierungsprojekt: €300.000 - Subtotal: €600.000
Betriebskosten (10 Jahre): - Wartung & Support (15% p.a.): €300.000 - Personal (IT-Admins): €500.000 - Updates & Upgrades: €150.000 - Erweiterungen & Customizing: €200.000 - Training: €100.000 - Subtotal: €1.250.000
Abschaltungskosten: - Datenmigration zu Nachfolgesystem: €50.000 - Systemabschaltung: €20.000 - Subtotal: €70.000
TCO über 10 Jahre: €1.920.000
Jährliche TCO: €192.000
4.3 TCO-Optimierung
Optimierungsstrategien:
| Strategie | Potential | Beispiele |
|---|---|---|
| Cloud vs. On-Premise | 20-40% Ersparnis | Cloud-Miete statt Hardware-Kauf |
| Open Source vs. Commercial | 30-50% Ersparnis | PostgreSQL statt Oracle |
| SaaS vs. On-Premise | 15-30% Ersparnis | Salesforce vs. selbst gehostetes CRM |
| Automatisierung | 20-40% Ersparnis | Automatisierte Provisionierung, Monitoring |
| Consolidation | 15-25% Ersparnis | Konsolidierung von Servern, Reduzierung von Systemen |
TCO-Checkliste: - [ ] Alle Lebenszyklusphasen berücksichtigt (Anschaffung, Betrieb, Abschaltung) - [ ] Sowohl CAPEX als auch OPEX erfasst - [ ] Hidden Costs berücksichtigt (Schulung, Migration, Compliance) - [ ] Szenarien für unterschiedliche Zeiträume (3, 5, 10 Jahre) erstellt - [ ] Vergleich zu Alternativen (Cloud, Open Source, SaaS)
5. NPV (Net Present Value)
5.1 Grundkonzept
NPV (Net Present Value) berechnet den Barwert zukünftiger Cashflows unter Berücksichtigung des Zinssatzes (Discount Rate).
Formel:
- \(CF_t\): Cashflow im Jahr \(t\)
- \(r\): Discount Rate (z.B. 10%)
- \(n\): Anzahl der Jahre
- \(C_0\): Investition (t=0)
5.2 NPV-Berechnungsbeispiel
Projekt: Automatisierung der Rechnungsverarbeitung
Investition: €150.000 (Jahr 0)
Cashflows: - Jahr 1: €50.000 - Jahr 2: €60.000 - Jahr 3: €70.000 - Jahr 4: €80.000 - Jahr 5: €90.000
Discount Rate: 10%
Berechnung:
| Jahr | Cashflow | Discount Factor (10%) | Present Value |
|---|---|---|---|
| 0 | -€150.000 | 1,000 | -€150.000 |
| 1 | €50.000 | 0,909 | €45.455 |
| 2 | €60.000 | 0,826 | €49.587 |
| 3 | €70.000 | 0,751 | €52.593 |
| 4 | €80.000 | 0,683 | €54.642 |
| 5 | €90.000 | 0,621 | €55.886 |
| NPV | €108.163 |
Interpretation: - NPV = €108.163 (positiv) - Das Projekt schafft einen Wert von €108.163 (in heutigen Euro) - Entscheidung: Projekt wird durchgeführt, da NPV > 0
5.3 NPV vs. ROI
| Metrik | Fokus | Vorteil | Nachteil |
|---|---|---|---|
| NPV | Zeitwert des Geldes | Berücksichtigt Diskontierung | Komplexere Berechnung |
| ROI | Einfache Rentabilität | Einfach zu verstehen | Berücksichtigt keine Diskontierung |
| Payback Period | Wann amortisiert sich das Projekt? | Einfaches Verständnis | Ignoriert Cashflows nach Payback |
Empfehlung: - NPV für komplexe, langfristige Projekte - ROI für schnelle Entscheidungen und Vergleiche - Payback Period für risikoaverse Management-Entscheider
6. Investitionsentscheidung vorbereiten
6.1 Szenarien erstellen
Für fundierte Entscheidungen sollten Sie mehrere Szenarien erstellen:
| Szenario | CAPEX | OPEX (Jahr) | Nutzen (Jahr) | ROI (5 Jahre) | Risiko |
|---|---|---|---|---|---|
| Best Case | €120.000 | €15.000 | €300.000 | 950% | Gering |
| Realistisch | €150.000 | €20.000 | €280.000 | 700% | Mittel |
| Worst Case | €200.000 | €30.000 | €200.000 | 300% | Hoch |
6.2 Variantenvergleich
Vergleich von drei technologischen Alternativen:
| Kriterium | Alternative A (On-Premise) | Alternative B (Cloud) | Alternative C (Hybrid) |
|---|---|---|---|
| CAPEX | €500.000 | €10.000 | €200.000 |
| OPEX (Jahr) | €150.000 | €120.000 | €135.000 |
| 5-Jahres-Gesamt | €1.250.000 | €610.000 | €875.000 |
| Skalierbarkeit | Niedrig | Hoch | Mittel |
| Time-to-Market | 6 Monate | 2 Monate | 3 Monate |
| Vendor Lock-in | Gering | Mittel | Niedrig-Mittel |
| Security | Selbst verantwortlich | Shared Responsibility | Mixed Responsibility |
| Gesamtscore | 6/10 | 9/10 | 7/10 |
Empfehlung: Alternative B (Cloud) aufgrund der niedrigsten Gesamtkosten und höchsten Skalierbarkeit.
