Kapitel 6: Ressourcenplanung
Lernziele
- Ressourcentypen und deren Planung verstehen
- Kapazitätsplanung und Engpassanalyse durchführen
- Ressourcenhistogramme interpretieren und erstellen
- Ressourcennivellierung zur Konfliktlösung anwenden
Einleitung: Ressourcen sind begrenzt
"Wir haben genug Zeit, Geld und Personal" – dieser Satz existiert in der Realität nicht. In jedem IT-Projekt sind Ressourcen endlich, und ihre effiziente Nutzung ist entscheidend für den Erfolg. Eine professionelle Ressourcenplanung verhindert Überlastung, minimiert Wartezeiten und stellt sicher, dass das Projekt mit dem verfügbaren Budget und Personal realisiert werden kann.
Klassisches Ressourcen-Desaster
Ein Projekt hat 5 Entwickler, aber für die finale Integrationsphase werden 3 Senior-Entwickler benötigt, die aber parallel an anderen Projekten arbeiten. Result: Integrationsphase verzögert sich um 4 Wochen, zusätzliche Kosten für Freelancer, Budget überschritten.
Ressourcentypen: Was braucht ein IT-Projekt?
In der IT-Projektleitung werden drei Hauptkategorien von Ressourcen unterschieden:
1. Personal (Human Resources)
Das wertvollste und meist knapste Gut in IT-Projekten.
| Rollentyp | Aufgaben | Planungsansatz |
|---|---|---|
| Senior-Entwickler | Architektur, komplexe Features, Code-Review | Fokus auf kritische Pfade |
| Junior-Entwickler | Standard-Features, Bugfixes, Dokumentation | Fokus auf nicht-kritische Pfade |
| Projektmanager | Steuerung, Reporting, Stakeholder-Management | Dauerkapazität über Projektlaufzeit |
| QA-Engineer | Tests, Qualitätssicherung | Peak-Kapazität in Testphasen |
| DevOps-Engineer | Deployment, Infrastruktur, Monitoring | Intermittierende Kapazität |
| Business Analyst | Anforderungen, Prozessanalyse | Phase-fokussierte Kapazität |
Skill-Mix beachten
Ein Junior ersetzt keinen Senior, auch nicht im Verhältnis 2:1. Planen Sie basierend auf Skills, nicht nur auf Personenstunden.
2. Material und Infrastruktur
Für IT-Projekte sind dies primär technologische Ressourcen:
| Ressource | Beispiele | Planungsaspekte |
|---|---|---|
| Hardware | Server, Laptops, Testgeräte | Beschaffungszeit, Wartung, Rückgabe |
| Software-Lizenzen | IDEs, CI/CD-Tools, Test-Tools | Lizenzkosten, Benutzeranzahl, Verlängerung |
| Cloud-Services | AWS/Azure/GCP, SaaS | OPEX-Kosten, Skalierbarkeit, Kostenkontrolle |
| Netzwerk | Bandbreite, VPN-Zugriffe | Kapazität, Security, Compliance |
3. Finanzen (Budget)
Das Budget ist die Ressource, die alles andere steuert.
| Budget-Kategorie | Beispiel | Planungsmethode |
|---|---|---|
| Personalkosten | Gehälter, Freelancer | Personenstunden × Stundensatz |
| Lizenzkosten | Software-Abonnements | Monatliche/Jährliche Gebühren |
| Hardware-Investitionen | Server, Test-Geräte | Einmalkosten |
| Cloud-Kosten | AWS/Azure | Schätzung basierend auf Nutzung |
| Reserve | Unvorhergesehene Ausgaben | Üblich: 10-20% des Gesamtbudgets |
Budget-Falle
Ein überzogenes Budget ist schwer zu korrigieren. Planen Sie konservativ und bauen Sie eine Reserve ein. Besser ist, die Reserve am Ende nicht zu nutzen, als während des Projekts um Nachtragsbudget zu bitten.
Kapazitätsplanung: Von Personenstunden zu Verfügbarkeit
Die Kapazitätsplanung wandelt den Bedarf in verfügbare Ressourcen um.
