Projektsteuerung in IT Projekten
Modul Übersicht
Modul 11
Lesezeit: ~15 Min
Quelle: 11 - Projektsteuerung in IT-Projekten.pdf
🧠 Management Summary
Die Projektsteuerung ist das operative Herzstück des IT-Consultings. Sie umfasst alle Tätigkeiten, die darauf abzielen, ein Projekt entlang der Planung innerhalb definierter Toleranzen zu halten. Basis hierfür ist ein geschlossener Regelkreis aus Erfassung der Ist-Daten, Soll-Ist-Vergleich, Abweichungsanalyse und der Einleitung korrigierender Maßnahmen. Ein erfahrener IT-Berater steuert dabei nicht nur die harten Fakten des Magischen Dreiecks (Zeit, Kosten, Qualität), sondern moderiert aktiv die Erwartungen der Stakeholder und die Dynamik im Team.
Ein kritischer Erfolgsfaktor ist der Übergang von der Planung zur Umsetzung, markiert durch das Kick-off-Meeting, welches das verbindliche Commitment aller Beteiligten sichert. In der Realisierungsphase stehen IT-spezifische Herausforderungen wie das Änderungsmanagement (Change Control) und verschiedene Rollout-Strategien (z. B. Big Bang vs. Pilotierung) im Vordergrund. Die Steuerung endet nicht mit dem Go-Live: Phasen wie Hypercare und die Nachbetreuung stellen sicher, dass die IT-Lösung stabil in den Regelbetrieb übergeht. Effektive Projektsteuerung bedeutet somit nicht nur das Verwalten von Plänen, sondern das proaktive Managen von Abweichungen und Risiken, um den Projekterfolg nachhaltig zu sichern.
📚 Detaillierte Lerninhalte
Grundlagen und der Steuerungs-Regelkreis
Projektsteuerung basiert auf der DIN 69901, dem PMBOK Guide und der ISO 21500. Sie ist ein Teilbereich des Projektcontrollings. Da Planung immer zukunftsbezogen und damit unsicher ist, dient die Steuerung dazu, die Ist-Werte so nah wie möglich an den Soll-Werten zu halten. Der Prozess folgt einem Regelkreis: 1. Datenerfassung: Messung von Fortschritt, Kosten und Terminen. 2. Soll-Ist-Vergleich: Identifikation von Differenzen. 3. Abweichungsanalyse: Ursachenforschung (Warum sind wir im Verzug?). 4. Steuerungsmaßnahmen: Korrekturen wie Leistungssteigerung, Budgetanpassung oder Umplanung.
Der Projektstart: Kick-off-Meeting
Das Kick-off-Meeting ist der offizielle Startschuss. Es unterscheidet sich vom Projektstart-Workshop: Während im Workshop Inhalte erarbeitet werden, dient das Kick-off der Information und dem Einholen des Commitments. * Ziele: Gemeinsames Verständnis der Ziele, Vorstellung der Rollen, Klärung der Kommunikationswege. * Agenda-Punkte: Projektinhalt, Meilensteinplan, Risikomanagement, Umgang mit Änderungen. * Best Practice: Ein Kick-off sollte eine positive Aufbruchstimmung erzeugen und Raum für Fragen lassen, um Widerstände frühzeitig zu erkennen.
Realisierung und IT-Projekttypen
In der Umsetzung werden die Lieferobjekte erstellt. Je nach Fokus unterscheidet man: * Entwicklungsprojekte: Erstellung neuer Software. * Migrationsprojekte: Datenüberführung auf neue Plattformen. * Einführungsprojekte: Implementierung von Standardsoftware (z. B. ERP). * Innovationsprojekte: Erprobung neuer Technologien (KI, Cloud).
Rollout-Strategien (Go-Live)
Die Wahl der Einführungsstrategie ist entscheidend für das Risikomanagement: * Big Bang (Stichtag): Alles wird sofort umgestellt. Hohes Risiko, aber klarer Schnitt. * Pilotierung: Testlauf in einer Abteilung/Region. Minimiert Risiken durch Erfahrungswerte. * Sukzessive Einführung: Schrittweise Umstellung (funktional oder regional), um Ressourcen zu schonen. * Paralleleinführung: Altes und neues System laufen gleichzeitig. Höchste Sicherheit, aber doppelter Aufwand für Anwender.
Stabilisierung: Hypercare und Nachbetreuung
Nach dem Go-Live beginnt die kritische Phase der Stabilisierung: * Hypercare: Eine intensive, kurzfristige Phase (Tage bis Wochen) mit Fokus auf technischem Support und schneller Fehlerbehebung ("Kinderkrankheiten"). * Nachbetreuung: Langfristiger Übergang in den Regelbetrieb, Fokus auf Optimierung und Wissensübergabe an das Support-Team. * SLA (Service Level Agreements): Spätestens hier müssen Wartungs- und Supportverträge finalisiert werden.
