04 Kostentrendanalyse

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Kapitel 04 Lesezeit: ~15 Min Quelle: OuP-09_Projekt-Controlling.pdf (Seiten 20-21)

Was ist die Kostentrendanalyse (KTA)?

Die Kostentrendanalyse (KTA) ist eine Methode zur Ermittlung der Kostensituation in einem Projekt. Der geplante Kostenverlauf wird den tatsächlichen Kosten gegenübergestellt.

Grundprinzip

Für die jeweiligen Berichtszeitpunkte werden:

Die Plan-/Soll-Kosten ermittelt
Die Ist-Kosten ermittelt
Beide Werte eingetragen und verglichen

graph TD
    A[Plan-Kosten<br/>Soll] --> C[Diagramm]
    B[Ist-Kosten<br/>Tatsächlich] --> C
    C --> D[Vergleich der Kurven]
    D --> E{Starke Abweichung?}
    E -- Ja --> F[Ursachenanalyse]
    E -- Nein --> G[Projekt im Griff]
    F --> H[Maßnahmen ergreifen]

Ziel

Die KTA zeigt die Entwicklung der Projektkosten über die Zeit und macht Trends und Abweichungen sichtbar.

Durchführung der KTA

Die zwei Kurven

Die KTA basiert auf dem Vergleich zweier Kurven:

Kurve	Bedeutung	Datenquelle
Plan-Kosten (Soll)	Zu jedem Zeitpunkt geplante Kosten	Projektplan/Baseline
Ist-Kosten (Tatsächlich)	Zu jedem Zeitpunkt tatsächlich angefallene Kosten	Aufwandserfassung, Rechnungen

Visualisierung

Die beiden Kurven werden in einem Diagramm dargestellt:

graph LR
    subgraph "Kostentrendanalyse"
        direction TB
        X[Zeitachse<br/>Berichtszeitpunkte]
        Y[Kostenachse]
        L1[Plan-Kosten<br/>Soll]
        L2[Ist-Kosten<br/>Tatsächlich]
    end

Typischer Verlauf

Normaler Verlauf: * Plan-Kosten und Ist-Kosten verlaufen annähernd parallel * Geringe Abweichungen im akzeptablen Rahmen

Problematischer Verlauf: * Ist-Kosten weichen stark von Plan-Kosten ab * Lücken weiten sich über die Zeit

Interpretation der Kurven

Szenario 1: Normale Entwicklung

Kosten
  ^
  |    Plan      Ist
  |    ----    ----
  |   /    \  /    \
  |  /      \/      \
  | /                \
  |/__________________> Zeit
    M1  M2  M3  M4

Merkmale: * Die beiden Kurven verlaufen parallel oder annähernd parallel * Abweichungen sind gering und zufällig * Trend ist stabil

Interpretation: Projekt ist im Kostenplan, keine Maßnahmen erforderlich.

Szenario 2: Kostenüberschreitung

Kosten
  ^
  |          Plan      Ist
  |          ----    ----
  |         /    \  /    \
  |        /      \/      \___
  |       /                 \_____
  |      /
  |_____/
  |__________________________> Zeit
    M1  M2  M3  M4

Merkmale: * Ist-Kosten liegen systematisch über Plan-Kosten * Die Lücke weitet sich über die Zeit * Trend steigt an

Interpretation: Kostenüberschreitung, Ursachenanalyse erforderlich, Maßnahmen einleiten.

Szenario 3: Kostenunterschreitung

Kosten
  ^
  |    Plan
  |    ----
  |   /    \_____
  |  /
  | /      Ist
  |/       ----
  |       /    \
  |      /      \_____
  |__________________> Zeit
    M1  M2  M3  M4

Merkmale: * Ist-Kosten liegen unter Plan-Kosten * Trend ist positiv

Interpretation: Kann positiv sein (Effizienzgewinne) oder negativ (Umfang nicht erfüllt).

