1. Beschaffungsmanagement

Kapitel Übersicht

Kapitel 1/8 Lesezeit: ~8 Min Modul 10: Planung II

🎯 Lernziele

Nach diesem Kapitel können Sie: - Den strategischen Wert des Beschaffungsmanagements in IT-Projekten verstehen - Den Beschaffungsprozess systematisch durchlaufen - Entscheidungsgrundlagen für Make-or-Buy-Entscheidungen herleiten - Vertragsformen und ihre Risikoverteilung bewerten

📋 Einführung

Das Beschaffungsmanagement in IT-Projekten ist weit mehr als der bloße Einkauf von Hardware oder Software. Es ist eine strategische Disziplin, die direkt über den Projekterfolg entscheidet. In modernen IT-Landschaften basieren bis zu 70% aller Systemkomponenten auf externen Leistungen – von SaaS-Lösungen über Cloud-Infrastrukturen bis hin zu spezialisierten Entwicklungsdienstleistungen.

Praxisbeispiel

Ein mittelständisches Unternehmen plant die Einführung eines neuen CRM-Systems. Die Entscheidung, ob eine proprietäre Software gekauft oder eine Cloud-SaaS-Lösung gemietet wird, hat nicht nur Auswirkungen auf die Anschaffungskosten (CAPEX), sondern auch auf die laufenden Kosten (OPEX), die IT-Sicherheit, die Flexibilität bei Skalierung und die Compliance (z.B. DSGVO bei Cloud-Datenspeicherung). Diese Entscheidung wird im Beschaffungsprozess getroffen.

🔍 Der Beschaffungsprozess

Ein strukturierter Beschaffungsprozess minimiert Risiken und maximiert den Projektwert. Der Prozess durchläuft typischerweise fünf Phasen:

graph LR
    A[Phase 1: Bedarfsermittlung] --> B[Phase 2: Marktanalyse]
    B --> C[Phase 3: Lieferantensuche]
    C --> D[Phase 4: Vertragsverhandlung]
    D --> E[Phase 5: Vertragsmanagement]

Phase 1: Bedarfsermittlung

Der erste Schritt ist die präzise Definition des Bedarfs. Dies beinhaltet:

Funktionale Anforderungen: Was muss das Produkt/die Dienstleistung leisten?
Nicht-funktionale Anforderungen: Performance, Verfügbarkeit, Skalierbarkeit
Budgetrahmen: Wie viel Kapital ist verfügbar (CAPEX vs. OPEX)?
Zeitrahmen: Wann wird die Leistung benötigt?
Compliance-Anforderungen: Welche gesetzlichen oder regulatorischen Vorgaben gelten?

Häufiger Fehler

Viele Projekte beginnen mit der Lieferantensuche, bevor der Bedarf vollständig geklärt ist. Dies führt zu unnötigen Iterationen, erhöhtem Zeitdruck und suboptimalen Lösungen. Investieren Sie 20-30% der Beschaffungszeit in die Bedarfsanalyse.

Phase 2: Marktanalyse

In dieser Phase wird der Markt nach geeigneten Lösungen durchleuchtet:

Identifikation potenzieller Lieferanten: Wer bietet vergleichbare Lösungen?
Technologie-Trendanalyse: Welche Technologien zukunftsfähig?
Wettbewerbsanalyse: Preis-Leistungsverhältnis, Referenzen
Risikobeurteilung: Marktpositionierung, Stabilität der Anbieter

Phase 3: Lieferantensuche

Die Auswahl des richtigen Lieferanten erfolgt meist über ein strukturiertes Auswahlverfahren:

Kriterium	Beschreibung	Gewichtung
Funktionalität	Deckt die Lösung die Anforderungen ab?	30%
Preis	Gesamtkosten über den Lebenszyklus (TCO)	25%
Referenzen	Erfahrungen anderer Kunden	20%
Innovation	Innovationsfähigkeit und Roadmap	15%
Service & Support	Qualität des Support- und Serviceangebots	10%

Die Nutzwertanalyse ist hier das Instrument der Wahl: Kriterien werden gewichtet, Lieferanten mit Punkten bewertet, und die Summe ergibt eine objektive Gesamtwertung.

Phase 4: Vertragsverhandlung

In dieser Phase werden die Vertragsbedingungen ausgehandelt. Typische Vertragsformen in der IT-Beschaffung sind:

Vertragsform	Beschreibung	Risikoverteilung
Festpreis	Einmaliger Preis für definierte Leistung	Risiko beim Auftragnehmer
Time & Material	Vergütung nach Aufwand (Stundensatz)	Risiko beim Auftraggeber
Mischform	Basispreis + variable Komponenten	Geteiltes Risiko
Managed Service	Laufende Vergütung für Service (OPEX)	Risiko beim Auftragnehmer (Availability)

EVB-IT

Die Ergänzenden Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (EVB-IT) sind ein Standard im deutschen Markt. Sie bieten rechtssichere Formulierungen für typische IT-Problematiken (Haftung, Gewährleistung, Abnahme) und sollten in jedem IT-Vertrag zumindest als Referenz verwendet werden.

Phase 5: Vertragsmanagement

Die Arbeit endet nicht mit der Unterschrift. Das Vertragsmanagement umfasst:

Lieferantenüberwachung: Einhalten von Zeitplänen, Qualitätsstandards
SLA-Monitoring: Überwachung der Service Level Agreements
Change Management: Umgang mit Änderungswünschen
Claim Management: Durchsetzung oder Abwehr von Forderungen

📊 Checkliste: Beschaffungsprozess

✅ Bedarfsermittlung
  ✅ Funktionale Anforderungen dokumentiert
  ✅ Nicht-funktionale Anforderungen definiert
  ✅ Budgetrahmen geklärt
  ✅ Zeitplan erstellt

✅ Marktanalyse
  ✅ Potenzielle Lieferanten identifiziert
  ✅ Technologien evaluiert
  ✅ Wettbewerbsanalyse durchgeführt

✅ Lieferantensuche
  ✅ Kriterienkatalog erstellt
  ✅ Nutzwertanalyse durchgeführt
  ✅ Referenzen überprüft

✅ Vertragsverhandlung
  ✅ Vertragsform gewählt
  ✅ EVB-IT berücksichtigt
  ✅ SLAs definiert

✅ Vertragsmanagement
  ✅ Monitoring-Prozesse eingerichtet
  ✅ Escalation-Paths definiert
  ✅ Review-Termine geplant

🚀 Fazit

Beschaffungsmanagement ist ein strategischer Erfolgsfaktor für IT-Projekte. Ein strukturierter Prozess, fundierte Entscheidungsgrundlagen und kontinuierliches Monitoring verhindern kostspielige Fehler und steigern die Wahrscheinlichkeit des Projekterfolgs signifikant.

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Im nächsten Kapitel 2. Make-or-Buy-Analyse vertiefen wir die Entscheidung, ob Leistungen selbst erbracht oder extern eingekauft werden sollten.