Planung 02 v0b

Modul Übersicht

Modul 10 Lesezeit: ~15 Min Quelle: FS-ITB-10_Planung-02_v0b.pdf

Lern-Einheit

🧠 Management Summary

Dieses Modul fokussiert sich auf die kritischen Erfolgsfaktoren der IT-Projektplanung jenseits der reinen Terminierung: Beschaffung, Lieferantenmanagement und Risikokontrolle. Für IT-Berater ist die Fähigkeit, externe Ressourcen effizient zu integrieren, von strategischer Bedeutung, da moderne IT-Landschaften zunehmend auf komplexen Ökosystemen aus Software-as-a-Service (SaaS), Cloud-Anbietern und spezialisierten Dienstleistern basieren.

Ein zentraler Schwerpunkt liegt auf dem Beschaffungsprozess, der von der Bedarfsermittlung über die rechtssichere Leistungsbeschreibung (EVB-IT) bis hin zur Vertragsabwicklung reicht. Hierbei wird verdeutlicht, dass Beschaffung nicht nur ein administrativer Akt ist, sondern direkte Auswirkungen auf Zeitpläne, Budgets und die Qualität des Endprodukts hat. Das Lieferantenmanagement wird als kontinuierlicher Zyklus aus Auswahl, Bewertung und Entwicklung dargestellt, wobei Frameworks wie ITIL V4 (Business Relationship Management) als Orientierung dienen.

Zusätzlich behandelt die Einheit das Claim- und Change-Management, um Projekte gegen unvorhergesehene Anforderungen und Nachforderungen abzusichern. Als methodisches Werkzeug zur Ursachenanalyse wird das Ishikawa-Diagramm (Fischgräten-Modell) detailliert vorgestellt, welches Beratern hilft, komplexe Problemstellungen im Team systematisch zu dekonstruieren und nachhaltige Lösungen zu entwickeln.

📚 Detaillierte Lerninhalte

1. Strategisches Beschaffungsmanagement

Die Beschaffung in IT-Projekten umfasst den Erwerb von Gütern und Dienstleistungen, die nicht innerhalb der eigenen Organisation verfügbar sind. Ein professioneller IT-Berater muss hierbei zwischen Make-or-Buy-Optionen abwägen. * Beschaffungsplan: Bei komplexen Projekten ist ein Plan essenziell, der Vertragstypen, Rollen, Auswahlverfahren und Regeln für Unteraufträge definiert. * Der Prozess: Er startet mit der Bedarfsermittlung und Marktanalyse, führt über die Lieferantensuche (Nutzwertanalyse) bis hin zur Vertragsverhandlung. * Vertragsformen: Die Wahl der Vertragsart beeinflusst die Risikoverteilung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer maßgeblich.

2. Die Leistungsbeschreibung als Herzstück

Die Leistungsbeschreibung ist die zentrale Grundlage für Angebote und Verträge. Sie muss eindeutig, erschöpfend und herstellerneutral sein. * Bestandteile: Gegenstand der Beschaffung, Einsatzbereich, technische/organisatorische Rahmenbedingungen, Zeitpläne und Mitwirkungspflichten. * Kriterienkatalog: Besonders in der IT-Beschaffung werden A-Kriterien (Muss-Anforderungen) und B-Kriterien (Bewertungskriterien) genutzt. Widersprüche zwischen Leistungsbeschreibung und Kriterienkatalog führen in der Praxis häufig zu teuren Change Requests.

3. Auswirkungen auf die Projektplanung

Beschaffung ist kein isolierter Prozess, sondern beeinflusst alle Dimensionen des Projektmanagements: * Zeit: Lieferzeiten und Ausschreibungsphasen müssen als Puffer im Gantt-Diagramm eingeplant werden. * Finanzen: Neben Anschaffungskosten (CAPEX) sind Total Cost of Ownership (TCO) wie Wartung, Lizenzen und Support zu berücksichtigen. * Ressourcen: Externe Integration erfordert internes Fachpersonal für Abnahmen und Konfiguration.

4. Professionelles Lieferanten-Management

Der Trend geht weg von sporadischen Käufen hin zu strategischen Partnerschaften. * Phasen: Auswahl -> Bewertung -> Klassifikation -> Entwicklung -> Integration. * IT-Besonderheiten: Management von SLAs (Service Level Agreements), KPIs und Compliance-Vorgaben (DSGVO). * Rollen: Der Vendor Manager überwacht die Leistung, während der Einkauf die Verträge verhandelt.

