3. Analyse von Betriebsabläufen

Lernziele

Nach diesem Kapitel können Sie: - Betriebsabläufe systematisch analysieren und dokumentieren - Swimlane-Diagramme zur Prozessvisualisierung erstellen und interpretieren - Schwachstellen in Prozessen identifizieren (Engpässe, Medienbrüche, Doppelarbeiten) - Potenzialanalysen zur Erkennung von Digitalisierungschancen durchführen - Handlungsempfehlungen für Prozessoptimierungen ableiten

Modul Übersicht

Modul 13 - Kapitel 3" Lesezeit: ~17 Min Quelle:** FS-ITB-13-A-laufender Betrieb_V0d .pdf

1. Grundlagen der Betriebsablauf-Analyse

Die Analyse von Betriebsabläufen bedeutet, dass bestehende Arbeits-, Produktions- oder Geschäftsprozesse systematisch untersucht werden, um zu verstehen, wie ein Unternehmen tatsächlich arbeitet, wo Schwachstellen bestehen und wie Abläufe verbessert werden können.

Ziele der Betriebsablauf-Analyse

Das übergeordnete Ziel ist es, Transparenz über Abläufe zu schaffen, Ineffizienzen zu erkennen und Optimierungspotenziale aufzudecken – sowohl organisatorisch als auch technisch.

Spezifische Ziele:

Prozessdurchlaufzeiten verkürzen
Fehlerquoten reduzieren
Medienbrüche beseitigen
Doppelarbeiten vermeiden
Ressourceneffizienz steigern
Prozesskosten senken
Qualität der Ergebnisse verbessern
Digitalisierungspotenziale identifizieren

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen führt regelmäßig Reklamationen zu späten Lieferungen. Die Analyse des Bestellprozesses zeigt, dass Aufträge handschriftlich erfasst, dann per E-Mail an die Produktion weitergeleitet und schließlich noch einmal im ERP-System erfasst werden. Die Auftragsbearbeitung benötigt 3 Tage, obwohl die reinen Prozessschritte nur 2 Stunden in Anspruch nehmen würden. Durch direkte Systemintegration wird die Durchlaufzeit auf 4 Stunden reduziert.

Die Rolle des IT-Beraters bei der Prozessanalyse

IT-Berater spielen eine zentrale Rolle bei der Analyse von Betriebsabläufen:

Aufgaben:

Ist-Aufnahme: Dokumentation der aktuellen Prozesse
Visualisierung: Erstellung von Prozessdiagrammen
Schwachstellenanalyse: Identifikation von Ineffizienzen
Potenzialanalyse: Erkennung von Optimierungsmöglichkeiten
Technologie-Empfehlung: Auswahl geeigneter IT-Lösungen
Implementierungsbegleitung: Unterstützung bei der Umsetzung

2. Die vier Phasen der Betriebsablauf-Analyse

Die Analyse von Betriebsabläufen erfolgt meist in mehreren Phasen. Ein strukturiertes Vorgehen ist entscheidend für den Erfolg.

flowchart LR
    A[Phase 1<br/>Ist-Aufnahme] --> B[Phase 2<br/>Darstellung der Abläufe]
    B --> C[Phase 3<br/>Bewertung & Schwachstellenanalyse]
    C --> D[Phase 4<br/>Ableitung von Verbesserungspotenzialen]

    style A fill:#e1f5e1
    style B fill:#fff4e1
    style C fill:#e1f0ff
    style D fill:#ffe1e1

Phase 1: Ist-Aufnahme

Die Ist-Aufnahme umfasst die systematische Erfassung des aktuellen Zustands.

Methoden der Ist-Aufnahme:

Methode	Beschreibung	Vorteile	Nachteile
Beobachtung	Direkte Beobachtung der Mitarbeiter bei ihrer Arbeit	Realitätsnah, erkennt implizites Wissen	Zeitintensiv, Beobachtungseffekt möglich
Interviews	Strukturierte oder halbstrukturierte Gespräche	Tiefes Verständnis, subjektive Erfahrungen	Abhängig von Erinnerung und Ehrlichkeit
Workshops	Gemeinsame Workshops mit betroffenen Mitarbeitern	Konsensbildung, kollektives Wissen	Dominante Teilnehmer können beeinflussen
Dokumentenanalyse	Auswertung vorhandener Dokumentationen	Objektiv, schneller	Oft veraltet oder unvollständig
Datenanalyse	Auswertung von Systemdaten, Logs, KPIs	Objektiv, umfangreich	Erfordert Datenkompetenz

Beispiel für einen Interview-Leitfaden:

Welche Aufgaben erfüllen Sie in diesem Prozess?
Welche Tools und Systeme nutzen Sie?
Welche Informationen benötigen Sie von anderen?
Welche Informationen geben Sie weiter?
Wo entstehen Verzögerungen oder Engpässe?
Welche Aufgaben sind besonders aufwendig oder fehleranfällig?
Wo gibt es doppelte Arbeitsschritte?
Welche Verbesserungen würden Sie sich wünschen?

