6. Projektabschluss

Lernziele

Nach diesem Kapitel können Sie: - Die Projektabschlussphase nach verschiedenen Standards (DIN 69901, PMBOK, PRINCE2) verstehen - Die wesentlichen Aktivitäten des Projektabschlusses kennen und durchführen - Nachkalkulation und Abweichungsanalyse erstellen - Projektabschlussbericht erstellen und kommunizieren - Projektdokumentation archivieren und Ressourcen rückführen

Modul Übersicht

Kapitel 6 Lesezeit: ~25 Min Quelle: OuP-10-C_Abnahme_Abschluss.pdf, FS-ITB-12-Steuerung-02-Abnahme-Abschluss_v0c.pdf

1. Grundlagen des Projektabschlusses

1.1 Definition

Mit dem Projektabschluss tritt das Projekt in seine letzte Prozessphase. So wie es wichtig war, dass das Projekt in einer "definierten" Form begonnen und systematisch in der Projektplanung angegangen wurde, so wichtig ist auch ein geregelter und eindeutiger Abschluss eines Projekts.

Definition nach DIN 69901:2009

Gesamtheit der Tätigkeiten und Prozesse zur formalen Beendigung eines Projektes

1.2 Ziele des Projektabschlusses

Der Projektabschluss umfasst diejenigen Tätigkeiten eines Projekts, die dazu dienen, alle Projektprozesse und Projektmanagementprozesse zu beenden und die Abnahme des Projekts herbeizuführen.

Wesentliche Ziele:

Ziel	Beschreibung
Vertragsprüfung	Prüfen, ob alle vertraglichen Leistungen erfüllt und abgenommen sind
Auswertung	Systematische Auswertung, um die Kalkulationsbasis für nachfolgende Projekte zu verbessern
Wissensmanagement	Erworbenes Wissen archivieren und weiteren Projekten zur Verfügung stellen
Personalmanagement	Mitarbeiter rechtzeitig auf Projektbeendigung vorbereiten

1.3 Herausforderungen

Wesentliche Herausforderungen: - Nachhaltige Lessons-Learned-Kultur - Verankerung der Erfahrungen außerhalb der Projektarbeit - Zeitmangel (wichtigster Grund, warum Nachkalkulation nicht durchgeführt wird) - Gewährleistung von kontinuierlicher Qualität

Wichtig

Der Projektabschluss wird oft vernachlässigt, da Projekte in die nächste Aufgabe übergehen. Dies führt zu Verlust von Wissen und Chancen zur Verbesserung.

2. Projektabschluss nach verschiedenen Standards

2.1 DIN 69901-5:2009

Die aktuelle DIN 69901-5:2009 kennt den Begriff "Projektabschluss" nicht. Sie definiert die Begriffe "Abschlussphase" sowie "Abschluss" als "Projektmanagementphase".

Auslöser der Abschlussphase ist im Prozessmodell der DIN 69901-2 der Prozess "Abnahme erteilen".

Die Abschlussphase dient demzufolge nur noch der Nachbereitung des Projekts in der Trägerorganisation.

Aktivitäten der PM-Phase "Abschluss" nach DIN 69901:2009: - Nachkalkulation erstellen - Verträge beenden - Projektabschlussbericht erstellen - Abschlussbesprechung durchführen - Leistungen würdigen - Projekterfahrungen sichern - Projektdokumentation archivieren - Ressourcen rückführen - Projektorganisation auflösen

2.2 PMBOK Guide

Der PMBOK® Guide, Fifth Edition, benennt "Closing the Project" als letzten Abschnitt des generischen Projektlebenszyklus.

Abschlussprozessgruppe: - Close Project or Phase (Abschließen eines Projekts oder einer Phase) - Close Procurements (Abschließen des Beschaffungswesens)

Ergebnisse: - Übergabe des Projektergebnisses - Abschließende Aktualisierung der Projektdokumente - Abschlussberichte - Lessons Learned

2.3 ICB 3.0 und PM3

In der ICB 3.0 ist der Projektabschluss (Close-out) als eine von 20 technischen Kompetenzen definiert.