5. Claim- und Change-Management

Änderungen sind in IT-Projekten unvermeidlich. * Change Management: Systematischer Umgang mit Änderungswünschen (Ursachen: Gesetzesänderungen, technischer Fortschritt, neue Stakeholder-Anforderungen). * Claim Management (Nachforderungsmanagement): Identifikation und Durchsetzung eigener Ansprüche sowie Abwehr unberechtigter Forderungen des Vertragspartners. Ziel ist die Umwandlung ungesicherter Ansprüche in rechtlich gesicherte Forderungen.

6. Ursachen-Wirkungs-Analyse (Ishikawa)

Das Ishikawa-Diagramm ist ein Schlüsselwerkzeug für IT-Berater zur Problemanalyse. * Struktur: Das Problem steht am "Kopf", die Haupteinflussgrößen bilden die "Gräten". * Die 8M-Methode: Mensch, Maschine, Material, Methode, Management, Mitwelt, Messung, Money (Geld). * Vorteile: Fördert interdisziplinäre Zusammenarbeit und trennt Ursachen systematisch von Symptomen.

🔑 Schlüsselbegriffe

Begriff	Erklärung
Make-or-Buy-Analyse	Strategische Entscheidung, ob eine Leistung selbst erbracht oder extern eingekauft wird.
EVB-IT	Ergänzende Vertragsbedingungen für die Beschaffung von IT-Leistungen (Standard in DE).
TCO	Total Cost of Ownership; Gesamtkosten einer Investition über den gesamten Lebenszyklus.
SLA	Service Level Agreement; Vereinbarung über die Güte und Qualität einer Dienstleistung.
Claim Management	Überwachung und Durchsetzung von Forderungen bei Abweichungen vom Vertrag.
Ishikawa-Diagramm	Grafisches Werkzeug zur systematischen Ermittlung von Problemursachen (Fischgräte).
Nutzwertanalyse	Quantitatives Verfahren zur Bewertung von Alternativen (z.B. Lieferantenauswahl).

🎯 Quiz & Wissenscheck

Frage 1: Qualitätsmerkmale der Leistungsbeschreibung

Welche drei Eigenschaften muss eine Leistungsbeschreibung im IT-Umfeld zwingend erfüllen, um vergleichbare Angebote zu gewährleisten?

Lösung: Sie muss eindeutig, erschöpfend und herstellerneutral beschrieben sein. Eindeutig bedeutet, dass alle Bieter sie im gleichen Sinne verstehen; erschöpfend heißt, dass alle relevanten Leistungen enthalten sind; herstellerneutral stellt sicher, dass kein Anbieter bevorzugt oder ausgeschlossen wird (Wettbewerbsprinzip).

Frage 2: Risiken im Beschaffungsprozess

Warum ist die Integration von Puffern in den Terminplan bei IT-Beschaffungen kritisch? Nenne zwei Gründe.

Lösung: 1. Lieferengpässe: Hardware-Komponenten oder Lizenzen können unvorhersehbare Lieferzeiten haben. 2. Abhängigkeiten: Viele Arbeitspakete (Tests, Schulungen, Installation) können erst starten, wenn die Beschaffung abgeschlossen ist. Verzögerungen hier schieben den gesamten kritischen Pfad des Projekts.

Frage 3: Ishikawa-Diagramm (8M)

Ein IT-Projekt leidet unter massiven Performance-Problemen der neuen Software. Welche Kategorien der 8M-Methode könnten hier als "Hauptgräten" dienen? Nenne mindestens vier.

Lösung: Mögliche Kategorien sind: * Mensch: Mangelnde Qualifikation der Entwickler. * Maschine: Unzureichende Server-Hardware/Infrastruktur. * Methode: Ineffiziente Algorithmen oder falsches Vorgehensmodell. * Messung: Falsche Performance-Metriken oder Testverfahren. * Material: Fehlerhafte Bibliotheken oder Drittanbieter-Code.

Frage 4: Claim Management vs. Change Management

Was ist der wesentliche Unterschied im Fokus zwischen Change Management und Claim Management?

Lösung: Change Management befasst sich mit der Organisation und Abwicklung von Änderungsanträgen (Anpassung des Scopes), während Claim Management sich auf die Durchsetzung oder Abwehr von Forderungen konzentriert, die aus Abweichungen vom bereits geschlossenen Vertrag resultieren (z.B. Nachforderungen wegen Mehrarbeit oder Verzug).

Frage 5: Lieferantenbewertung

Welches Instrument eignet sich am besten, um verschiedene IT-Dienstleister anhand von Kriterien wie "Innovationsfähigkeit", "Preis" und "Referenzen" objektiv vergleichbar zu machen?

Lösung: Die Nutzwertanalyse (Scoring-Modell). Hierbei werden die Kriterien gewichtet und Punkte vergeben, was zu einer quantitativen Gesamtwertung führt und die Auswahlentscheidung transparent dokumentiert.