Phase 2: Darstellung der Abläufe

Die erfassten Prozesse werden visualisiert. Die Visualisierung ist ein wesentliches Werkzeug zur Kommunikation und Analyse.

Wichtige Diagrammtypen:

Flussdiagramme: Einfache Darstellung von Prozessschritten
Swimlane-Diagramme: Zuordnung von Schritten zu Rollen oder Abteilungen
Prozesslandkarten: Übersicht über übergeordnete Prozesse
UML-Aktivitätsdiagramme: Formale Darstellung von Abläufen
Vorgangskettendiagramme: Ereignisgesteuerte Prozesskette (EPK)

Praxistipp

Nutzen Sie für die Visualisierung professionelle Tools wie Microsoft Visio, Lucidchart, draw.io oder BPMN-Tools. Diese bieten Vorlagen für verschiedene Diagrammtypen und ermöglichen eine konsistente Dokumentation.

Phase 3: Bewertung und Schwachstellenanalyse

Die dargestellten Prozesse werden auf Schwachstellen untersucht.

Typische Schwachstellenarten:

Schwachstellenart	Beschreibung	Beispiele
Engpässe	Prozessschritte mit begrenzter Kapazität, die den Gesamtablauf bremsen	Langsame Genehmigungen, manuelle Eingaben
Medienbrüche	Wechsel des Mediums (z. B. digital → Papier → digital)	Ausdruck und erneutes Einscannen von Formularen
Doppelarbeiten	Identische Aufgaben werden mehrfach erfasst	Zweimalige Dateneingabe in verschiedene Systeme
Fehlerquellen	Prozessschritte mit hoher Fehlerwahrscheinlichkeit	Manuelle Berechnungen, mangelnde Plausibilitätsprüfungen
Wartezeiten	Zeiten, in denen nichts passiert, weil auf Informationen oder Genehmigungen gewartet wird	Warten auf Management-Freigaben
Nicht genutzte Kapazitäten	Ressourcen, die nicht optimal ausgelastet sind	Leerlaufzeiten, ungenutzte Software-Lizenzen

Phase 4: Ableitung von Verbesserungspotenzialen

Basierend auf der Analyse werden konkrete Verbesserungsvorschläge entwickelt.

Priorisierung der Verbesserungen:

Priorität	Kriterien	Beispiele
Hoch	Hoher Nutzen, geringer Aufwand, schnelle Umsetzung	Automatisierung manueller Eingaben
Mittel	Hoher Nutzen, mittlerer Aufwand oder mittlerer Nutzen, geringer Aufwand	Systemintegration, Prozessanpassung
Niedrig	Geringer Nutzen oder sehr hoher Aufwand	Komplette Prozessneugestaltung

3. Swimlane-Diagramme zur Prozessvisualisierung

Swimlane-Diagramme (auch "Swimlanes" oder "Bahnen-Diagramme") sind ein besonders effektives Werkzeug zur Visualisierung von Prozessen. Sie unterteilen den Prozess in vertikale oder horizontale Bahnen, die Rollen, Abteilungen oder Systeme repräsentieren.

Aufbau eines Swimlane-Diagramms

flowchart TD
    subgraph "Swimlane: Kunde"
        A[Auftrag erteilen] --> B{Produkt verfügbar?}
        B -->|Ja| C[Zahlung durchführen]
    end

    subgraph "Swimlane: Vertrieb"
        B -->|Nein| D[Bestellung einleiten]
        D --> E[Status an Kunde senden]
    end

    subgraph "Swimlane: Produktion"
        E --> F[Produkt herstellen]
        F --> G[Versand vorbereiten]
    end

    subgraph "Swimlane: Logistik"
        G --> H[Lieferung versenden]
        C --> H
    end

    H --> I[Lieferung bestätigt]

Vorteile von Swimlane-Diagrammen

Klaren Verantwortlichkeiten: Jede Bahn repräsentiert eine Verantwortung
Schnittstellen-Identifikation: Übergaben zwischen Bahnen sind sichtbar
Kommunikationsfluss: Wer mit wem kommuniziert, wird deutlich
Prozessoptimierung: Doppelarbeiten oder Medienbrüche werden erkennbar

