1. Grundlagen der Projektsteuerung & Regelkreis

Lernziele

Nach diesem Kapitel können Sie: - Die Grundlagen der Projektsteuerung definieren und vom Projektcontrolling abgrenzen - Den Steuerungs-Regelkreis mit seinen vier Phasen beschreiben und anwenden - Die Bezugsobjekte der Projektsteuerung identifizieren und erklären - Die Unterschiede zwischen DIN 69901, PMBOK Guide und ISO 21500 aufzeigen - Typische Abweichungen und geeignete Steuerungsmaßnahmen zuordnen - Die Herausforderungen bei der praktischen Umsetzung der Projektsteuerung erkennen

Modul Übersicht

Modul 11 - Kapitel 1 Lesezeit: ~15-20 Min Quelle: 11 - Projektsteuerung in IT-Projekten.pdf, FS-ITB-11_Steuerung-01_v0c.pdf

1. Einführung: Warum Projektsteuerung notwendig ist

1.1 Die Kernfrage der Projektsteuerung

Die fundamentale Frage, die jeder Projektleiter beantworten können muss, lautet:

Kernfrage

Wie will man ein Projekt steuern, wenn man keinen Plan hat?

Diese看似 einfache Frage deckt die essentielle Bedeutung der Projektsteuerung auf. Ohne Planung gibt es keine Vergleichsmaßstäbe, ohne Vergleichsmaßstäbe keine Steuerung. Die Projektsteuerung ist somit untrennbar mit der Projektplanung verbunden.

1.2 Grundlegende Definition

Projektsteuerung ist ein zentrales Element des Projektcontrollings. Sie umfasst alle Tätigkeiten, die darauf abzielen, die Ist-Werte des Projekts (z.B. Termine, Kosten, Ergebnisse) entlang der erstellten Pläne und innerhalb der gesetzten Toleranzen möglichst nahe an den Planwerten zu halten.

Die Notwendigkeit der Steuerung und Kontrolle ergibt sich aus der Zukunftsbezogenheit und daraus resultierenden Unsicherheit der Planung:

flowchart LR
    A[Planung<br/>zukunftsbezogen] --> B[Unsicherheit]
    B --> C[Abweichungen im Projektverlauf]
    C --> D[Projektsteuerung<br/>erforderlich]
    D --> E[Erreichen der Projektziele]

    style A fill:#e3f2fd
    style D fill:#4caf50,color:#fff

Die Projektsteuerung verbindet dabei die Projektplanung mit der Projektdurchführung und überwacht den Fortschritt, um bei Abweichungen rechtzeitig korrigierend eingreifen zu können.

2. Der Steuerungs-Regelkreis

2.1 Aufbau des Regelkreises

Die Projektsteuerung folgt einem klassischen Regelkreis-Modell, bestehend aus vier aufeinanderfolgenden Phasen:

flowchart TD
    A[Datenerfassung<br/>Ist-Werte erfassen] --> B[Soll-Ist-Vergleich<br/>Differenzen identifizieren]
    B --> C[Abweichungsanalyse<br/>Ursachenforschung]
    C --> D[Steuerungsmaßnahmen<br/>Korrekturen einleiten]
    D -->|Ggf. Planung anpassen| E[Fortgeführte Planung]
    E --> A

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    style B fill:#fff9c4
    style C fill:#ffecb3
    style D fill:#4caf50,color:#fff
    style E fill:#e1bee7

Phase 1: Datenerfassung (Ist-Werte)

In dieser Phase werden aktuelle Projektdaten systematisch erfasst:

Bezugsobjekt	Beispiele für Ist-Werte	Messmethoden
Projektfortschritt	Erledigte Arbeitspakete, Meilensteine	Statusberichte, Projekttagebuch
Termine	tatsächliche Fertigstellungstermine	Abgleich mit Terminplan
Kapazitäten	Tatsächlich geleistete Arbeitszeiten	Zeiterfassung, Ressourcenberichte
Kosten	tatsächlich angefallene Kosten	Rechnungen, Budgetabgleich
Qualität	Anzahl gefundener Fehler, Testergebnisse	Qualitätsmetriken, Testreports
Wirtschaftlichkeit	ROI, Nutzwerte	Wirtschaftlichkeitsanalysen