Verfügbarkeit vs. Effektive Kapazität
| Begriff | Erklärung | Beispiel |
|---|---|---|
| Verfügbarkeit | Zeit, die ein Mitarbeiter im Projekt investieren kann | 40 Stunden Woche |
| Effektive Kapazität | Tatsächliche produktive Arbeitszeit | ~25-30 Stunden Woche |
| Netto-Kapazität | Verfügbarkeit nach Abzug von Urlaubs, Meetings, Krankheit | ~20-25 Stunden Woche |
Rechenbeispiel
Ein Entwickler ist nominell zu 100% (40h/Woche) verfügbar. - Abzug: Team-Meetings (4h), Administration (3h), Schulung (2h) - Effektive Kapazität: 31 Stunden - Weitere Abzug: Urlaubs-, Krankheits-Buffer (15%) - Netto-Kapazität: ~26 Stunden pro Woche
Kapazitätsberechnung nach Projektphasen
gantt
title Projektphasen und Ressourcenbedarf
dateFormat YYYY-MM-DD
axisFormat %d.%m.
section Projektphasen
Analyse :p1, 2026-01-02, 14d
Design :p2, after p1, 14d
Entwicklung :p3, after p2, 42d
Testing :p4, after p3, 14d
Deployment :p5, after p4, 7d
section Ressourcen
Business Analyst :ba, 2026-01-02, 28d
Architekten :arch, after p1, 14d
Entwickler :dev, after p2, 42d
QA-Engineer :qa, after p3, 14d
DevOps :ops, after p4, 7dPeak-Management
Ressourcenbedarf ist nie konstant. Planen Sie für Peaks (z. B. Testphase) und Tals (z. B. zwischen Phasen). Überbrücken Sie Peaks mit Freelancern oder zeitweisen Aufstockungen.
Ressourcenhistogramm: Visuelle Kapazitätsanalyse
Das Ressourcenhistogramm zeigt den Ressourcenbedarf über die Zeit und macht Überlastungen sichtbar.
Histogramm-Daten
| Woche | Dev1 | Dev2 | Dev3 | Dev4 | Dev5 | Gesamt |
|---|---|---|---|---|---|---|
| KW 1-4 | 100% | 100% | 80% | 60% | 40% | 380% |
| KW 5-8 | 120% | 110% | 100% | 80% | 60% | 470% |
| KW 9-12 | 80% | 90% | 90% | 70% | 50% | 380% |
Überlastung erkennen
In KW 5-8 sind Dev1 und Dev2 überlastet (>100%). Ohne Maßnahmen drohen Verzögerungen und Burnout-Risiko.
Histogramm-Visualisierung
xychart-beta
title "Ressourcenauslastung über Projektlaufzeit"
x-axis [KW1, KW2, KW3, KW4, KW5, KW6, KW7, KW8, KW9, KW10, KW11, KW12]
y-axis "Auslastung (%)" 0 --> 120
line [80, 85, 90, 95, 110, 115, 110, 105, 90, 85, 80, 75]Histogramm-Interpretation
- < 80%: Unterauslastung → Ressourcen können woanders eingesetzt werden
- 80-100%: Idealer Bereich → Effiziente Auslastung
- > 100%: Überlastung → Sofortige Maßnahmen nötig
Engpassanalyse: Wo klemmt es?
Die Engpassanalyse identifiziert Ressourcen, die den kritischen Pfad blockieren.
Typische Engpässe in IT-Projekten
| Engpass-Typ | Symptome | Lösungen |
|---|---|---|
| Skill-Engpass | Spezialisierte Aufgaben warten auf Senior-Ressource | Freelancer, Schulung, Alternative Lösung |
| Zeit-Engpass | Kritischer Pfad verzögert sich | Ressourcen umverteilen, Parallelisierung |
| Budget-Engpass | Geld ausgegeben, Projekt noch nicht fertig | Priorisierung, Kostenreduktion |
| Infrastruktur-Engpass | Test-Umgebungen nicht verfügbar | Cloud-Skalierung, temporäre Ressourcen |
Realer Engpass
Ein kritisches Modul muss von einem Senior-Architekten konzipiert werden, aber dieser ist parallel in 3 Projekten. Das Modul wartet 3 Wochen auf Start. Lösung: Freelancer-Architekt für 2 Wochen einsetzen, Senior übernimmt nur Review.
Ressourcennivellierung: Konflikte lösen
Die Ressourcennivellierung (Resource Leveling) ist der Prozess, Überlastungen zu beheben, ohne das Projektende zu gefährden.
Nivellierungsstrategien
Strategie 1: Pufferzeiten nutzen
Verschieben Sie nicht-kritische Vorgänge in deren Pufferzeit.
gantt
title Vorher: Überlastung in Woche 5-6
dateFormat YYYY-MM-DD
axisFormat %d.%m.
section Überlastete Ressource
Kritischer Vorgang A :crit, a1, 2026-01-02, 10d
Nicht-kritisch B :b1, 2026-01-02, 5d
Nicht-kritisch C :c1, 2026-01-07, 5dgantt
title Nachher: Nivelliert
dateFormat YYYY-MM-DD
axisFormat %d.%m.