Beispiel: Bestellprozess als Swimlane-Diagramm

Szenario: Ein Unternehmen verkauft Produkte über einen Online-Shop. Der Prozess beinhaltet die Kundenbestellung, den Wareneingang im Lager, die Versandvorbereitung und die Lieferung.

flowchart TD
    subgraph "Kunde"
        A[Produkt im<br/>Online-Shop auswählen] --> B[Bestellung<br/>aufgeben]
    end

    subgraph "Vertrieb/Shop-System"
        B --> C[Bestellung<br/>prüfen und speichern]
        C --> D{Zahlungsstatus<br/>prüfen}
        D -->|Zahlung erhalten| E[Bestellung an<br/>Lager weiterleiten]
        D -->|Zahlung fehlt| F[Zahlungserinnerung<br/>senden]
        F --> B
    end

    subgraph "Lager"
        E --> G[Warenbestand<br/>prüfen]
        G --> H{Artikel verfügbar?}
        H -->|Ja| I[Waren bereitstellen<br/>und kommissionieren]
        H -->|Nein| J[Nachbestellung<br/>einleiten]
        J --> G
    end

    subgraph "Logistik"
        I --> K[Versandetikett<br/>erstellen]
        K --> L[Waren verpacken<br/>und versenden]
        L --> M[Versandstatus<br/>an Kunden senden]
    end

    subgraph "Kunde"
        M --> N[Waren<br/>empfangen]
    end

    N --> O{Ware in Ordnung?}
    O -->|Ja| P[Bestellung<br/>abschließen]
    O -->|Nein| Q[Reklamation<br/>einleiten]
    Q --> R[Retourenprozess<br/>starten]

    style C fill:#e1f5e1
    style I fill:#e1f5e1
    style L fill:#e1f5e1

Erkenntnisse aus dem Swimlane-Diagramm

Schnittstellen-Identifikation: Bestellungen werden vom Vertrieb an das Lager weitergeleitet. Dies ist eine kritische Schnittstelle.
Medienbrüche: Keine direkten Medienbrüche identifiziert, aber die Kommunikation zwischen Vertrieb und Lager könnte optimiert werden.
Engpässe: Der Schritt "Nachbestellung einleiten" (J) kann zu Verzögerungen führen, wenn Waren nicht verfügbar sind.
Optimierungspotenzial:
- Integration von Lagerbestand in den Online-Shop (vermeidet untaugliche Bestellungen)
- Automatische Benachrichtigung bei Verfügbarkeit
- Automatischer Reklamationsprozess

4. Potenzialanalyse

Die Potenzialanalyse (auch Potentialanalyse) beschreibt ein systematisches Verfahren, mit dem Möglichkeiten zur Verbesserung, Entwicklung oder Optimierung in einem bestimmten Bereich erkannt werden sollen.

Definition und Ziele

Eine Potenzialanalyse ist die strukturierte Untersuchung von bestehenden Strukturen, Abläufen, Ressourcen oder Systemen, um herauszufinden, welche ungenutzten Möglichkeiten (Potenziale) bestehen, um Leistung, Effizienz, Wirtschaftlichkeit oder Zukunftsfähigkeit zu steigern.

Ziele der Potenzialanalyse:

Erkennen von Verbesserungspotenzialen
- Wo können Prozesse vereinfacht oder automatisiert werden?
- Welche Aufgaben könnten digitalisiert werden?
- Welche Abläufe verursachen unnötige Kosten oder Zeitaufwand?
Bewertung der Wirtschaftlichkeit
- Welche Maßnahmen lohnen sich betriebswirtschaftlich?
- Wie hoch ist der erwartete Nutzen (z. B. Zeitersparnis, Qualitätssteigerung, Kostensenkung)?
Strategische Weiterentwicklung
- Wie kann sich das Unternehmen technologisch oder organisatorisch zukunftssicher aufstellen?
- Welche Innovationen bieten Wettbewerbsvorteile?

Vorgehensweise einer Potenzialanalyse

flowchart LR
    A[Phase 1<br/>Ist-Analyse] --> B[Phase 2<br/>Identifikation von Schwachstellen]
    B --> C[Phase 3<br/>Bewertung der Potenziale]
    C --> D[Phase 4<br/>Priorisierung & Handlungsempfehlung]

    style A fill:#e1f5e1
    style B fill:#fff4e1
    style C fill:#e1f0ff
    style D fill:#ffe1e1

Phase 1: Ist-Analyse

Erfassung des aktuellen Zustands (z. B. Prozesse, Systeme, Personalressourcen, Datenflüsse).