Phase 2: Soll-Ist-Vergleich

Gegenüberstellung der geplanten Werte mit den tatsächlich ermittelten Daten:

Beispiel: Kostenabweichung

Soll-Kosten für Monat 3: 50.000 € Ist-Kosten in Monat 3: 60.000 € Abweichung: +10.000 € (+20%)

Wichtig: Die bloße Dokumentation ist nicht genug - es muss analysiert werden, WARUM diese Abweichung aufgetreten ist.

Phase 3: Abweichungsanalyse

Ursachenforschung ist der Schlüssel zur wirksamen Steuerung. Typische Ursachen für Abweichungen:

Kategorie	Beispiele
Planungsfehler	Unterschätzter Aufwand, vergessene Aufgaben, unrealistische Termine
Ressourcenprobleme	Fehlende Qualifikationen, Krankheit, Personalengpässe
Technische Herausforderungen	Unerwartete Komplexität, Integrationsprobleme
Änderungswünsche	Scope Creep, neue Anforderungen
Kommunikationsdefizite	Missverständnisse, unklare Anforderungen

Phase 4: Steuerungsmaßnahmen

Basierend auf der Abweichungsanalyse werden gezielte Maßnahmen eingeleitet:

Prinzip der Maßnahmen

Aus der Art der Abweichungen werden die Stoßrichtungen der durchzuführenden Maßnahmen festgelegt.

2.2 Kategorien von Steuerungsmaßnahmen

Je nach Art der Abweichung kommen unterschiedliche Maßnahmen in Frage:

Maßnahme	Ziel	Beispiele
Projektbeschleunigung	Zeitverzug ausgleichen	Zusätzliche Ressourcen, Parallelisierung, Einschränkung von Scope
Qualitätssteigerung	Qualitätsprobleme beheben	Zusätzliche Tests, Refactoring, Schulungen
Leistungssteigerung	Teamproduktivität erhöhen	Schulungen, Coaching, Tool-Einsatz
Kostensenkung	Budgetüberschreitung kompensieren	Optimierung von Prozessen, Reduktion nicht kritischer Features

Häufiger Fehler in der Praxis

In der Praxis machen viele Projektleiter Projektpläne und verankern sogar zugehörige Kontrollmechanismen, aber sie greifen nicht steuernd in den Projektablauf mit Gegenmaßnahmen ein, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen.

Dies ist keine Projektsteuerung, sondern lediglich Projektüberwachung.

3. Bezugsobjekte der Projektsteuerung

3.1 Das Magische Dreieck

Das klassische Projektmanagement-Dreieck (auch "Magisches Dreieck" oder "Projektmanagement-Dreieck" genannt) beschreibt den Zielkonflikt zwischen den drei zentralen Parametern:

graph TD
    A[Zeit<br/>Termine] --- B[Leistung/Qualität<br/>Umfang, Anforderungen]
    B --- C[Kosten/Aufwand<br/>Budget, Ressourcen]
    C --- A

    style A fill:#ffecb3
    style B fill:#c8e6c9
    style C fill:#ffcdd2

Die Steuerung muss kontinuierlich这三个 Parameter überwachen und bei Abweichungen balancieren:

Zusammenhang

Eine Änderung an einem Parameter hat zwingend Auswirkungen auf mindestens einen anderen Parameter. Eine Zeitverkürzung führt z.B. meist zu höheren Kosten oder geringerer Qualität.