6.3 Präsentation für das Management
Struktur der Management-Präsentation:
graph TD
A[Executive Summary<br/>1-2 Folien] --> B[Business Case<br/>Investition, Nutzen, ROI]
B --> C[Szenarioanalyse<br/>Best, Realistisch, Worst]
C --> D[Variantenvergleich<br/>Alternativen]
D --> E[Risikoanalyse<br/>Risiken, Mitigations]
E --> F[Empfehlung<br/>Klartext-Entscheidungsvorschlag]
style A fill:#e1ffe1
style F fill:#e1ffe1Best Practices:
- Eine Präsentation, zwei Versionen:
- Executive Summary (C-Level, 2-3 Minuten)
-
Detaillierte Version (IT-Management, 15-20 Minuten)
-
One-Pager erstellen:
- Auf einer Seite alle kritischen Informationen
-
Ideal für schnelle Entscheidungen
-
Visuelle Darstellung:
- Graphen für Cashflows, ROI, TCO
- Tabelle für Variantenvergleich
- Ampel-System für Risiken
Schlüsselbegriffe
| Begriff | Definition |
|---|---|
| CAPEX | Capital Expenditure, Investitionsausgaben für langfristige Vermögenswerte |
| OPEX | Operational Expenditure, betriebsbedingte, laufende Ausgaben |
| ROI | Return on Investment, Verhältnis von Gewinn zu Investition |
| TCO | Total Cost of Ownership, gesamte Lebenszykluskosten |
| NPV | Net Present Value, Barwert zukünftiger Cashflows |
| Payback Period | Zeitdauer bis zur Amortisation der Investition |
| Discount Rate | Diskontierungssatz für die Berechnung des NPV |
| Vendor Lock-in | Abhängigkeit von einem Anbieter |
| SaaS | Software as a Service, Cloud-basiertes Software-Abo-Modell |
| On-Premise | IT-Systeme im eigenen Rechenzentrum |
Verständnisfragen
Frage 1: CAPEX vs. OPEX
Ein Unternehmen plant die Umstellung seiner IT-Infrastruktur von On-Premise auf Cloud. Identifizieren Sie die Kostenänderungen: Welche Kosten sinken (OPEX) und welche steigen (neue OPEX)?
Lösung: Kosten, die sinken (Verringerung des OPEX):
| Kostenart | Begründung |
|---|---|
| Hardware-Energie & Kühlung | Server in Cloud-Datacenter, keine lokalen Energiekosten | | Hardware-Instandhaltung | Hardware vom Cloud-Provider gewartet | | Rechenzentrum-Management (Raum, Sicherheit) | Keine Notwendigkeit für eigenes RZ | | Personal (Admins) | Weniger Admins für Hardware-Management (Automatisierung) |
**Kosten, die steigen (neue OPEX):**
| Kostenart | Begründung |
|-----------|------------|
| Cloud-Miete (IaaS, PaaS) | Monatliche Mietzahlungen statt einmaliger Hardware-Kauf | | Cloud-Support & Managed Services | Externe Cloud-Services sind kostenpflichtig | | Datentransferkosten | Egress-Gebühren für ausgehenden Datenverkehr | | Training & Cloud-Skills | Schulung für Cloud-Technologien | | Compliance & Governance | Cloud-spezifische Compliance-Anforderungen |
**Zusammenfassende Tabelle:**
| Kategorie | Kostenart | On-Premise | Cloud |
|-----------|-----------|------------|-------|
| Kosten sinken | Hardware-Wartung | €10.000/Jahr | €0 | | | Energie & Kühlung | €18.000/Jahr | €0 | | | RZ-Management | €15.000/Jahr | €0 | | | Personal (Hardware) | €48.000/Jahr (1 FTE) | €0 | | Kosten steigen | Cloud-Miete | €0 | €60.000/Jahr | | | Cloud-Support | €5.000/Jahr | €15.000/Jahr | | | Datentransfer | €0 | €3.000/Jahr | | | Training | €10.000/Jahr | €15.000/Jahr |
**Ergebnis:** Die Gesamtkosten können sinken, wenn die Ersparnisse bei Hardware-Management, Energie und Personal die zusätzlichen Cloud-Kosten übersteigen. Dies ist typischerweise der Fall bei mittleren bis großen Unternehmen, bei denen die Automatisierungseffekte der Cloud die Cloud-Miete rechtfertigen.
Frage 2: ROI-Berechnung
Ein CRM-System soll eingeführt werden. Investition (CAPEX): €200.000. OPEX pro Jahr: €25.000. Erwarteter Nutzen (Business Value) pro Jahr: €80.000. Berechnen Sie den ROI über 5 Jahre.