Vier Prozessschritte nach Burghardt:

Produktabnahme
Prüfung und Akzeptanz der Ergebnisse
Projektabschlussanalyse (Projekt-Evaluation)
Nachkalkulation
Abweichungsanalyse
Wirtschaftlichkeitsanalyse
Kundenbefragung
Erfahrungssicherung
Produktbezogene und projektbezogene Erfahrungsdaten
Kennzahlen
Projektauflösung
Projektabschlussbericht erstellen und kommunizieren
Abschlussbesprechung durchführen
Projektdokumentation archivieren
Personalressourcen beurteilen und Ressourcen rückführen
Projektparty / Projektabschlussveranstaltung
Formales Projektende und ggf. Information an Portfolio-Management

2.4 PRINCE2

Für PRINCE2 sind alle Tätigkeiten zur Erstellung, Prüfung und Übergabe von Produkten sog. Spezialistentätigkeiten. Somit zählen auch technische Abnahmen nicht zu den Tätigkeiten des Projektabschlusses, sondern zu den Spezialistentätigkeiten.

Demzufolge kennt PRINCE2 keine Abschlussphase, sondern lediglich den Prozess "Abschließen eines Projekts" (Closing a Project), der während der letzten Managementphase parallel zu den letzten Spezialistentätigkeiten durchgeführt wird.

Zeitpunkt des Projektabschlusses: - Eindeutig definiert durch die Entscheidung des Lenkungsausschusses - Auf Antrag des Projektmanagers das Projekt als abgeschlossen zu erklären

Anmerkung

Die unterschiedliche Definition von Projektabschluss in verschiedenen Richtlinien kann für erhebliche Verwirrung und Missverständnisse zwischen den Beteiligten sorgen. Klären Sie daher vorab, welches Standard oder welche Methodik verwendet wird.

3. Nachkalkulation erstellen

3.1 Zielsetzung

Auf Basis des Projektplans (Kosten, Finanzmittel, Businessplan) erfolgt das Zusammentragen aller wesentlichen kaufmännischen IST-Daten und eine Gegenüberstellung der in der Vorkalkulation geschätzten Plandaten sowie der erreichten Produktergebnisgrößen.

Die Projektnachkalkulation ist damit auch eine Art Projektergebnisrechnung.

Ziele: - Ermittlung der tatsächlichen Kosten eines Projekts und Überprüfen der wirtschaftlichen Tragfähigkeit - Kontrolle der zu Projektbeginn gemachten Wirtschaftlichkeitsprognosen am Projektende

Grundlage für: - Projektbewertung - Abweichungsanalyse - Erfahrungssicherung - Zukünftigen Angebotsprozess

Problem in der Praxis

Die Nachkalkulation wird bei vielen Projekten nicht durchgeführt. Der wichtigste Grund ist Zeitmangel!

3.2 Plan-/Ist-Abgleich

Beispiel 1: Plan-/Ist-Abgleich

Kostenart	Plan-Soll	Plan-Ist	Abweichung
Personalkosten	100.000 €	120.000 €	+20.000 €
Sachkosten	30.000 €	25.000 €	-5.000 €
Externe Services	50.000 €	60.000 €	+10.000 €
Gesamt	180.000 €	205.000 €	+25.000 €

Beispiel 2: Plan-/Ist-Abgleich auf Phasenebene

Phase	Plan-Soll	Plan-Ist	Abweichung
Analyse	35.000 €	30.000 €	-5.000 €
Design	45.000 €	50.000 €	+5.000 €
Implementierung	80.000 €	100.000 €	+20.000 €
Test	20.000 €	25.000 €	+5.000 €
Gesamt	180.000 €	205.000 €	+25.000 €

Praxisempfehlung

Eine Projekt-Abschluss-Kalkulation ist nicht nur auf Projektebene notwendig, sondern auch je Phase/Teilaufgabe. Dies ermöglicht eine detaillierte Analyse, wo die Abweichungen entstanden sind.