3.2 Die sechs Bezugsobjekte

Die Projektsteuerung überwacht und steuert sechs zentrale Bezugsobjekte:

mindmap
  root((Projektsteuerung))
    Projektfortschritt
      Meilensteine
      Arbeitspakete
      Projektphasen
    Termine
      Starttermine
      Endtermine
      Meilensteine
    Kapazitäten
      Personal
      Auslastung
      Verfügbarkeit
    Kosten
      Budget
      Ist-Kosten
      Prognose
    Qualität
      Anforderungen
      Qualitätssicherung
      Testergebnisse
    Wirtschaftlichkeit
      ROI
      Nutzen
      Kosten-Nutzen-Relation

4. Normen und Standards für Projektsteuerung

4.1 DIN 69901: Die deutsche Norm

Die DIN 69901 (Deutsche Industrie Norm) ist der deutsche Standard für Projektmanagement. In der Version 2009 spezifiziert sie Steuerung als eigenständige Projektmanagementphase, neben Initialisierung, Definition, Planung und Abschluss.

Die Projektmanagementphasen nach DIN 69901:2009

Phase	Beschreibung
Initialisierung	Projektidee, Machbarkeit, Entscheidung über Projektstart
Definition	Konkrete Projektziele, Abgrenzung des Projektumfangs
Planung	Detaillierte Ausarbeitung aller Pläne (Zeit, Kosten, Qualität, etc.)
Steuerung	Überwachung und Lenkung des Projekts während der Durchführung
Abschluss	Dokumentation, Übergabe, Projektabschluss

Prozesse der Steuerungsphase

Die Projektmanagementphase "Steuerung" umfasst 15 einzelne Prozesse. Diese decken alle wesentlichen Wissensgebiete ab:

Ablauf und Termine
Änderungen
Information und Kommunikation
Kosten
Organisation
Qualität
Ressourcen
Risiko
Projektstruktur
Verträge
Ziele

4.2 PMBOK Guide: Monitoring and Controlling

Der Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) vom Project Management Institute (PMI) ist ein international anerkannter Standard. In der 5. Edition werden die Aufgaben der Projektsteuerung durch:

11 Einzelprozesse in der Prozessgruppe "Monitoring and Controlling (Überwachung & Steuerung)"
8 Prozesse in der Prozessgruppe "Executing (Ausführung)"

beschrieben.

Wichtige Prozesse im PMBOK für Steuerung

Wissensgebiet	Steuerungsprozess
Integrations-Management	Projekt-Controlling und Change-Management
Inhalts- und Umfangs-Management	Verifizierung und Steuerung des Scope
Termin-Management	Steuerung des Terminplans
Kosten-Management	Steuerung der Kosten

4.3 ISO 21500: Internationale Norm

Die ISO 21500 ist die internationale Projektmanagement-Norm, die Projektmanagement strukturiert in:

Prozessgruppen: Initiierung, Planung, Umsetzung, Controlling, Abschluss
Themengruppen: Integration, Stakeholder, Inhalte, Ressourcen, Termine, Kosten, Risiko, Qualität, Beschaffung, Kommunikation

4.4 Vergleich der Standards

Aspekt	DIN 69901	PMBOK Guide	ISO 21500
Herkunft	Deutschland	International (USA)	International
Struktur	5 Phasen	5 Prozessgruppen	5 Prozessgruppen
Steuerung	Eigene Phase	Monitoring & Controlling	Controlling-Prozessgruppe
Anwendung	häufig im deutschsprachigen Raum	weltweit	zunehmend international
Detailtiefe	Sehr detailliert	Umfassend	Konzeptuell

Praxisempfehlung

In der Praxis verwenden viele Organisationen eine kombinierte Herangehensweise: DIN 69901 als Struktur, PMBOK für Details und Methoden, ISO 21500 als konzeptionellen Rahmen.