Szenario 4: Zickzack-Muster

Kosten
  ^
  |          Plan
  |          ----
  |         /    \      /     \
  |        /      \____/       \
  |       /                     /
  |  Ist /
  |  ---\       /     /
  |      \_____/     /
  |________________> Zeit
    M1  M2  M3  M4

Merkmale: * Ist-Kosten schwanken stark über und unter Plan-Kosten * Kein klarer Trend erkennbar

Interpretation: Hohe Unsicherheit in der Kostenerfassung oder Rechnungslegung, Prüfung der Datenqualität erforderlich.

Reaktion auf Abweichungen

Wann ist eine Reaktion notwendig?

Eine Reaktion ist dann sinnvoll, wenn die Abweichungen stark voneinander abweichen.

Indikatoren:

Kriterium	Schwellwert (typisch)
Absolute Abweichung	> 10% vom Budget
Relative Abweichung	> 5% über zwei aufeinanderfolgende Berichtsperioden
Trend	Kontinuierliche Vergrößerung der Lücke

Vorgehensweise bei Abweichungen

Ursachenanalyse
- Planungsfehler?
- Änderungen im Projektumfang?
- Unvorhergesehene Ereignisse?
- Ineffizienzen?
Bewertung
- Ist die Abweichung akzeptabel?
- Beeinflusst sie das Projektziel?
- Kann sie korrigiert werden?
Maßnahmenplanung
- Gegensteuerung möglich?
- Budgetanpassung erforderlich?
- Umfangsreduktion denkbar?

Vorteile der KTA

1. Frühzeitige Erkennung

Die KTA zeigt sich anbahnende Kostenüberschreitungen frühzeitiger und deutlicher als einfache Soll-Ist-Vergleiche.

Trends werden sichtbar
Entwicklungen über die Zeit erkennbar
Proaktives Handeln möglich

Vergleich

Einfacher Soll-Ist-Vergleich: Monat 3: Plan 50.000 €, Ist 55.000 € → Abweichung +5.000 € Monat 4: Plan 60.000 €, Ist 70.000 € → Abweichung +10.000 €

KTA-Analyse: Die Lücke vergrößert sich von +10% auf +17%. Der Trend zeigt, dass sich die Überziehung weiter verstärkt wird, wenn nicht gegengesteuert wird.

2. Einfache Visualisierung

Die KTA ist einfach zu verstehen:

Zwei Kurven im Diagramm
Kein Expertenwissen erforderlich
Geeignet für Präsentation vor Management

3. Gute Kombinierbarkeit

Aufgrund ihrer Ähnlichkeit mit der MTA ist die KTA mit dieser gut kombinierbar:

Gleicher Berichtszeitraum
Ähnliches Diagramm-Format
Gemeinsame Analyse möglich

4. Historische Transparenz

Die KTA zeigt den historischen Verlauf:

Entwicklung über die Zeit sichtbar
Schätzfehler erkennbar
Lerneffekt für zukünftige Projekte

Nachteile der KTA

1. Eingeschränkte Aussagekraft bei unfertigen Arbeitspaketen

Die KTA kann bei vielen unfertigen Arbeitspaketen über mehrere Meilensteine hinweg nur eingeschränkt verwendet werden.

Problem: * Bei unfertigen Arbeitspaketen ist der Ist-Wert nicht der Endwert * Die Prognose für die Zukunft ist schwierig * Das "Hochrechnen für Zukunft" ist nicht einfach möglich

Problemfall

Ein Projekt hat 20 Arbeitspakete, von denen 15 noch in Arbeit sind. Die Ist-Kosten sind nur für den bisherigen Zeitraum bekannt. Wie hoch werden die Gesamtkosten am Ende sein? Die KTA gibt hier nur eine begrenzte Auskunft.