Beispiel: Analyse eines Produktionsprozesses in einem Maschinenbauunternehmen

Aspekt	Ist-Zustand
Prozesse	Aufträge werden per Hand in Excel-Tabellen erfasst, Maschinenlaufzeiten werden manuell notiert
Systeme	ERP-System für Bestandsführung, Excel für Produktionsplanung, keine Integration
Personal	5 Produktionsplaner, 10 Maschinenbediener
Datenflüsse	Daten werden manuell zwischen ERP und Excel übertragen

Phase 2: Identifikation von Schwachstellen

Wo treten Engpässe, Medienbrüche, doppelte Arbeit oder manuelle Tätigkeiten auf?

Identifizierte Schwachstellen:

Schwachstelle	Auswirkung
Doppelte Dateneingabe (ERP → Excel)	1 Stunde pro Tag für Produktionsplaner
Keine Echtzeit-Information über Maschinenstatus	Verzögerte Reaktion bei Ausfällen
Manuelle Auftragszuweisung	Nicht optimierte Maschinenauslastung
Keine zentrale Dokumentation	Wissensverlust bei Mitarbeiterabgang

Phase 3: Bewertung der Potenziale

Einschätzung, wo durch Veränderung oder Digitalisierung Verbesserungen erzielt werden können – unter Berücksichtigung von Kosten, Nutzen, Aufwand und Risiko.

Potenzialbewertung:

Potenzial	Maßnahme	Kosten	Nutzen	Aufwand	ROI	Risiko
MES-System einführen	Manufacturing Execution System mit Datenübertragung aus Maschinen	80.000 €	40.000 €/Jahr	4 Monate	2 Jahre	Mittel
ERP-Excel-Integration	Automatischer Datenexport/-import	15.000 €	20.000 €/Jahr	2 Monate	9 Monate	Gering
Maschinen-Monitoring	IoT-Sensoren für Echtzeit-Überwachung	25.000 €	15.000 €/Jahr	3 Monate	1,7 Jahre	Gering
Produktions-Portal	Web-Portal für Auftragszuweisung	30.000 €	25.000 €/Jahr	3 Monate	1,2 Jahre	Mittel

ROI (Return on Investment) = (Nutzen pro Jahr × Jahre bis zu Amortisation) / Kosten

ERP-Excel-Integration: ROI = (20.000 × 0,75) / 15.000 = 1,0 (Investition in 9 Monaten amortisiert)
MES-System: ROI = (40.000 × 2) / 80.000 = 1,0 (Investition in 2 Jahren amortisiert)

Phase 4: Priorisierung & Handlungsempfehlung

Entwicklung eines Maßnahmenplans mit Prioritäten (z. B. Quick Wins vs. langfristige Projekte).

Priorisierung nach ROI und Aufwand:

graph TB
    subgraph "Quick Wins<br/>Hoher ROI, geringer Aufwand"
        A[ERP-Excel-Integration<br/>ROI: 9 Monate]
    end

    subgraph "Mittelfristige Projekte<br/>Mittlerer ROI, mittlerer Aufwand"
        B[Produktions-Portal<br/>ROI: 1,2 Jahre]
        C[Maschinen-Monitoring<br/>ROI: 1,7 Jahre]
    end

    subgraph "Langfristige Projekte<br/>Mittlerer ROI, hoher Aufwand"
        D[MES-System<br/>ROI: 2 Jahre]
    end

    style A fill:#6bcb77
    style B fill:#ffd93d
    style C fill:#ffd93d
    style D fill:#ff6b6b

Maßnahmenplan:

Priorität	Maßnahme	Zeitraum	Verantwortlich
1	ERP-Excel-Integration implementieren	Monat 1-2	IT-Berater, Produktionsplaner
2	Produktions-Portal einführen	Monat 3-5	IT-Berater, Software-Entwickler
3	Maschinen-Monitoring installieren	Monat 6-8	IT-Berater, Systemtechniker
4	MES-System einführen	Monat 9-12	IT-Berater, MES-Anbieter

Nutzen einer Potenzialanalyse

Objektive Grundlage für Investitionsentscheidungen
Transparenz über Stärken, Schwächen und Chancen
Erhöhung der Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit
Unterstützung bei der Digitalisierungsstrategie
Förderung einer kontinuierlichen Verbesserungskultur

5. Typische Analyseergebnisse und Handlungsempfehlungen

Die Analyse von Betriebsabläufen führt oft zu ähnlichen Ergebnissen. Hier sind die häufigsten Muster und die entsprechenden Handlungsempfehlungen.

Ergebnis 1: Medienbrüche

Erkennung: Prozesse wechseln zwischen verschiedenen Medien (z. B. digital → Papier → digital).