3.3 Projekt-Evaluation

Überprüfung des Erfolgs / Misserfolgs des Projekts: - Basierend auf den Erfolgskriterien bzw. den Erfolgsindikatoren der Ziele / Unterziele - Vergleich der Erwartungen mit den Ergebnissen - Formulierung von Kommentaren und Empfehlungen

Mögliche Kennzahlen für Plan-/Ist-Abgleiche:

Kategorie	Kennzahl	Referenz
Erfolgskriterien / Ziele	Zielerreichungsgrad	Projektplan
Leistung	Geplanter vs. realisierter Leistungsumfang, Change-Management	Projektplan
Kosten	CPI (Cost Performance Index): EV / AC	EVA
Termin	SPI (Schedule Performance Index): EV / PV	EVA
Risiken	Risikobudget vs. Risikoaufwand	Risikoregister
Qualität	Qualitätskosten / Qualitätsaufwand	Qualitätsbericht
Kommunikation	Wirksamkeit der Maßnahmen Stakeholdermanagement	Kommunikationsplan

4. Abweichungsanalyse

4.1 Ursachenanalyse

Auf Basis der Projektnachkalkulation wird eine Abweichungsanalyse der Projekt- und Produktparameter erstellt. Durch sie sollen Maßnahmen und Lösungsansätze für das künftige Vermeiden größerer Abweichungen von den Planvorgaben abgeleitet werden.

Mögliche Ursachen für Planabweichungen:

Ursachenkategorie	Beispiele	Maßnahmen
Schätzfehler	Aufwand unterschätzt, Komplexität falsch eingeschätzt	Schulung, Erfahrungswerte nutzen
Änderungen	Scope Creep, ungeplante Änderungen	Change Management, klare Anforderungen
Ressourcenprobleme	Nicht verfügbare Ressourcen, schlechtere Qualifikation	Ressourcenmanagement, Schulung
Risikotreffer	Unvorhergesehene Ereignisse	Risikomanagement, Contingency-Puffer
Externe Faktoren	Lieferantenprobleme, Marktveränderungen	Lieferantenmanagement, Puffer
Kommunikation	Missverständnisse, fehlende Informationen	Verbesserte Kommunikation
Qualitätsprobleme	Nacharbeit, Fehlerbehebung	Qualitätssicherung, Tests

4.2 Analyse-Tabelle

Beispiel einer Abweichungsanalyse:

Arbeitspaket	Plan-Kosten	Ist-Kosten	Abweichung	Ursache	Maßnahme
AP 2.1	50.000 €	75.000 €	+25.000 €	Komplexität unterschätzt	Erfahrungswerte dokumentieren
AP 3.2	30.000 €	35.000 €	+5.000 €	Zusätzliche Anforderungen	Change Management verbessern
AP 4.1	20.000 €	15.000 €	-5.000 €	Effizientere Methoden	Best Practice etablieren

5. Verträge beenden

5.1 Vorgehensweise

Abschluss aller Verträge, die nach Projektende nicht mehr benötigt werden
Überprüfung, welche Verträge nach Projektende noch für den Weiterbetrieb der vom Projekt erstellten Leistungen notwendig sind
Übergabe der noch notwendigen Verträge an die betreuenden Organisationseinheiten

Typische Verträge: - Lieferantenverträge - Lizenzverträge - Mietverträge (Hardware, Räume) - Dienstleistungsverträge - Wartungsverträge

Praxisempfehlung

Erstellen Sie eine Vertragsübersicht, die alle relevanten Verträge mit Fristen, Kündigungsfristen und Übergabeverantwortlichkeiten listet.

6. Projektabschlussbericht erstellen und kommunizieren

6.1 Definition

Nach DIN 69901-5:2009 ist der Projektabschlussbericht (engl. project closing report) eine "zusammenfassende, abschließende Darstellung von Aufgaben und erzielten Ergebnissen, von Zeit-, Kosten- und Personalaufwand sowie gegebenenfalls von Hinweisen für mögliche Anschlussprojekte."

6.2 Inhalt

Der Projektabschlussbericht dokumentiert: - Den Ablauf - Die tatsächlich erreichten Leistungen des Projekts - Vergleich mit dem ursprünglich vereinbarten Leistungsumfang

Zeitpunkt: - Nach der Abnahme durch den Auftraggeber - Bei Projektabbruch

Von besonderer Relevanz sind:

1. Analyse des Projektverlaufs (Abwicklungsprozesses)

Die Organisation
Die Planverfahren und deren Einhaltung
Die Abweichungen von Terminen, Kosten, Leistungen und Qualität
Die Kommunikation
Die Abläufe
Das Führungsverhalten
Das Stakeholder-Management
Das Risiko-Management (u.a. gab es unvorhergesehene Risiken, die eingetreten sind)

2. Abweichungsanalysen

Projektbezogene Abweichungen (Kosten, Zeit)
Produktmerkmale (Funktionalität, Qualität)
Personelle, technische, organisatorische Ursachen
Vermeidbare bzw. nicht oder kaum vermeidbare Ursachen
Korrekturmaßnahmen