2. Fokus nur auf Kostenkontrolle

Die KTA hat den Fokus der Kostenkontrolle:

Inhaltlicher Fortschritt wird nicht berücksichtigt
Terminsituation ist nicht sichtbar
Qualitätsaspekte fehlen

Lösung: Gemeinsame Betrachtung mit der Meilenstein-Trendanalyse (MTA) → siehe terminorientierte Kostenkontrolle.

3. Keine Prognose-Fähigkeit

Die KTA selbst ist eher rückwärtsgewandt:

Zeigt, was bisher passiert ist
Gibt keine zuverlässige Prognose für die Zukunft
Hochrechnungen erfordert Zusatzanalysen

Einschränkung

Die KTA allein ist kein Prognoseinstrument. Für Prognosen müssen Methoden wie die Earned Value Analyse (EVA) hinzugezogen werden.

Terminorientierte Kostenkontrolle

Die Kombination MTA + KTA

Die Kostenüberwachung sollte sich an den Terminen und dem erreichten Sachfortschritt orientieren.

flowchart LR
    A[Meilenstein-Trendanalyse<br/>MTA<br/>Terminüberwachung] --> C[Gemeinsames Dashboard]
    B[Kosten-Trendanalyse<br/>KTA<br/>Kostenüberwachung] --> C
    C --> D[Integrierte Interpretation]
    D --> E{Steuerungsentscheidung}

Vorteile der Kombination

Dimension	MTA	KTA	Kombination
Zeit	Ja	Nein	Ja
Kosten	Nein	Ja	Ja
Zusammenhang	Nein	Nein	Ja

Praktisches Beispiel

graph TD
    subgraph "MTA: Terminverlauf"
        direction LR
        A["MS-01: Plan 15.01."] --> A1["Bericht 1: 15.01."]
        A1 --> A2["Bericht 2: 20.01."]
        A2 --> A3["Bericht 3: 25.01."]
        A3 --> A4["Bericht 4: 01.02."]
    end

    subgraph "KTA: Kostenverlauf"
        direction LR
        B["M1: Plan 30.000 €<br/>Ist 30.000 €"] --> B1["M2: Plan 40.000 €<br/>Ist 42.000 €"]
        B1 --> B2["M3: Plan 50.000 €<br/>Ist 56.000 €"]
        B2 --> B3["M4: Plan 60.000 €<br/>Ist 70.000 €"]
    end

    subgraph "Interpretation"
        direction LR
        C[MTA: Terminverschiebungen]
        D[KTA: Kostenüberschreitung]
        E[Kombination: Projekt wird später<br/>UND teurer als geplant]
    end

Analyse: * MTA: Termin um 2 Wochen verschoben * KTA: Kosten um 17% über Plan * Kombination: Projekt steht vor ernsthaften Problemen, beides muss adressiert werden

Vergleich der Analysemethoden

MTA vs. KTA vs. EVA

Kriterium	MTA	KTA	EVA
Basis	Meilensteine	Kosten	Kosten, Zeit, Leistung
Fokus	Termine	Kosten	Integriert
Objektivität	Subjektiv	Objektiv	Objektiv
Prognose	Eingeschränkt	Eingeschränkt	Sehr gut
Aufwand	Gering	Gering	Mittel
Eignung	Frühwarnung Kosten	Frühwarnung Termin	Umfassend
KPIs	Terminabweichung	Kostenabweichung	CPI, SPI, EAC, ETC

Empfehlung zur Nutzung

Situation	Empfohlene Methode(n)
Kleine Projekte	MTA + KTA
Mittelgroße Projekte	MTA + KTA + EVA (vereinfacht)
Große Projekte	MTA + KTA + EVA (vollständig)
Kritische Projekte	Alle Methoden + engmaschiges Monitoring
Agile Projekte	EVA (vereinfacht) + Burndown Charts

Praktische Anwendung

Einrichtung einer KTA

1. Datenbasis definieren

Erforderliche Daten: * Plan-Kosten: Aus Projektplan/Baseline * Ist-Kosten: Aus Aufwandserfassung, Rechnungssystem, ERP