Auswirkung:

Verzögerungen durch manuelle Übertragungen
Fehleranfälligkeit bei Übertragungen
Zusätzlicher Aufwand für Archivierung

Handlungsempfehlung:

Digitale End-to-End-Prozesse: Prozesse durchgängig digitalisieren
Systemintegration: Schnittstellen zwischen Systemen erstellen
Digitalisierung von Papier: Einführung von E-Invoicing, digitalen Unterschriften

Beispiel

Vorher: Rechnungen werden per Post versendet, manuell erfasst, und im ERP-System gespeichert. Prozesszeit: 5-7 Tage. Nachher: E-Invoicing mit automatischer Erfassung im ERP-System. Prozesszeit: 1 Stunde.

Ergebnis 2: Doppelarbeiten

Erkennung: Identische Aufgaben werden von verschiedenen Personen oder in verschiedenen Systemen mehrfach erfasst.

Auswirkung:

Zeitverschwendung
Inkonsistenz der Daten
Frustration der Mitarbeiter

Handlungsempfehlung:

Datenintegration: Systeme so integrieren, dass Daten nur einmal erfasst werden
Automatisierung: Manuelle Tätigkeiten automatisieren
Workflow-Optimierung: Prozesse so gestalten, dass Doppelerfassungen vermieden werden

Beispiel

Vorher: Kundendaten werden im CRM-System erfasst und manuell ins ERP-System übertragen. Aufwand: 15 Minuten pro Kunde. Nachher: Automatische Synchronisation zwischen CRM und ERP. Aufwand: 0 Minuten.

Ergebnis 3: Engpässe

Erkennung: Prozessschritte mit begrenzter Kapazität, die den Gesamtablauf bremsen.

Auswirkung:

Verlängerte Durchlaufzeiten
Wartezeiten im Prozess
Unzufriedene Kunden oder Mitarbeiter

Handlungsempfehlung:

Kapazitätsausbau: zusätzliche Ressourcen bereitstellen
Prozessumgestaltung: Engpass-Step entlasten oder umgehen
Priorisierung: Kritische Aufgaben vorziehen

Beispiel

Vorher: Genehmigungsprozess für Software-Updates dauert 5 Tage durch ein Genehmigungsgremium, das nur 2 Mal pro Woche tagt. Nachher: Automatische Genehmigung für Low-Risk-Updates, Genehmigungsgremium nur für High-Risk-Updates. Durchlaufzeit: 1 Tag für Low-Risk-Updates.

Ergebnis 4: Fehlende Transparenz

Erkennung: Prozessschritte oder -status sind nicht transparent erkennbar.

Auswirkung:

Unklare Verantwortlichkeiten
Verzögerte Entscheidungen
Fehler durch Unkenntnis

Handlungsempfehlung:

Status-Tracking: Einführung eines Status-Trackings (z. B. Ticketsystem)
Dashboards: Visualisierung von Prozessstatus und KPIs
Kommunikation: Regelmäßige Updates über Prozessstatus

Beispiel

Vorher: Kunden wissen nicht, ob ihre Bestellung bearbeitet wird. Telefonate und E-Mails führen zu Frustration. Nachher: Online-Tracking-System zeigt den Status der Bestellung in Echtzeit. Kundenzufriedenheit steigt.

Ergebnis 5: Manuelle Fehlerquellen

Erkennung: Prozessschritte mit hoher Fehlerwahrscheinlichkeit durch manuelle Eingaben oder Berechnungen.

Auswirkung:

Fehlerhafte Daten
Nachbearbeitungsaufwand *. Reputationsverlust

Handlungsempfehlung:

Validierung: Automatische Plausibilitätsprüfungen einbauen
Automatisierung: Manuelle Tätigkeiten durch Automatisierung ersetzen
Standardisierung: Einheitliche Vorlagen und Prozesse einführen

Beispiel

Vorher: Preise werden manuell in Angebote berechnet. Fehlerquote: 8%. Nachher: Automatische Preisberechnung basierend auf Produktkonfigurator. Fehlerquote: 0,5%.

6. Praxisbeispiel: Lieferverzögerungen reduzieren

Ausgangssituation

Ein Unternehmen bemerkt, dass es immer wieder zu Lieferverzögerungen und Bestandsabweichungen kommt. Die Mitarbeitenden klagen über unnötige Doppelerfassungen und veraltete IT-Systeme, die nicht miteinander verknüpft sind.

