Break-Even-Analyse
Die Break-Even-Analyse (Gewinnschwellenanalyse) zeigt den Punkt, an dem Umsatz und Kosten gleich hoch sind – ab dem wird Gewinn erzielt. Für IT-Berater ist sie ein entscheidendes Instrument zur Preisfindung und zur Bewertung von Investitionen.
Lernziele
- Break-Even-Point (BEP) berechnen
- Preisuntergrenzen bestimmen
- Break-Even-Analyse für IT-Projekte anwenden
1. Grundlagen der Break-Even-Analyse
Definition
Der Break-Even-Point (BEP) ist der Punkt, an dem:
Ab diesem Punkt wird jeder zusätzliche Verkaufseinheit zum Gewinn beitragen:
Die Grundformel
!!! tip "Einheiten beachten Bei IT-Beratung kann der BEP berechnet werden für: - Projekteinheiten: Anzahl Projekte bis zur Gewinnschwelle - Zeiteinheiten: Monate/Jahre bis zur Gewinnschwelle - Lizenzen:** Anzahl verkaufter Lizenzen bis zur Gewinnschwelle
2. Break-Even für Dienstleistungen
Beispiel: IT-Beratung als Dienstleister
Ein IT-Berater hat folgende Kostenstruktur:
| Position | Wert |
|---|---|
| Fixkosten (Monat) | 30.000 € (Miete, Verwaltung, Basis-Personalkosten) |
| Stundenverrechnungssatz | 150 €/h |
| Variable Kosten (pro Stunde) | 20 € (Reisekosten, Verbrauchsmaterial) |
| Deckungsbeitrag (pro Stunde) | 130 €/h (150 € - 20 €) |
Interpretation
Der Berater muss mind. 231 Stunden im Monat fakturieren, um keinen Verlust zu machen. Bei 160 Arbeitsstunden im Monat ist das nicht erreichbar – der Berater hat ein strukturelles Problem!
Kritische Analyse
| Szenario | Fakturierte Stunden | Umsatz | Var. Kosten | DB | Fixkosten | Ergebnis |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Negativ | 150 h | 22.500 € | 3.000 € | 19.500 € | -30.000 € | -10.500 € |
| Break-Even | 231 h | 34.500 € | 4.620 € | 29.880 € | -30.000 € | 0 € |
| Positiv | 300 h | 45.000 € | 6.000 € | 39.000 € | -30.000 € | 9.000 € |
!!! warning "Unerreichbare BEP** Wenn BEP > fakturierbare Stunden (ca. 140-150 h/Monat für einen Berater), sind die Fixkosten zu hoch. Lösungen: - Fixkosten senken (kleinere Büroräume, weniger Personal) - Stundensatz erhöhen - Mehr Berater einstellen (Fixkosten auf mehr Schultern verteilen)
3. Break-Even für Produkt-/Lizenzverkauf
Beispiel: SaaS-Anwendung
Eine SaaS-Anwendung mit folgenden Parametern:
| Position | Wert |
|---|---|
| Fixkosten (Monat) | 50.000 € (Server, Personal, Marketing) |
| Preis pro Lizenz (Monat) | 100 €/Monat |
| Variable Kosten (pro Lizenz) | 20 €/Monat (Server-Ressourcen, Support) |
| Deckungsbeitrag (pro Lizenz) | 80 €/Monat |
!!! example "Zeitliche Break-Even-Analyse** Wenn im Durchschnitt 50 neue Lizenzen pro Monat hinzukommen:
$$BEP_{Zeit} = \frac{625 Lizenzen}{50 Lizenzen/Monat} = 12,5 Monate$$
Nach ca. 12,5 Monaten erreicht das Projekt die Gewinnschwelle.
Vergleich: Einmalige Software vs. SaaS
| Parameter | Einmalige Software | SaaS |
|---|---|---|
| Preis | 5.000 € | 100 €/Monat (ca. 1.200 €/Jahr) |
| Var. Kosten (pro Kunde) | 500 € | 20 €/Monat |
| Fixkosten (Jahr) | 200.000 € | 600.000 € |
| DB pro Kunde | 4.500 € | 80 €/Monat |
| BEP (Kunden) | 45 Kunden | 625 Kunden |
| BEP (Zeit) | Sofort bei Verkauf | Nach ca. 12,5 Monaten |
!!! tip "Modell-Wahl** SaaS hat höheren BEP, aber höhere Marge langfristig. Einmalige Software hat niedrigeren BEP, aber begrenztes Umsatzpotenzial pro Kunde.
4. Break-Even für IT-Projekte
Beispiel: Festpreis-Projekt
Ein IT-Projekt mit folgender Kalkulation:
| Position | Wert |
|---|---|
| Projekt-Preis | 100.000 € (Festpreis) |
| Projekt-Dauer | 3 Monate |
| Variable Kosten (Projekt) | 40.000 € (Lizenzen, Hardware) |
| Projektfixe Kosten | 20.000 € (Projektmanagement, dedizierte Ressourcen) |
| DB Projekt | 40.000 € (40%) |
Problem: Die Fixkosten des Unternehmens betragen 30.000 €/Monat.
Projekt-Porting problematisch
Ein einzelnes Projekt von 100.000 € reicht nicht, um die monatlichen Fixkosten von 30.000 € zu decken – es werden mind. 2-3 solche Projekte parallel benötigt!