3. Ggf. offene Punkte

Offene Mängel
Offene Aufgaben
Offene Verpflichtungen

6.3 Struktur-Beispiel

Abschnitt	Inhalte
Management Summary	Kurze Zusammenfassung, wesentliche Ergebnisse
Projektsteckbrief	Projektname, Projektziele, Stakeholder, Zeitraum
Ergebnisse	Erbrachte Leistungen, Abnahmestatus, Zielerreichung
Zeit- und Kostenanalyse	Soll/Ist-Vergleich, Abweichungen, Ursachen
Qualitätsanalyse	Qualitätskennzahlen, Testergebnisse
Lessons Learned	Gelernte Erfahrungen, Empfehlungen
Offene Punkte	Restpunkte, Nacharbeiten, Gewährleistung
Anschlussprojekte	Empfehlungen für Folgeprojekte
Anlagen	Detaillierte Anhänge

7. Abschlussbesprechung durchführen (Lessons Learned)

7.1 Begriff und Ziel

Die förmliche Projektabschlusssitzung wird auch als "Kick-Out-Meeting" oder als "Lessons-Learned-Workshop" bezeichnet; je nachdem wie die Schwerpunkte bei dieser Besprechung gesetzt werden.

Diese Abschlussbesprechung dient der Aufarbeitung des Projektverlaufes und der Sicherstellung des Wissens, das in diesem Projekt erworben wurde. Hierzu zählen sowohl positive wie negative Elemente, die das Projekt bzw. seinen Verlauf beeinflusst haben.

Zukünftige Projektteams sollen von diesen Erfahrungen profitieren und schon einmal gemachte Fehler sollen vermieden werden. Bewährtes, das die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs erhöht, soll genutzt werden.

7.2 Inhalte

Hard Facts (die sachliche Seite des Projekts):

Kategorie	Aspekte
Projekt-/Prozessbezogen	Projektablauf, Planungsverfahren, Termin-, Kosten-, Leistungsabweichungen
Produktbezogen	Funktionalität, Qualität, Performance, User Experience

Soft Facts (die Zusammenarbeit im Projekt): - Teamdynamik - Kommunikation - Führung - Stakeholder-Management

7.3 Fragen zur Ermittlung von Lessons Learned

Allgemeiner Projektverlauf

Was haben wir aus diesem Projekt gelernt? (lessons learned)
Was ist in diesem Projekt gut gelaufen?
Was ist in diesem Projekt schlecht gelaufen?
Was hätten wir anders machen sollen?
Was kann optimiert werden?
Was sollte in zukünftigen Projekten berücksichtigt werden?
Welche Faktoren und Bedingungen förderten das Projekt und wie wurden diese im Projekt genutzt?
An welcher Stelle gab es Schwierigkeiten und Probleme und wie wurden diese gelöst?
Worauf sollten andere bei ähnlichen Problemstellungen achten?

Ziele

Wurde das Projektziel erreicht?
War der Auftraggeber mit dem Ergebnis zufrieden?
Wurde das Budget eingehalten?
Wurde der Termin gehalten?
Wurde der anfänglich vereinbarte Leistungsumfang geliefert?
Ggf. welche Gründe gab es für Abweichungen?

Vorgehensweise und Projektmanagementmethode

War die Vorgehensweise für die gestellte Aufgabe geeignet?
Welche Vorgehensweise wäre im Rückblick effektiver und effizienter gewesen?
Wurde der Change-Management-Prozess gelebt?
Wie hat sich die eingesetzte Projektmanagementmethode bewährt und welche Veränderungen und Erweiterungen der Methode können vorgeschlagen werden?

Fachliche und soziale Kompetenz Projektteam

Hatten die Projektmitarbeiter die erforderlichen fachlichen Kompetenzen?
Welche fachlichen Kompetenzen haben gefehlt?
Waren die Projektmitarbeiter teamfähig?
Waren die kommunikativen Kompetenzen der Teammitglieder ausreichend?
Wie wurden fehlende Kompetenzen im Projekt erworben?
Welche Qualifizierungsmöglichkeiten wurden im Projekt genutzt?