2. Berichtsintervalle

Typische Intervalle: * Wöchentlich: Für kritische Projekte * Monatlich: Für normale Projekte * Meilensteinbezogen: Bei Phasenübergängen

3. Dashboard erstellen

graph LR
    subgraph "KTA Dashboard"
        direction TB
        title["Kostentrendanalyse<br/>Projekt: XYZ"]
        chart["<br/>Kosten"]
            axisX[Zeit]
            axisY[€]
            linePlan[Plan-Kosten]
            lineIst[Ist-Kosten]
        end
    end

Reporting-Vorlage

Kostentrendanalyse - Monat 04/2026
===================================

Projekt: CRM-System-Einführung
Berichtsdatum: 02.01.2026

Kostenübersicht:
-----------------
Monat 01: Plan 30.000 € | Ist 30.000 € | Abweichung: 0%
Monat 02: Plan 40.000 € | Ist 42.000 € | Abweichung: +5%
Monat 03: Plan 50.000 € | Ist 56.000 € | Abweichung: +12%
Monat 04: Plan 60.000 € | Ist 70.000 € | Abweichung: +17%

Trend-Analyse:
--------------
Die Ist-Kosten weichen zunehmend vom Plan ab.
Die Lücke vergrößert sich kontinuierlich.

Bewertung: Kostenüberschreitung erkennbar
Maßnahmen: Ursachenanalyse erforderlich, Prüfung von Gegenmaßnahmen

Ursachenanalyse bei Kostenabweichungen

Typische Ursachen

Kategorie	Beispiele
Planungsfehler	Unterschätzung des Aufwands, vergessene Kosten
Änderungen	Change Requests, Scope Creep
Externe Faktoren	Preiserhöhungen, Lieferantenprobleme
Ineffizienzen	Schlechtes Ressourcenmanagement, ineffiziente Prozesse
Qualitätsprobleme	Nacharbeit, Fehlerbehebung

Vorgehensweise zur Ursachenanalyse

flowchart TD
    A[Kostenabweichung festgestellt] --> B[Daten prüfen]
    B --> C{Daten korrekt?}
    C -- Nein --> D[Korrektur der Daten]
    C -- Ja --> E[Ursachen identifizieren]
    E --> F{Einmalig oder systematisch?}
    F -- Einmalig --> G[Keine Sorge]
    F -- Systematisch --> H[Maßnahmen einleiten]
    H --> I[Effekt überprüfen]

Zusammenfassung

Die Kostentrendanalyse (KTA) ist eine einfache und effektive Methode zur Überwachung der Kostenentwicklung in Projekten.

Stärken

Frühzeitige Erkennung von Kostenüberschreitungen
Einfache Visualisierung und Verständlichkeit
Gute Kombinierbarkeit mit der MTA
Historische Transparenz der Kostenentwicklung

Schwächen

Eingeschränkte Aussagekraft bei vielen unfertigen Arbeitspaketen
Fokus nur auf Kosten (keine Zeit oder Qualität)
Keine Prognose-Fähigkeit (nur rückwärtsgewandt)

Empfehlung

Verwenden Sie die KTA immer in Kombination mit der MTA
Ergänzen Sie sie durch die Earned Value Analyse (EVA) für Prognosen
Definieren Sie klare Schwellwerte für Reaktionen auf Abweichungen
Führen Sie regelmäßige Ursachenanalysen bei Abweichungen durch

Die KTA ist ein wichtiges Werkzeug im Projektcontrolling, aber sie sollte nicht isoliert verwendet werden. In Kombination mit anderen Methoden ermöglicht sie ein umfassendes Bild des Projektstatus.

Im nächsten Kapitel lernen Sie die Earned Value Analyse (EVA) kennen – die umfassendste Methode für integriertes Projektcontrolling.