Vorgehensweise der Analyse

Schritt 1: Ist-Aufnahme

Der Berater beobachtet den Wareneingang:

Wie werden Lieferungen entgegengenommen?
- LKW-Fahrer übergibt Lieferscheine
- Wareneingangsprüfer prüft Waren qualitativ
- Manuelle Erfassung auf Papierliste
Wie erfolgt die Kontrolle und Erfassung im System?
- Papierliste wird an Buchhaltung weitergeleitet
- Buchhaltungsmitarbeiter erfasst Daten manuell im ERP-System
- Lagerverwaltung wird separat in Excel geführt
Welche Dokumente und Softwarelösungen werden genutzt?
- Lieferscheine (Papier)
- ERP-System (Buchhaltung)
- Excel-Tabellen (Lager)
- Keine Integration zwischen Systemen

Der Berater spricht mit Lagerpersonal, Buchhaltung und Einkauf, um ein vollständiges Bild zu erhalten.

Erkenntnisse aus Interviews:

Rolle	Hauptprobleme
Lagerpersonal	Doppelte Erfassung (Papier + Excel), keine Echtzeit-Information
Buchhaltung	Manuelle Dateneingabe fehleranfällig, Zeitverlust
Einkauf	Keine Echtzeit-Bestandsinformationen, verspätete Nachbestellungen

Schritt 2: Darstellung der Abläufe

Der aktuelle Prozess wird als Prozessdiagramm abgebildet: Vom Eintreffen der Lieferung über die Wareneingangskontrolle bis zur Verbuchung im ERP-System.

flowchart TD
    A[Lieferung trifft ein] --> B[Wareneingangsprüfer prüft Ware]
    B --> C[Manuelle Erfassung auf<br/>Papierliste]
    C --> D[Papierliste an<br/>Buchhaltung weiterleiten]
    D --> E[Buchhaltungsmitarbeiter<br/>erfasst im ERP]
    E --> F[Bestandsaktualisierung<br/>im ERP]
    F --> G[Lagerverwalter<br/>trägt in Excel ein]

    H{Bestandsübereinstimmung?}
    G --> H
    F --> H

    H -->|Ja| I[Prozess abgeschlossen]
    H -->|Nein| J[Discrepanzbericht<br/>erstellen]
    J --> K[Discrepanz klären<br/>und manuell korrigieren]
    K --> F

    style C fill:#ff6b6b
    style E fill:#ff6b6b
    style G fill:#ff6b6b
    style H fill:#ff6b6b

Schritt 3: Schwachstellenanalyse

Identifizierte Schwachstellen:

Schwachstelle	Beschreibung	Auswirkung
Doppelte Erfassung	Wareneingang wird papierlich erfasst und in Excel eingetragen	Zusätzlicher Aufwand, Fehlerquelle
Keine Schnittstelle	ERP und Excel sind nicht verknüpft	Medienbruch, verzögerte Information
Keine Echtzeit-Information	Bestandsdaten werden tagesnacht aktualisiert	Fehlende Transparenz
Fehlerhafte Bestandszahlen	Diskrepanzen zwischen ERP und Excel	Fehlbestellungen oder Überbestände
Verzögerte Buchung	Wareneingänge werden nicht tagesaktuell gebucht	Planungsprobleme

Schritt 4: Optimierungsvorschläge

Einführung eines Barcode-Systems zur automatischen Erfassung
- Wareneingangsprüfer scannt Barcodes
- Daten werden direkt ins ERP-System übertragen
Anbindung der Lagerverwaltungssoftware an das ERP-System
- Einheitliche Datenbasis
- Automatische Synchronisation
Schulung der Mitarbeitenden in digitaler Erfassung
- Schnellere Einarbeitung
- Reduzierung von Fehlern
Einführung eines Dashboards für Echtzeit-Bestandsübersichten
- Echtzeit-Information für alle Abteilungen
- Bessere Planung und Steuerung

Ergebnis und Nutzen

Durch die Analyse der Betriebsabläufe wurde klar, wo Zeit verloren geht und Fehler entstehen. Nach Umsetzung der Empfehlungen:

Kennzahl	Vorher	Nachher	Verbesserung
Erfassungszeit pro Lieferung	15 Min	5 Min	67% Reduktion
Fehler im Warenbestand	8%	1%	87% Reduktion
Durchlaufzeit Wareneingang	2 Tage	0,5 Tage	75% Reduktion
Transparenz im Materialfluss	Gering	Hoch	Signifikant

Finanzieller Nutzen:

Einsparung durch Reduzierung der Erfassungszeit: 5 Personen × 2 Stunden/Tag × 250 Tage/Tag × 50 €/Stunde = 125.000 €/Jahr
Einsparung durch Reduzierung der Fehlbestellungen: 30.000 €/Jahr
Gesamteinsparung: 155.000 €/Jahr
Investition (Hardware + Software + Schulung): 80.000 €
ROI: 155.000 / 80.000 = 1,94 (Amortisation in ~6 Monaten)

Der laufende Betrieb wurde dadurch effizienter und kostengünstiger, und die Mitarbeiterzufriedenheit stieg merklich.