5. Kernaufgaben der Projektsteuerung

5.1 Maßnahmen bei Abweichungen

Wenn Abweichungen festgestellt werden, muss der Projektleiter aktiv werden:

flowchart LR
    A[Abweichung erkannt] --> B{Art der Abweichung?}
    B -->|Zeitverzug| C[Projektbeschleunigung]
    B -->|Qualitätsprobleme| D[Qualitätssteigerung]
    B -->|Produktivitätsprobleme| E[Leistungssteigerung]
    B -->|Budgetüberschreitung| F[Kostensenkung]
    C --> G[Maßnahme umsetzen]
    D --> G
    E --> G
    F --> G
    G --> H[Neuen Plan erstellen]
    H --> A

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    style G fill:#4caf50,color:#fff

5.2 Berichtswesen

Das Berichtswesen dient der Gegenüberstellung und Kommunikation der geplanten und tatsächlichen Projektleistung.

Bestandteile eines Projektstatusberichts

Bereich	Inhalte
Projektfortschritt	Erledigte Arbeitspakete, erreichte Meilensteine, nächster Meilenstein
Termine	Plan-Ist-Vergleich, prognostizierter Abschluss
Kosten	Plan-Ist-Vergleich, Budgetverbrauch, Kostenprognose
Qualität	Testergebnisse, offene Tickets, Qualitätsmetriken
Risiken	Neue Risiken, Status bestehender Risiken
Offene Punkte	Decisions Required, Blocker, Support-Anfragen
Nächste Schritte	Aufgaben für die kommende Periode

Frequenz des Berichtswesens

Die Berichtsfrequenz hängt von der Projektgröße und -kritikalität ab: - Täglich: Kritische Projektphasen, Krisenmanagement - Wöchentlich: Standard für IT-Projekte - 14-tägig/Monatlich: Große, weniger zeitkritische Projekte

5.3 Abnahmen

Vereinbarte Liefer- und Leistungsumfänge werden formal abgenommen. Die Abnahme ist ein kritischer Schritt, da sie:

Die Erfüllung der Anforderungen bestätigt
Die rechtliche Grundlage für Zahlungen bildet
Den Übergang der Verantwortung markiert

5.4 Nachforderungen

Mögliche Nachforderungen gegenüber Kunden und Lieferanten müssen geltend gemacht werden. Dies ist besonders wichtig bei:

Änderungswünschen des Kunden über den vereinbarten Scope hinaus
Zusätzlichen Aufwendungen durch verschuldete Verzögerungen
Technischen Problemen auf Kundenseite

5.5 Teamentwicklung

Die Projektsteuerung muss auf eine Teamentwicklung bezüglich Produktivität und Wissenserweiterung achten. Ein gut funktionierendes Team ist:

Produktiver: Höhere Effizienz bei gleichem Ressourceneinsatz
Lernfähiger: Schnellere Adaption an neue Anforderungen
Widerstandsfähiger: Bessere Bewältigung von Herausforderungen und Stress

5.6 Stakeholder-Kommunikation

Die Kommunikation mit den Stakeholdern des Projektes wird gemäß Kommunikationsplanung durchgeführt. Wichtige Aspekte:

Regelmäßige Updates: Statusberichte, Meilensteinberichte
Krisenkommunikation: Schnelle und transparente Information bei Problemen
Aktives Einbinden: Stakeholder bei Entscheidungen partizipieren lassen

6. Wesentliche Herausforderungen der Projektsteuerung

6.1 Performance des Teams bis zum Ziel aufrechterhalten

Teams neigen dazu, über die Dauer eines Projekts an Motivation und Effektivität zu verlieren. Dies kann durch folgende Maßnahmen counterbalance werden:

Maßnahme	Beschreibung
Regelmäßige Erfolge feiern	"Quick Wins" sichtbar machen und würdigen
Klare Ziele und Fortschritt	Transparente Darstellung des Gesamtfortschritts
Ausreichende Pausen	Vermeidung von Burnout durch Überlastung
Wertschätzung	Anerkennung von individueller und Teamleistung
Persönliche Entwicklung	Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten bieten

6.2 Erkennen von und Reagieren auf Abweichungen

Die Herausforderung liegt nicht nur im Erkennen, sondern auch im rechtzeitigen und angemessenen Reagieren:

Reaktionszeiten bei Abweichungen

Je früher eine Abweichung erkannt wird, desto geringer sind die notwendigen Korrekturmaßnahmen und desto höher ist die Erfolgsquote.