Befugnisse und Entscheidungsspielräume

Hatte der Projektleiter die erforderlichen Befugnisse und Entscheidungsspielräume?
Welche Entscheidungsbefugnisse hatten Teilprojektleiter oder Projektmitarbeiter und wie wurden diese genutzt?
Wie wurden Entscheidungen gefällt und was hat sich dabei bewährt?
Wie wurden Probleme und Entscheidungen eskaliert?

Kommunikation

Wie wurden die Stakeholder eingebunden?
Was hat sich dabei bewährt?
Was hätte man besser machen können?
Können daraus Best Practices in der Stakeholder-Kommunikation abgeleitet werden?
Welche Erfahrungen wurden in der Kommunikation mit Sponsor, Kunden und vom Projektergebnis Betroffenen gemacht?

Fehler

Welche Fehler wurden gemacht?
Was waren die Ursachen?
Wie hätten sie sich vermeiden lassen?
Was kann man daraus lernen?
Wie lassen sich diese Fehler zukünftig vermeiden?

Probleme und Risiken

Welche Probleme gab es?
Wie wurde das Risikomanagement durchgeführt?
Welche Maßnahmen zur Risikobehandlung wurden ergriffen?
Welche Risiken traten ein und wie wurde darauf reagiert?
Welche Chancen ergaben sich im Projekt und wie wurden diese genutzt?

Best Practices und Optimierungsfelder

Was gelang allgemein so gut, dass es definitiv wieder eingesetzt / genutzt / durchgeführt werden kann?
Was misslang?
Was sollte in einem anderen Projekt nicht wieder gemacht werden?
Was lässt sich verbessern und kann in veränderter Form in einem anderen Projekt eingesetzt werden?

Weitere zu behandelnde Themen

Sind notwendige Folgeaktivitäten (u.a. für Nutzung/Betrieb) veranlasst?
Ist die Projekt-Dokumentation vollständig?
Sind alle Rechnungen gestellt?

8. Leistungen würdigen

Die Leistungen der Projektbeteiligten werden in geeigneter Form (z.B. materielle oder immaterielle Anerkennung) gewürdigt und das Erreichen der Projektziele gebührend gefeiert.

Formen der Würdigung: - Team-Events - Zertifikate oder Urkunden - Boni oder Prämien - Öffentliches Lob - Weiterbildungsmöglichkeiten - Empfehlungsschreiben

Praxisempfehlung

Die Würdigung von Leistungen motiviert das Team und stärkt die Bindung an das Unternehmen. Eine Projektparty oder ein gemeinsames Abschlussessen sind einfache, aber effektive Möglichkeiten.

9. Projekterfahrungen sichern

9.1 Herausforderung

Das einfache Sichern aller Dokumente und Berichte des Projekts liefert noch keinen Nutzen für nachfolgende Projekte.

Es müssen die "wesentlichen Merkmale und Erkenntnisse" aus dem abzuschließenden Projekt extrahiert und für Nachfolgeprojekte zugreifbar gemacht werden.

9.2 Erfahrungsdatenbank

Eine Erfahrungsdatenbank bietet eine Grundlage für: - Aufwandsschätzungen - Produktivitätsbetrachtungen - Projektbeurteilungen - Wissenstransfer

9.3 Themenbereiche der Erfahrungssicherung

Projektorientiert

Bereich	Inhalte
Projektplanung / Projektcontrolling	Planabweichungen inkl. der Steuerungsmaßnahmen
Leistung, Kosten, Termin	Abweichungen, Ursachen, Maßnahmen
Risikomanagement	Maßnahmen zur Risikobehandlung
Kommunikationsmanagement	Erfolgreiche / nicht erfolgreiche Maßnahmen
Stakeholdermanagement	Erfolgreiche / nicht erfolgreiche Maßnahmen
Konfliktmanagement	Erfolgreiche / nicht erfolgreiche Maßnahmen
Änderungsmanagement	Umgang mit Änderungsanträgen
Qualitätsmanagement	QS-Kosten
Fehlermanagement	Fehlerkosten
Ressourcenmanagement	Produktivität und Overhead
Zusammenarbeit im Projekt	Fachliche und soziale Kompetenz Projektteam
Effizienz der Projektorganisation	Z.B. Entscheidungsprozesse
Effizienz des Projektmanagements	Z.B. Methoden, Verfahren

Produktorientiert

Bereich	Inhalte
Komplexität des Produktes	Schnittstellen, Abhängigkeiten
Testabdeckungsgrad	Durchgeführte Testfälle, Coverage
Roll-Out	Erfahrungen bei der Einführung

Praxisempfehlung

Verwenden Sie eine strukturierte Vorlage für die Dokumentation von Lessons Learned. Dies erleichtert die Konsistenz und spätere Wiederauffindbarkeit.