Schlüsselbegriffe

Begriff	Definition
Betriebsablauf-Analyse	Systematische Untersuchung von Arbeits- und Geschäftsprozessen zur Erkennung von Verbesserungspotenzialen
Swimlane-Diagramm	Prozessdiagramm, das Prozesse in Bahnen unterteilt, um Verantwortlichkeiten und Schnittstellen zu zeigen
Medienbruch	Informationsverlust oder Effizienzstopp durch Wechsel des Mediums (z. B. von Digital auf Papier)
Doppelarbeit	Identische Aufgaben, die mehrfach erfasst oder ausgeführt werden
Engpass	Prozessschritt mit begrenzter Kapazität, der den Gesamtablauf bremsen kann
Potenzialanalyse	Strukturierte Untersuchung von Verbesserungschancen in bestehenden Strukturen und Prozessen
ROI	Return on Investment; Kennzahl für die Wirtschaftlichkeit einer Investition
Ist-Aufnahme	Erfassung und Dokumentation des aktuellen Zustands von Prozessen
Schnittstelle	Übergabepunkt zwischen Prozessschritten, Rollen oder Systemen
Echtzeit-Information	Informationen, die sofort verfügbar und aktuell sind

Verständnisfragen

Frage 1: Swimlane-Diagramm interpretieren

Ein Swimlane-Diagramm zeigt, dass ein Kunde eine Bestellung aufgibt, diese dann vom Vertrieb geprüft wird, anschließend an die Produktion weitergeleitet wird und schließlich von der Logistik versendet wird. Welcher Aspekt wird durch die Darstellung in verschiedenen Bahnen (Swimlanes) besonders hervorgehoben und warum ist dies wichtig?

Lösung: Die Darstellung in verschiedenen Bahnen (Swimlanes) hebt besonders die Verantwortlichkeiten und Schnittstellen hervor. Jede Bahn repräsentiert eine Rolle oder Abteilung (Kunde, Vertrieb, Produktion, Logistik). Dies ist wichtig, weil: 1. Klar wird, wer für welchen Prozessschritt verantwortlich ist 2. Schnittstellen zwischen Abteilungen werden sichtbar (z. B. Vertrieb → Produktion, Produktion → Logistik) 3. Kommunikationsflüsse werden erkennbar 4. Potenzielle Engpässe oder Medienbrüche an Schnittstellen identifiziert werden können

Dadurch können Doppelarbeiten, fehlende Verantwortlichkeiten oder Ineffizienzen an den Übergabepunkten erkannt und optimiert werden.

Frage 2: Potenzialanalyse priorisieren

Ein Unternehmen hat folgende Potenziale identifiziert: A) Einführung eines CRM-Systems: Kosten 120.000 €, Nutzen 80.000 €/Jahr, Aufwand 6 Monate B) Automatisierung einer manuellen Eingabe: Kosten 20.000 €, Nutzen 25.000 €/Jahr, Aufwand 1 Monat C) Migration in die Cloud: Kosten 300.000 €, Nutzen 150.000 €/Jahr, Aufwand 12 Monate

Berechnen Sie den ROI für alle drei Projekte und empfehlen Sie eine Priorisierung mit Begründung.

Lösung: ROI-Berechnung (Amortisationszeit = Kosten / Nutzen pro Jahr):

A) CRM-System: ROI = 120.000 / 80.000 = 1,5 (Amortisation in 1,5 Jahren)
B) Manuelle Eingabe automatisieren: ROI = 20.000 / 25.000 = 0,8 (Amortisation in 0,8 Jahren = ~10 Monaten)
C) Cloud-Migration: ROI = 300.000 / 150.000 = 2,0 (Amortisation in 2 Jahren)

Priorisierungsempfehlung:

Priorität 1: B) Automatisierung der manuellen Eingabe (Quick Win)
- Kürzeste Amortisationszeit (10 Monate)
- Geringster Aufwand (1 Monat)
- Schneller Erfolg, Ressourcen werden schnell wieder verfügbar
Priorität 2: A) CRM-System (Mittelfristiges Projekt)
- Mittlere Amortisationszeit (1,5 Jahre)
- Mittlerer Aufwand (6 Monate)
- Strategische Bedeutung für Kundenbeziehungen
Priorität 3: C) Cloud-Migration (Langfristiges Projekt)
- Längste Amortisationszeit (2 Jahre)
- Höchster Aufwand (12 Monate)
- Langfristige strategische Entscheidung, wenn die anderen Projekte erfolgreich abgeschlossen sind