Lösung: Schritt 1: Gesamtkosten über 5 Jahre berechnen
- CAPEX: €200.000 (Jahr 0)
- OPEX über 5 Jahre: 5 × €25.000 = €125.000
- Gesamtkosten: €200.000 + €125.000 = €325.000
Schritt 2: Gesamtnutzen über 5 Jahre berechnen
- Nutzen pro Jahr: €80.000
- Gesamtnutzen über 5 Jahre: 5 × €80.000 = €400.000
Schritt 3: ROI berechnen
ROI = (Gesamtnutzen - Gesamtkosten) / Gesamtkosten × 100%
Interpretation:
- ROI = 23,08% (moderat)
- Das Projekt ist profitabel (ROI > 0)
- Jedoch ist der ROI nicht besonders hoch (Branchenziel: oft > 50% für IT-Projekte)
Zusätzliche Analysen:
Payback Period:
- Jahr 0: -€200.000 (CAPEX)
- Jahr 1: €80.000 - €25.000 = €55.000 (Netto-Gewinn)
- Jahr 2: €55.000 (Netto-Gewinn)
- Kumulierter Gewinn nach 2 Jahren: -€200.000 + 2 × €55.000 = -€90.000
- Jahr 3: €55.000 (Netto-Gewinn)
- Kumulierter Gewinn nach 3 Jahren: -€90.000 + €55.000 = -€35.000
- Jahr 4: €55.000 (Netto-Gewinn)
- Kumulierter Gewinn nach 4 Jahren: -€35.000 + €55.000 = +€20.000
Payback Period: Zwischen Jahr 3 und Jahr 4 (ca. 3,6 Jahre)
Empfehlung: Das Projekt ist wirtschaftlich sinnvoll, aber die Amortisationszeit (3,6 Jahre) ist relativ lang. Wenn möglich, sollten Maßnahmen zur Erhöhung des Nutzens (z.B. Zusatzfunktionen, Prozesseffizienz) oder zur Senkung der Kosten (z.B. Open Source, Cloud) geprüft werden, um den ROI zu verbessern.
Frage 3: NPV vs. ROI
Warum wird NPV (Net Present Value) anstelle von ROI (Return on Investment) für komplexe, langfristige Investitionsentscheidungen bevorzugt?
Lösung: NPV wird gegenüber ROI für komplexe, langfristige Investitionsentscheidungen bevorzugt, weil:
1. Berücksichtigung des Zeitwerts des Geldes: - NPV berücksichtigt, dass Geld heute mehr wert ist als Geld in der Zukunft (Diskontierung) - ROI ignoriert diesen Zeitwert und behandelt alle Cashflows gleich
Beispiel: - Projekt A: Investition €100.000, Cashflow in Jahr 1: €200.000 → ROI = 100% - Projekt B: Investition €100.000, Cashflow in Jahr 5: €200.000 → ROI = 100%
Beide Projekte haben denselben ROI von 100%, aber Projekt A ist vorteilhafter, da der Cashflow früher fließt. NPV würde Projekt A bevorzugen.
2. Diskontierung zukünftiger Cashflows: - NPV verwendet einen Discount Rate (z.B. 10%), um zukünftige Cashflows auf den heutigen Wert zu diskontieren - ROI berechnet ein einfaches Verhältnis ohne Diskontierung
NPV-Berechnung (Discount Rate 10%):
| Projekt | Cashflow | Jahr | Discount Factor | Present Value |
|---|---|---|---|---|
| A | €200.000 | 1 | 0,909 | €181.818 |
| B | €200.000 | 5 | 0,621 | €124.185 |
- NPV(A): €181.818 - €100.000 = €81.818
- NPV(B): €124.185 - €100.000 = €24.185
Ergebnis: Projekt A ist deutlich vorteilhafter (€81.818 vs. €24.185)
3. Eignung für Cashflow-Analyse: - NPV kann Cashflows in verschiedenen Jahren verarbeiten - ROI aggregiert alle Cashflows zu einem Durchschnittswert
4. Präzision bei unterschiedlichen Cashflow-Zeiten: - NPV berücksichtigt den genauen Zeitpunkt jedes Cashflows - ROI ignoriert die zeitliche Verteilung
5. Entscheidungskriterium: - NPV > 0: Projekt schafft Wert, wird durchgeführt - NPV < 0: Projekt vernichtet Wert, wird abgelehnt - ROI: Kein klares Entscheidungskriterium (z.B. ROI von 10%: gut oder schlecht?)
Wann ROI bevorzugt wird: - Für schnelle, einfache Entscheidungen - Für Vergleiche ähnlicher Projekte - Für Kommunikation mit nicht-finanziellen Stakeholdern (ROI ist einfacher zu verstehen)
Zusammenfassend: - NPV: Präzision, Zeitwert, komplexe Projekte, langfristige Entscheidungen - ROI: Einfachheit, Verständlichkeit, schnelle Vergleiche, ähnliche Projekte
Für komplexe, langfristige Investitionsentscheidungen (z.B. ERP-System, Cloud-Migration) ist NPV daher das geeignetere Maß, da es den Zeitwert des Geldes berücksichtigt und eine präzisere Entscheidungsgrundlage liefert.