10. Projektdokumentation archivieren

10.1 Prüfung der Projektdokumentation

Prüfung der Projektdokumentation auf Konsistenz und Vollständigkeit

Typischer Inhalt einer Projektdokumentation:

Kategorie	Dokumente
Projektmanagement-Dokumente	Projektauftrag, Projektplan, Berichte, Statusberichte
Produkt-Dokumente	Anforderungen, Design-Spezifikationen, Testdokumentation
System-Dokumentation	Systemarchitektur, Schnittstellenbeschreibung
Betriebs-Dokumentation	Handbücher, Installationsanleitungen, Notfallpläne
Qualitäts-Dokumente	Testprotokolle, Abnahmeprotokolle, Mängellisten
Vertrags-Dokumente	Verträge, Change Requests, Angebote
Finanz-Dokumente	Rechnungen, Budgetplanungen, Nachkalkulation

10.2 Integration und Bereitstellung

Integration in das vorhandene Archiv
Bereitstellung für ggf. notwendige Recherchen
Zugriffsberechtigungen definieren

Praxisempfehlung

Nutzen Sie ein zentrales Dokumenten-Management-System (DMS) für die Archivierung. Dies erleichtert die Wiederauffindbarkeit und Versionierung.

11. Ressourcen rückführen

11.1 Maßnahmen

Die Maßnahmen hängen sehr stark von der jeweiligen Form der gewählten Projektorganisation ab. Sie stellen bei Linienorganisation und Matrixorganisation kein Problem dar; können aber bei einer reinen Projektorganisation von erheblicher Brisanz sein.

Ressourcenarten:

Ressourcenart	Maßnahmen
Projektteam (Mitarbeiter)	Beurteilen (durch Projektleiter)
Projektleiter	Beurteilen (durch Auftraggeber und/oder Projekt-Team)
Andere Ressourcen	Hardware, Testumgebungen, Möbel und Arbeitsräume

11.2 Personalrückführung

Beurteilung: - Leistungsbewertung - Kompetenzentwicklung - Übernahme in Folgeprojekte - Freistellung für andere Aufgaben

Zeitplanung: - Rechtzeitige Information über Projektende - Planung der Übergabe in neue Projekte - Berücksichtigung von Urlaubs- und Ausfallzeiten

12. Projektorganisation auflösen

12.1 Formales Projektende

Überprüfung, ob wirklich alle Arbeiten am Projekt beendet sind
Projektleiter und ggf. das Projektteam werden entlastet
Projektparty / Projektabschlussveranstaltung

12.2 Auflösungsschritte

Abschlussprüfliste durchgehen
Alle Aufgaben erledigt?
Alle Dokumente archiviert?
Alle Verträge gekündigt/übergeben?
Alle Ressourcen zurückgeführt?
Formale Freigabe
Freigabe durch Lenkungsausschuss oder Auftraggeber
Dokumentation des Projektendes
Information aller Stakeholder
Administrative Auflösung
Projekt-ID freigeben
Budgets schließen
Berechtigungen entziehen
Projektparty / Abschlussfeier
Würdigung der Leistungen
Celebration des Erfolgs
Networking

Praxisempfehlung

Nutzen Sie eine Abschlussprüfliste, um sicherzustellen, dass alle Schritte durchgeführt wurden. Dies verhindert, dass Aufgaben "durch das Raster fallen".