Zeitrahmen der Erkennung	Schwierigkeit der Korrektur
Tage nach Auftreten	Einfach, geringe Auswirkungen
Wochen nach Auftreten	Mittel, moderater Aufwand
Monate nach Auftreten	Schwierig, großer Aufwand
Am Projektende	Oft nicht mehr korrigierbar

6.3 Praktische Hürden in der Projektsteuerung

Hürde	Erklärung	Lösungsansatz
Mangelnde Akzeptanz	Team sieht Steuerung als Bürokratie	Mehrwert kommunizieren, Beteiligung ermöglichen
Unvollständige Daten	Lückenhafte Datenerfassung	Automatisierung, klare Prozesse
Zeitdruck	Keine Zeit für Analyse	Priorisierung, eskalieren bei kritischen Abweichungen
Komplexität	Vielzahl zu überwachender Parameter	Dashboard/KPIs, Fokus auf Kritische Erfolgsfaktoren
Politischer Druck	Entscheidungen werden nicht durchgesetzt	Klare Delegation, Support von oben sichern

7. Zusammenfassung und Praxis-Tipps

7.1 Kernpunkte der Projektsteuerung

Ohne Plan keine Steuerung - Die Projektsteuerung benötigt fundierte Pläne als Basis
Regelkreis durchlaufen - Datenerfassung → Soll-Ist-Vergleich → Analyse → Maßnahmen
Nicht nur überwachen, sondern steuern - Korrigierende Maßnahmen aktiv einleiten
Alle Bezugsobjekte im Blick - Zeit, Kosten, Qualität, Fortschritt, Kapazitäten, Wirtschaftlichkeit
Kommunikation ist Schlüssel - Stakeholder regelmäßig und transparent informieren
Team im Fokus - Motivation und Leistungsfähigkeit aufrechterhalten

7.2 Praxis-Tipps für erfahrene Berater

Tipp 1: Frühzeitig intervenieren

Warten Sie nicht, bis Abweichungen kumulativ werden. Eine kleine Korrektur heute verhindert große Maßnahmen morgen.

Tipp 2: Toleranzen definieren

Definieren Sie für alle KPIs (Key Performance Indicators) Toleranzen (z.B. ±10%). Nur Abweichungen außerhalb der Toleranz lösen Maßnahmen aus. Das reduziert "Störfaktoren" und fokussiert auf wesentliche Abweichungen.

Tipp 3: Visuelle Darstellung nutzen

Nutzen Sie Dashboards und Charts für den Soll-Ist-Vergleich. Eine Grafik sagt mehr als 10 Tabellen.

Tipp 4: Proaktiv statt reaktiv

Analysieren Sie Trends und Prognosen. Warten Sie nicht, bis ein Meilenstein verpasst wurde, sondern antizipieren Sie Verzögerungen.

Tipp 5: Stakeholder-Management

Informieren Sie nicht nur über Status, sondern auch über geplante Korrekturmaßnahmen und deren Auswirkungen.