section Nivellierte Planung
Kritischer Vorgang A :crit, a1, 2026-01-02, 10d
Nicht-kritisch B :b1, 2026-01-12, 5d
Nicht-kritisch C :c1, 2026-01-12, 5dStrategie 2: Ressourcen erhöhen
Wenn Pufferzeiten nicht ausreichen, können Ressourcen erhöht werden:
| Maßnahme | Vor- | Nach- |
|---|---|---|
| Freelancer hinzuziehen | Schnell verfügbar, Expertise | Höhere Kosten, Einbindungsaufwand |
| Outsourcing | Kosteneffiziv bei Massen-Work | Kommunikationsaufwand, Quality Control |
| Interne Umverteilung | Keine Zusatzkosten | Andere Projekte werden beeinträchtigt |
| Temporäre Überstunden | Sofort verfügbar | Burnout-Risiko, langfristig nachteilig |
Überstunden-Falle
Überstunden sind kurzfristig eine Lösung, langfristig eine Gefahr. Die "Katastrophe" passiert nicht sofort, sondern nach Wochen/Monaten. Planen Sie Überstunden nur als absolute Ausnahme.
Strategie 3: Projektumfang reduzieren
Wenn Ressourcen nicht erhöht werden können, muss der Umfang reduziert werden:
- Priorisierung nach MoSCoW:
- Must have: Bleibt im Projekt
- Should have: Bleibt, wenn Ressourcen reichen
- Could have: Kann entfernt werden
-
Won't have: Wird nicht umgesetzt
-
Minimum Viable Product (MVP):
- Fokus auf kernfunktionale Features
- Nice-to-haves in Phase 2 schieben
MoSCoW in der Praxis
Ein E-Commerce-Projekt: - Must: Produktkatalog, Warenkorb, Bezahlung - Should: Kundenbewertungen, Empfehlungen - Could: Social Media Integration, Chatbot - Won't: KI-basierte Bilderkennung (in Phase 2)
Ressourcencontrolling: Regelmäßige Überwachung
Ressourcenplanung ist kein einmaliger Prozess. Regelmäßige Updates sind unerlässlich.
Wöchentlicher Ressourcen-Check
| Prüfpunkt | Frage | Maßnahme bei Abweichung |
|---|---|---|
| Ist-Auslastung | Sind alle Mitarbeiter wie geplant ausgelastet? | Umplanung bei Über-/Unterlastung |
| Budgetverbrauch | Liegen Kosten im Rahmen? | Korrekturmaßnahmen bei Überschreitung |
| Meilensteine | Werden Termine gehalten? | Ressourcen umverteilen bei Gefährdung |
| Engpässe | Gab es neue Engpässe? | Sofortige Beseitigung |
| Team-Gesundheit | Überstunden, Burnout-Signale? | Maßnahmen zum Wohlbefinden |
!!! tip "KPIs für Ressourcenmanagement - Auslastungsrate: Ziel 80-100% (ohne Überlastung) - Budgetabweichung: < 5% vom Plan - Engpass-Reaktionszeit: < 2 Tage nach Erkennung - Team-Zufriedenheit:** Regelmäßige Umfragen
Häufige Fehler und deren Vermeidung
| Fehler | Auswirkung | Lösung |
|---|---|---|
| Kapazität überbewerten | Planung basiert auf 40h statt 25h | Realistische Netto-Kapazität nutzen |
| Engpässe ignorieren | Projekte verzögern sich | Regelmäßige Engpassanalyse |
| Eindeutige Ressourcenbindung | Eine Person macht alles | Rollen definieren, Wissen teilen |
| Budget nicht überwachen | Überraschende Kostenüberschreitung | Wöchentliches Budget-Tracking |
| Kein Puffer | Jede Verzögerung kritisch | 10-20% Zeit- und Budgetpuffer einplanen |
Single Point of Failure
Wenn eine kritische Ressource (z. B. der einzige Senior-Architekt) ausfällt, steht das Projekt still. Maßnahmen: Dokumentation, Schulung, Backup-Ressource.
Zusammenfassung
Die Ressourcenplanung ist das Fundament für die Machbarkeit eines IT-Projekts. Sie verbindet die zeitliche Planung (Ablaufplanung) mit den verfügbaren Mitteln (Personal, Budget, Material).
Kernprinzipien der Ressourcenplanung:
- Realistische Kapazitäten: Von 100% Verfügbarkeit zu ~60-70% Netto-Kapazität
- Engpass-Proaktivität: Engpässe frühzeitig erkennen und beseitigen
- Flexibilität: Nivellierung, Puffer, Alternativen planen
- Controlling: Regelmäßige Überwachung und Anpassung
- Mensch-Fokus: Überlastung verhindern, Team-Gesundheit erhalten
Eine professionelle Ressourcenplanung verwandelt ein "Wir schaffen das irgendwie" in ein "Wir haben genug von allem, um es rechtzeitig zu schaffen."
Nächstes Kapitel: Kommunikationsplanung