13. Zusammenfassung

13.1 Kernpunkte

Der Projektabschluss umfasst die Tätigkeiten zur formalen Beendigung eines Projektes. Die wichtigsten Aspekte sind:

Nachkalkulation: Plan-/Ist-Vergleich zur Verbesserung zukünftiger Projekte
Abweichungsanalyse: Ursachen von Abweichungen identifizieren und Maßnahmen ableiten
Projektabschlussbericht: Zusammenfassende Darstellung des Projekts
Lessons Learned: Systematische Auswertung von Erfahrungen
Archivierung: Dokumentation und Wissen für nachfolgende Projekte sichern
Ressourcenrückführung: Mitarbeiter und Ressourcen in neue Projekte überführen

13.2 Erfolgsfaktoren

Erfolgsfaktor	Beschreibung
Rechtzeitige Planung	Projektabschluss bereits zu Projektbeginn planen
Kontinuierliche Dokumentation	Nicht erst am Ende dokumentieren
Einbindung aller Beteiligten	Lessons Learned Workshop mit allen Teammitgliedern
Strukturierte Vorgehensweise	Nutzung von Vorlagen und Checklisten
Nachhaltigkeit	Wissen organisational verankern, nicht nur projektbezogen

Abschluss-Tipp

Ein professioneller Projektabschluss ist der Abschluss des aktuellen Projekts und der Startschuss für erfolgreiche Folgeprojekte. Investieren Sie die Zeit in eine systematische Auswertung und Wissenssicherung – die Investition zahlt sich in zukünftigen Projekten vielfach aus.

Schlüsselbegriffe

Begriff	Definition
Projektabschluss	Gesamtheit der Tätigkeiten zur formalen Beendigung eines Projektes
Nachkalkulation	Gegenüberstellung von Plan- und Ist-Kosten am Projektende
Abweichungsanalyse	Analyse der Ursachen von Planabweichungen
Projektabschlussbericht	Zusammenfassende Darstellung von Aufgaben und Ergebnissen
Lessons Learned	Systematische Auswertung von Erfahrungen zur Prozessverbesserung
Kick-Out-Meeting	Formelle Projektabschlusssitzung
Erfahrungsdatenbank	Datenbank zur Speicherung von Projekterfahrungen
Ressourcenrückführung	Überführung von Mitarbeitern und Ressourcen in neue Projekte
Projektorganisation auflösen	Formale Beendigung der Projektstruktur

Verständnisfragen

Frage 1

Nennen Sie die Aktivitäten der PM-Phase "Abschluss" nach DIN 69901:2009 und erklären Sie kurz den Zweck jeder Aktivität.

Lösung: 1. Nachkalkulation erstellen: Plan-/Ist-Vergleich zur Wirtschaftlichkeitsprüfung 2. Verträge beenden: Abschluss oder Übergabe von Verträgen 3. Projektabschlussbericht erstellen: Zusammenfassende Dokumentation des Projekts 4. Abschlussbesprechung durchführen: Lessons Learned Workshop 5. Leistungen würdigen: Anerkennung und Motivation des Teams 6. Projekterfahrungen sichern: Wissensmanagement für Folgeprojekte 7. Projektdokumentation archivieren: Sicherung und Bereitstellung von Dokumenten 8. Ressourcen rückführen: Überführung von Mitarbeitern in neue Aufgaben 9. Projektorganisation auflösen: Formale Beendigung der Projektstruktur

Frage 2

Warum ist die Nachkalkulation für nachfolgende Projekte wichtig und welche Informationen liefert sie?

Lösung: Die Nachkalkulation liefert fundierte Daten zur Verbesserung der Kalkulationsbasis für zukünftige Angebote. Sie liefert: - Tatsächliche Kosten (Ist) vs. geplante Kosten (Soll) - Identifikation von Abweichungen und deren Ursachen - Basis für Aufwandsschätzungen in Folgeprojekten - Erfahrungswerte für Planung und Risikomanagement - Daten zur Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Projekten

Frage 3

Erklären Sie die Bedeutung von "Lessons Learned" für die organisationale Lernkurve. Warum reicht das einfache Sichern von Dokumenten nicht aus?

Lösung: Lessons Learned sind die systematische Auswertung von Erfahrungen (positiv und negativ) zur Prozessverbesserung. Das einfache Sichern von Dokumenten liefert keinen Nutzen für nachfolgende Projekte, da die Informationen nicht aufbereitet sind. Erforderlich ist die Extraktion der "wesentlichen Merkmale und Erkenntnisse" und deren Verfügbarmachung für Nachfolgeprojekte. Dies umfasst: - Ursachen von Problemen und Erfolgen - Maßnahmen und Best Practices - Kennzahlen und Erfahrungswerte - Strukturierte Dokumentation in einer Erfahrungsdatenbank Nur durch diese Aufbereitung kann organisationales Wissen aufgebaut werden, das über das individuelle Projekt hinausgeht.