8. Schlüsselbegriffe

Begriff	Definition
Projektsteuerung	Alle Tätigkeiten, die darauf abzielen, Ist-Werte entlang der Pläne und innerhalb gesetzter Toleranzen an Planwerten zu halten
Regelkreis	Der Steuerungsprozess aus Datenerfassung, Soll-Ist-Vergleich, Abweichungsanalyse und Steuerungsmaßnahmen
Soll-Ist-Vergleich	Gegenüberstellung von Planwerten und tatsächlichen Werten zur Identifikation von Abweichungen
Magisches Dreieck	Zielkonflikt zwischen Leistung/Qualität, Zeit und Kosten/Aufwand
Bezugsobjekte	Die sechs überwachten Parameter: Projektfortschritt, Termine, Kapazitäten, Kosten, Qualität, Wirtschaftlichkeit
Abweichungsanalyse	Ursachenforschung bei festgestellten Differenzen zwischen Plan und Ist
Steuerungsmaßnahmen	Korrigierende Eingriffe wie Projektbeschleunigung, Qualitätssteigerung, Leistungssteigerung, Kostensenkung
DIN 69901	Deutsche Norm für Projektmanagement, definiert Steuerung als eigene Phase
PMBOK Guide	Internationaler Standard des Project Management Institute, Prozessgruppe "Monitoring and Controlling"
ISO 21500	Internationale Norm für Projektmanagement mit Prozessgruppen und Themengruppen
Berichtswesen	Gegenüberstellung und Kommunikation der geplanten und tatsächlichen Projektleistung
Hypercare	Phase erhöhter Aufmerksamkeit und Support-Intensität direkt nach dem Go-Live
Scope Creep	Unkontrolliertes Anwachsen des Projektumfangs durch kleine, schleichende Änderungen

9. Verständnisfragen

Frage 1: Regelkreis-Prozess

Ein Projektleiter stellt fest, dass die Entwicklung eines Moduls 2 Wochen dauert statt wie geplant 1 Woche. Er notiert dies im Projekttagebuch und informiert den Kunden über die Verzögerung.

a) Welche Schritte des Regelkreises wurden durchgeführt? b) Welche Schritte fehlen noch? c) Was wäre ein sinnvoller nächster Schritt?

Lösung: a) Durchgeführt wurden Phase 1: Datenerfassung (Notieren im Projekttagebuch) und teilweise Phase 2: Soll-Ist-Vergleich (Feststellung der Verzögerung). b) Es fehlen Phase 3: Abweichungsanalyse (Ursache der Verzögerung untersuchen) und Phase 4: Steuerungsmaßnahmen (Korrekturmaßnahmen einleiten). c) Der Projektleiter sollte zunächst die Ursache analysieren (z.B. Unterschätzung, fehlende Ressourcen, technische Probleme) und dann geeignete Maßnahmen festlegen (z.B. zusätzliche Ressourcen, Parallelisierung, Priorisierung anderer Aufgaben absenken).

Frage 2: Bezugsobjekte

Nennen Sie alle sechs Bezugsobjekte der Projektsteuerung und geben Sie für jedes ein konkretes Beispiel aus einem IT-Projekt an.

Lösung: 1. Projektfortschritt: Erreichen des Meilensteins "Technischer Entwurf abgeschlossen" 2. Termine: Verzögerung beim Go-Live-Termin von 15.03. auf 22.03. 3. Kapazitäten: Auslastung der Entwickler bei 110% aufgrund Krankheit eines Teammitglieds 4. Kosten: Budgetüberschreitung im Bereich "Datenbank-Lizenzen" um 5.000 € 5. Qualität: 12 kritische Fehler im Systemtest identifiziert 6. Wirtschaftlichkeit: ROI-Prognose sinkt von 25% auf 18% aufgrund höherer Implementierungskosten

Frage 3: Normen und Standards

Ein multinationaler Konzern mit Hauptsitz in Deutschland plant ein großes IT-Projekt. Welchen Standard sollten Sie als Berater für die Projektsteuerung empfehlen und warum?

Lösung: Eine kombinierte Herangehensweise ist empfehlenswert: - DIN 69901 als primäre Struktur, da es der deutsche Standard ist und am Hauptsitz angewendet wird - PMBOK Guide für Details und Methoden, insbesondere für internationale Standorte und Zusammenarbeit - ISO 21500 als konzeptionellen Rahmen und für Zertifizierungszwecke

Begründung: DIN 69901 gewährleistet Compliance mit lokalen Anforderungen, PMBOK bietet breite Methodenvielfalt, ISO 21500 erleichtert internationale Kommunikation und Standardisierung.

Nächstes Kapitel: 2. Kick-off & Projektstart