Frage 3: Schwachstelle identifizieren und beheben

Ein Unternehmen bemerkt, dass Rechnungen im Durchschnitt 7 Tage zur Bearbeitung benötigen. Die Analyse zeigt folgenden Prozess: Die Rechnung per E-Mail empfangen → PDF ausdrucken → Papierformular ausfüllen → PDF erneut einscannen → Daten manuell ins ERP-System eingeben → Prüfung und Freigabe. Welche Schwachstelle liegt vor und wie könnte diese behoben werden?

Lösung: Identifizierte Schwachstelle: Medienbruch und Doppelarbeit

Der Prozess weist mehrere Medienbrüche auf: * E-Mail (digital) → PDF ausdrucken (Papier) * Papier → PDF erneut einscannen (digital) * PDF → manuelle Eingabe (digital)

Dies führt zu Verzögerungen, erhöhter Fehleranfälligkeit und unnötigem Aufwand.

Behebung der Schwachstelle:

Einführung von E-Invoicing: Rechnungen werden direkt digital verarbeitet, ohne Ausdrucken und Einscannen
OCR (Optical Character Recognition): PDF-Rechnungen werden automatisch ausgelesen
Automatische Erfassung im ERP-System: Die extrahierten Daten werden direkt ins ERP übertragen
Workflow-Automatisierung: Der Prüfungs- und Freigabeprozess wird digitalisiert

Erwartetes Ergebnis: * Durchlaufzeit: 7 Tage → < 1 Stunde * Fehlerquote: Durch automatische Validierung reduziert * Kosten: Durch Automatisierung Personalkosten eingespart

Frage 4: Analyseergebnis interpretieren

Eine Potenzialanalyse zeigt, dass ein Unternehmen 200.000 € pro Jahr durch ineffiziente Prozesse verliert. Die Aufteilung ist: 80.000 € durch Doppelarbeiten, 60.000 € durch Medienbrüche, 40.000 € durch manuelle Fehler, 20.000 € durch Engpässe. Das Unternehmen hat ein Budget von 150.000 € für Prozessoptimierungen zur Verfügung. Welche Maßnahmen sollten priorisiert werden und warum?

Lösung: Analyse der Kostenarten:

| Kostenart | Kosten pro Jahr | Anteil an Gesamtkosten |

|------------|-----------------|----------------------| | Doppelarbeiten | 80.000 € | 40% | | Medienbrüche | 60.000 € | 30% | | Manuelle Fehler | 40.000 € | 20% | | Engpässe | 20.000 € | 10% | | Gesamt | 200.000 € | 100% |

**Priorisierungsempfehlung:**

**Phase 1: Behebung von Doppelarbeiten (Budget ca. 60.000 €)**
*   Größter Kostenblock (80.000 €/Jahr)
*   ROI-Betrachtung: 60.000 € Investition → 80.000 €/Jahr Einsparung = Amortisation in 9 Monaten
*   Maßnahmen: Systemintegration, Workflow-Optimierung

**Phase 2: Behebung von Medienbrüchen (Budget ca. 50.000 €)**
*   Zweitgrößter Kostenblock (60.000 €/Jahr)
*   ROI-Betrachtung: 50.000 € Investition → 60.000 €/Jahr Einsparung = Amortisation in 10 Monaten
*   Maßnahmen: Digitalisierung, E-Invoicing, automatische Datenübertragung

**Phase 3: Reduzierung manuelle Fehler (Budget ca. 30.000 €)**
*   Dritter Kostenblock (40.000 €/Jahr)
*   ROI-Betrachtung: 30.000 € Investition → 40.000 €/Jahr Einsparung = Amortisation in 9 Monaten
*   Maßnahmen: Validierung, Automatisierung, Schulung

**Phase 4: Behebung von Engpässen (Budget ca. 10.000 €)**
*   Kleinster Kostenblock (20.000 €/Jahr)
*   ROI-Betrachtung: 10.000 € Investition → 20.000 €/Jahr Einsparung = Amortisation in 6 Monaten
*   Maßnahmen: Kapazitätsausbau, Priorisierung, Prozessumgestaltung

**Ergebnis:** Gesamtbudget von 150.000 € wird vollständig ausgeschöpft, Amortisation insgesamt nach ca. 9 Monaten, Einsparungen von 200.000 €/Jahr, also 50.000 €/Jahr positiv ab Phase 1.