Steuerungsinstrumente: Änderungen und Risiken
Ein IT-Berater muss zwei Prozesse strikt beherrschen: 1. Änderungsmanagement (Change Control): Jede Änderung am Scope muss analysiert, bewertet und durch ein Gremium (z. B. Change Control Board) freigegeben werden, bevor sie umgesetzt wird. 2. Risikomanagement: Risiken müssen kontinuierlich identifiziert und bewertet werden. Es reicht nicht, eine Liste zu führen; es müssen Verantwortliche benannt und Maßnahmen (z. B. Risikovermeidung oder -minderung) aktiv gesteuert werden.
🔑 Schlüsselbegriffe
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Magisches Dreieck | Zielkonflikt zwischen Leistung/Qualität, Zeit und Kosten/Aufwand. |
| Commitment | Die verbindliche Zusage und Identifikation der Beteiligten mit den Projektzielen. |
| Change Control Board | Gremium (oft Lenkungsausschuss), das über die Genehmigung von Änderungsanträgen entscheidet. |
| Hypercare | Phase erhöhter Aufmerksamkeit und Support-Intensität direkt nach dem Go-Live. |
| Stakeholder | Alle Personen oder Gruppen, die ein berechtigtes Interesse am Projektverlauf oder -ergebnis haben. |
| Soll-Ist-Vergleich | Kerninstrument der Kontrolle; Gegenüberstellung von Planwerten und tatsächlichen Werten. |
🎯 Quiz & Wissenscheck
Frage 1: Der Steuerungs-Regelkreis
Ein Projektleiter stellt fest, dass die Kosten für die Softwareentwicklung 20% über dem Budget liegen. Er dokumentiert dies im Statusbericht, unternimmt aber keine weiteren Schritte. Handelt er im Sinne der Projektsteuerung nach DIN 69901?
Lösung: Nein. Projektsteuerung umfasst laut Definition nicht nur das Erfassen und Berichten von Ist-Daten (Kontrolle), sondern zwingend auch die Durchführung von Steuerungsmaßnahmen, um das Projekt wieder auf Kurs zu bringen. Das bloße Dokumentieren ohne korrigierendes Eingreifen ist lediglich Projektüberwachung, keine Steuerung.
Frage 2: Kick-off vs. Projektstart-Workshop
Was ist der primäre kommunikative Unterschied zwischen einem Projektstart-Workshop und einem Kick-off-Meeting?
Lösung: Der Projektstart-Workshop ist interaktiv und dient der gemeinsamen Erarbeitung von Grundlagen (bidirektionale Kommunikation). Das Kick-off-Meeting findet meist nach Abschluss der Planung statt und ist primär eine Informationsveranstaltung (unidirektionale Kommunikation), um alle Stakeholder auf den gleichen Stand zu bringen und das Commitment einzuholen.
Frage 3: Auswahl der Rollout-Strategie
Ein Unternehmen führt eine neue gesetzlich vorgeschriebene Lohnabrechnungssoftware ein, die ab dem 01. Januar zwingend genutzt werden muss. Welche Einführungsstrategie ist hier am wahrscheinlichsten?
Lösung: Die Stichtagseinführung (Big Bang). Da die Anwendung einer neuen gesetzlichen Regelung zu einem festen Zeitpunkt erfolgen muss, ist ein sukzessiver Rollout oft rechtlich nicht möglich.
Frage 4: Änderungsmanagement
Warum sollte ein IT-Berater darauf bestehen, dass Änderungen erst nach einer Bewertung durch das Change Control Board (CCB) umgesetzt werden?
Lösung: Um den "Scope Creep" zu verhindern. Jede Änderung hat Auswirkungen auf das Magische Dreieck (Kosten, Termine, Qualität). Ohne systematische Bewertung und formale Freigabe verliert die Projektleitung die Kontrolle über das Budget und den Zeitplan.
Frage 5: Hypercare-Phase
Welches Ziel steht in der Hypercare-Phase im Vordergrund und wie unterscheidet sie sich von der Nachbetreuung?
Lösung: In der Hypercare-Phase liegt der Fokus auf der reaktiven Fehlerbehebung und technischen Stabilisierung unmittelbar nach dem Go-Live (hohe Intensität). Die Nachbetreuung ist weniger intensiv, dauert länger an und konzentriert sich auf die proaktive Optimierung und den stabilen Übergang in den Dauerbetrieb (Wissensübergabe an Support-Teams).