3. Leistungsbeschreibung und EVB-IT

Kapitel Übersicht

Kapitel 3/8 Lesezeit: ~10 Min Modul 10: Planung II

🎯 Lernziele

Nach diesem Kapitel können Sie: - Eine rechtssichere Leistungsbeschreibung erstellen - A-Kriterien und B-Kriterien unterscheiden - EVB-IT in Verträge integrieren - typische Fehler bei Leistungsbeschreibungen vermeiden

📋 Einführung

Die Leistungsbeschreibung (Lastenheft) ist das Herzstück jedes IT-Beschaffungsprozesses. Sie ist die vertragliche Grundlage für Angebote und bildet die Basis für die spätere Abnahme. Eine schlechte Leistungsbeschreibung führt zu Missverständnissen, teuren Change Requests und juristischen Streitigkeiten.

Praxisbeispiel

Ein Unternehmen schreibt eine CRM-Software aus. Die Leistungsbeschreibung fordert "ein intuitives User Interface", definiert aber nicht, was "intuitiv" bedeutet. Bieter A liefert ein minimalistisches Design, Bieter B ein funktionsreiches Dashboard. Da die Anforderung nicht messbar ist, kann kein objektiver Vergleich erfolgen – das Auswahlverfahren ist fehlerhaft.

🎯 Qualitätsmerkmale einer Leistungsbeschreibung

Eine professionelle Leistungsbeschreibung im IT-Umfeld muss drei Kriterien erfüllen:

1. Eindeutigkeit

Alle Bieter müssen die Anforderungen im gleichen Sinne verstehen. Vermeiden Sie:

Vage Adjektive: "schnell", "einfach", "intuitiv"
Mehrdeutige Begriffe: "zeitnah", "in angemessener Zeit"
Unklare Abhängigkeiten: "je nach Situation"

Stattdessen verwenden Sie messbare Kriterien: - "Antwortzeit < 2 Sekunden bei 1000 gleichzeitigen Usern" - "Erfolgreicher Abschluss innerhalb von 3 Klicks"

2. Erschöpfend

Alle relevanten Leistungen müssen beschrieben sein. Lücken führen später zu Change Requests. Prüfen Sie:

Sind alle funktionalen Anforderungen abgedeckt?
Sind alle nicht-funktionalen Anforderungen (Performance, Verfügbarkeit) dokumentiert?
Sind alle Rollen und Verantwortlichkeiten klar?
Sind alle Mitwirkungspflichten des Auftraggebers definiert?

3. Herstellerneutral

Die Leistungsbeschreibung darf keinen Anbieter bevorzugen oder ausschließen. Beachten Sie:

Keine Markennamen als Anforderungen ("must use SAP")
Keine proprietären Technologien, wo Standards existieren
Keine versteckten Voraussetzungen ("Erfahrung mit XYZ-Tool", wenn XYZ-Tool unbekannt)

Falle: Implizierte Anforderungen

Eine Leistungsbeschreibung für einen Webshop fordert "Integration mit SAP". Dies impliziert, dass der Bieter SAP-Erfahrung haben muss. Ist dies intendiert? Falls nein, sollte "Integration mit ERP-Systemen" formuliert werden (neutral).

📊 Bestandteile einer Leistungsbeschreibung

Eine vollständige Leistungsbeschreibung umfasst folgende Abschnitte:

Abschnitt	Inhalt	Beispiel
1. Gegenstand	Was wird beschafft?	"Erweiterung des bestehenden CRM um ein Modul zur Rechnungsstellung"
2. Einsatzbereich	Für wen/wofür wird die Lösung genutzt?	"Vertriebs- und Finance-Abteilung für B2B-Kunden"
3. Funktionale Anforderungen	Was muss die Lösung können?	"Erstellung von Rechnungen, Versand per E-Mail, Export zu DATEV"
4. Nicht-funktionale Anforderungen	Wie muss die Lösung funktionieren?	"Verfügbarkeit 99.5%, < 500ms Antwortzeit"
5. Technische Rahmenbedingungen	Welche IT-Infrastruktur?	"On-Premise auf Windows Server 2019, Integration mit Active Directory"
6. Organisatorische Rahmenbedingungen	Welche Prozesse/Rollen?	"Vertriebsleiter genehmigt Rechnungen über 10.000€"
7. Zeitplan	Wann soll was geliefert werden?	"Pilot-Phase nach 3 Monaten, Go-Live nach 6 Monaten"
8. Mitwirkungspflichten	Was muss der Kunde beitragen?	"Bereitstellung von Testdaten, Schulung von 10 Mitarbeitern"

🎯 Kriterienkatalog: A- und B-Kriterien

In der IT-Beschaffung werden Kriterien in zwei Kategorien unterteilt:

A-Kriterien (Muss-Kriterien / Must-Haves)

Kriterien, die zwingend erfüllt sein müssen. Bieter, die ein A-Kriterium nicht erfüllen, scheiden aus.