Break-Even für komplexe Projekte
Bei komplexen Projekten mit mehreren Phasen:
| Phase | Dauer | Umsatz | Var. Kosten | Fixkosten | DB Phase |
|---|---|---|---|---|---|
| Phase 1: Analyse | 1 Monat | 20.000 € | 5.000 € | 10.000 € | 5.000 € |
| Phase 2: Entwicklung | 2 Monate | 60.000 € | 25.000 € | 15.000 € | 20.000 € |
| Phase 3: Testing | 1 Monat | 20.000 € | 5.000 € | 5.000 € | 10.000 € |
| Summe | 4 Monate | 100.000 € | 35.000 € | 30.000 € | 35.000 € |
!!! tip "Projekt-Management optimieren** Durch Optimierung der Projektphasen kann der BEP erreicht werden: - Parallelierung von Phasen - Effizientere Ressourcen-Nutzung - Reduzierung von projektfixen Kosten
5. Break-Even für Investitionsentscheidungen
Beispiel: Neue Technologie einführen
Ein IT-Berater überlegt, eine neue Technologie (z.B. KI-gestützte Code-Generierung) einzuführen:
| Position | Mit neuer Technologie | Ohne neue Technologie |
|---|---|---|
| Investition (einmalig) | 50.000 € (Lizenzen, Schulung) | 0 € |
| Stundensatz | 130 €/h (geringer, da schneller) | 150 €/h |
| Produktivität | 40 Stunden/Woche fakturierbar | 30 Stunden/Woche fakturierbar |
| Umsatz/Woche | 5.200 € | 4.500 € |
| Variable Kosten/Woche | 800 € | 600 € |
| DB/Woche | 4.400 € | 3.900 € |
| DB-Zuwachs/Woche | +500 € | - |
Die Investition amortisiert sich nach 100 Wochen (ca. 2 Jahren).
!!! tip "Investitionsentscheidung** Die Break-Even-Analyse hilft zu entscheiden, ob sich eine Investition lohnt: - BEP < 2 Jahre: Gute Investition - BEP 2-5 Jahre: Prüfen, ob Technologie langfristig relevant ist - BEP > 5 Jahre: Investition kritisch prüfen
Beispiel: Mitarbeiter einstellen vs. Freelancer
Ein IT-Berater prüft: Festangestellter Senior Consultant vs. Freelancer:
| Position | Festangestellter | Freelancer |
|---|---|---|
| Jahresgehalt (Brutto) | 90.000 € | - |
| + Sozialabgaben (20%) | +18.000 € | - |
| + Sonderzahlungen | +9.000 € | - |
| + Arbeitsplatz | +4.000 € | - |
| + Gemeinkostenzuschlag (40%) | +48.400 € | - |
| Jahreskosten total | 169.400 € | 180.000 € |
| Netto-Stunden | 1.400 h | 1.600 h |
| Stundensatz | 121 €/h (interne Kosten) | 112,50 €/h (Rechnung) |
| Verkaufspreis | 150 €/h | 130 €/h (Freelancer kalkuliert) |
Entscheidung: Festangestellter hat höheren DB (+12.600 €) trotz höherer Fixkosten.
!!! warning "Fixkosten-Blindheit** Freelancer scheinen billiger (keine Fixkosten), aber bei hoher Auslastung sind Festangestellte profitabler. Die Break-Even-Analyse zeigt die Wahrheit.
6. Sensitivitätsanalyse
Was, wenn...?
Die Break-Even-Analyse hilft zu verstehen, wie Änderungen Parameter beeinflussen:
| Parameter-Änderung | Auswirkung auf BEP |
|---|---|
| Fixkosten +10% | BEP steigt um ~10% |
| Verkaufspreis +10% | BEP sinkt um ~9% |
| Variable Kosten +10% | BEP steigt um ~11% |
| DB-Quote +5% | BEP sinkt um ~5% |
!!! example "Szenario-Analyse** Grund-BEP: 200 Projekte/Jahr - Szenario 1 (Fixkosten +20%): 240 Projekte (+20%) - Szenario 2 (Preise +10%): 182 Projekte (-9%) - Szenario 3 (Var. Kosten +15%): 235 Projekte (+17%)
Zusammenfassung
Die Break-Even-Analyse ist ein entscheidendes Instrument für IT-Berater:
- Dienstleistungen: BEP in Stunden (wie viele Stunden muss ich fakturieren?)
- Produkte/Lizenzen: BEP in Stück (wie viele Lizenzen muss ich verkaufen?)
- Projekte: BEP in Projekten (wie viele Projekte parallel nötig?)
- Investitionen: BEP in Zeit (wann amortisiert sich die Investition?)
- Sensitivität: Wie reagiert der BEP auf Änderungen?
Der Schlüssel zum Erfolg: Regelmäßige Break-Even-Analyse (mindestens quartalsweise) und kritische Prüfung, wenn BEP nicht erreichbar ist. Wer seinen Break-Even-Point nicht kennt, arbeitet blind.
Im nächsten Kapitel lernen Sie die TCO-Analyse (Total Cost of Ownership) kennen – sie zeigt, dass der Kaufpreis nicht die einzigen Kosten sind.