A-Kriterien für eine Cloud-Storage-Lösung

A1: Hosting der Daten in der EU (DSGVO-Konformität)
A2: Mindestens 99.9% Verfügbarkeit
A3: Unterstützung von REST API
A4: Zertifizierung nach ISO 27001

B-Kriterien (Soll-Kriterien / Nice-to-Haves)

Kriterien, die für die Bewertung herangezogen werden. Sie werden gewichtet und bilden die Basis der Nutzwertanalyse.

B-Kriterien für eine Cloud-Storage-Lösung

B1: Automatische Replikation über verschiedene Regionen (Gewichtung: 20%)
B2: Integrierte Versionierung (Gewichtung: 15%)
B3: Native Client-Apps für iOS/Android (Gewichtung: 10%)
B4: Preis pro TB pro Monat (Gewichtung: 30%)
B5: Referenzen im DACH-Raum (Gewichtung: 15%)
B6: 24/7 Support inkl. (Gewichtung: 10%)

Widerspruch zwischen Leistungsbeschreibung und Kriterienkatalog

Ein häufiger Fehler: Ein Kriterium wird als A-Kriterium definiert, taucht aber nicht in der Leistungsbeschreibung auf (oder umgekehrt). Beispiel: A1 "Hosting in EU" ist im Kriterienkatalog, aber in der Leistungsbeschreibung steht "Hosting in Europa (inkl. UK)". Ist UK "Europa"? Bieter können dies unterschiedlich interpretieren – das führt zu Rechtsstreitigkeiten.

📝 EVB-IT: Ergänzende Vertragsbedingungen für IT-Leistungen

Die EVB-IT sind ein Standard im deutschen Markt für IT-Beschaffungen. Sie wurden vom Bundesamt für Informationstechnik (BSI) erstellt und bieten rechtssichere Formulierungen für typische IT-Problematiken.

Wann EVB-IT verwenden?

EVB-IT Service: Für IT-Dienstleistungen (Softwareentwicklung, Beratung)
EVB-IT System: Für Beschaffung von IT-Systemen (Hardware + Software)
EVB-IT Pflege: Für Wartungs- und Pflegeverträge

Wichtige Inhalte der EVB-IT

Inhalt	Erklärung	Beispiel
Haftung	Beschränkung der Haftung auf Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit	"Der Auftragnehmer haftet nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit"
Gewährleistung	Gewährleistungsfrist von 12 Monaten (verlängerbar)	"Mängel müssen innerhalb von 12 Monaten nach Abnahme behoben werden"
Abnahme	Fristsetzung und Konsequenzen bei Nichteinhaltung	"Der Auftraggeber hat 14 Tage nach Lieferung zur Abnahme Stellung zu nehmen"
Schutzrechte	Schutz vor Urheberrechtsverletzungen	"Der Auftragnehmer garantiert, dass keine fremden Urheberrechte verletzt werden"
Geheimhaltung	Vertraulichkeit von Daten und Informationen	"Vertrauliche Informationen dürfen nicht an Dritte weitergegeben werden"

EVB-IT als Referenz

Auch wenn Sie EVB-IT nicht 1:1 verwenden (z.B. in internationalen Verträgen), sollten Sie die Klauseln als Referenz nutzen. Die EVB-IT sind von Juristen für IT-Projekte optimiert und decken typische Risiken ab. Vergleichen Sie Ihren Entwurf mit EVB-IT: Was ist anders? Warum?

📋 Checkliste: Leistungsbeschreibung erstellen

✅ Vorbereitung
  ✅ Bedarfsermittlung abgeschlossen
  ✅ Stakeholder befragt (Anwender, Management, IT)
  ✅ Technische Machbarkeit geprüft

✅ Erstellung
  ✅ Gegenstand und Einsatzbereich definiert
  ✅ Funktionale Anforderungen dokumentiert (eindeutig, messbar)
  ✅ Nicht-funktionale Anforderungen definiert
  ✅ Rahmenbedingungen (technisch, organisatorisch) beschrieben
  ✅ Zeitplan und Meilensteine festgelegt
  ✅ Mitwirkungspflichten definiert

✅ Kriterienkatalog
  ✅ A-Kriterien (Muss) erstellt
  ✅ B-Kriterien (Soll) erstellt
  ✅ Gewichtung der B-Kriterien festgelegt
  ✅ Keine Widersprüche zur Leistungsbeschreibung

✅ EVB-IT
  ✅ Relevante Klauseln identifiziert
  ✅ Anpassung an Projektbedürfnisse
  ✅ Juristische Prüfung (falls notwendig)

🚀 Fazit

Die Leistungsbeschreibung ist das Fundament erfolgreicher IT-Beschaffungen. Investieren Sie Zeit in die Erstellung – eine schlechte Leistungsbeschreibung führt zu teuren Fehlentscheidungen, während eine gute Leistungsbeschreibung Transparenz schafft und spätere Konflikte verhindert. Nutzen Sie Standards wie EVB-IT, um rechtliche Risiken zu minimieren.

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Im nächsten Kapitel 4. Lieferantenmanagement erfahren Sie, wie Sie Lieferanten systematisch managen und bewerten.