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Deckungsbeitragsrechnung

Die Deckungsbeitragsrechnung (Contribution Margin Accounting) ist das wichtigste Controlling-Instrument für IT-Berater. Sie zeigt, wie viel ein Projekt oder eine Dienstleistung zur Deckung der Fixkosten beiträgt – und wo Sie Geld verlieren.

Lernziele

  • Deckungsbeitrag richtig berechnen und interpretieren
  • Einstufige und mehrstufige DB-Rechnung anwenden
  • Profitabilität von Projekten und Sparten analysieren

1. Grundlagen der Deckungsbeitragsrechnung

Definition

Der Deckungsbeitrag (DB) ist der Betrag, der nach Abzug der variablen Kosten verbleibt und zur Deckung der Fixkosten (und zur Gewinnerzielung) zur Verfügung steht:

\[DB = Erlös - variable Kosten\]

Die Deckungsbeitragsrechnung ist eine Teilkostenrechnung – im Gegensatz zur Vollkostenrechnung, bei der alle Kosten (fix und variabel) auf Kostenträger umgelegt werden.

!!! tip "Warum Teilkostenrechnung? In der IT-Beratung ist die Vollkostenrechnung oft irreführend, da Fixkosten (Miete, Verwaltung, Infrastruktur) pauschal verteilt werden. Die DB-Rechnung zeigt transparenter, was Projekte wirklich** an Geld einbringen.

Kostenarteneinteilung

Kostenart Definition Beispiele IT-Beratung
Variable Kosten Kosten, die mit Projektmenge schwanken Projektreisekosten, externe Lizenzen, Subunternehmer-Honorare
Fixkosten Kosten, die unabhängig von Projektmenge anfallen Miete, Verwaltungsgehälter, IT-Infrastruktur
Gemischte Kosten Teilweise fix, teilweise variabel Server-Kosten (fixe Grundgebühr + variable Nutzungsgebühr)

Trennungsaufwand

Die saubere Trennung in fixe und variable Kosten ist aufwendig, aber essenziell. Eine falsche Kostenarteneinteilung führt zu falschen DB-Werten und Fehlentscheidungen.

2. Einstufige Deckungsbeitragsrechnung

Grundschema

Bei der einstufigen DB-Rechnung wird ein einheitlicher Deckungsbeitrag pro Kostenträger berechnet:

\[DB_{pro Projekt} = Erlös_{Projekt} - variable Kosten_{Projekt}\]
\[DB_{gesamt} = \sum_{i} DB_i - Fixkosten_{gesamt}\]

Beispiel: Drei Projekte im Monat

Projekt Erlös Variable Kosten DB
A: CRM-Implementierung 50.000 € 20.000 € 30.000 €
B: App-Entwicklung 30.000 € 18.000 € 12.000 €
C: Schulung 5.000 € 1.000 € 4.000 €
Summe 85.000 € 39.000 € 46.000 €
- Fixkosten (Monat) -30.000 €
= Gewinn (Monat) 16.000 €

Interpretation

  • Projekt A trägt am stärksten zur Fixkostendeckung bei (30.000 €)
  • Projekt B hat niedrige Marge (40% DB-Quote)
  • Projekt C hat hohe Marge (80% DB-Quote), aber geringes Volumen

!!! tip "DB-Quote** Die DB-Quote zeigt die Profitabilität relativ zum Umsatz: $\(DB-Quote = \frac{DB}{Erlös} × 100\%\)$

Bei IT-Projekten ist eine DB-Quote von 40-60% angestrebt.

3. Mehrstufige Deckungsbeitragsrechnung

Hierarchische Fixkostenzuordnung

Die mehrstufige DB-Rechnung ordnet Fixkosten hierarchisch zu – von produktfix über bereichsfix bis unternehmensfix:

Erlös
  - variable Kosten
  = DB I
  - produktfixe Kosten
  = DB II
  - bereichsfixe Kosten
  = DB III
  - unternehmensfixe Kosten
  = Erfolg (Gewinn/Verlust)

Detailliertes Schema

Stufe Bedeutung Beispiele
DB I Deckungsbeitrag nach variablen Kosten Erlös - externe Lizenzen, Reisekosten
- produktfixe Kosten Kosten, die spezifisch für ein Produkt/Projekt anfallen Projektspezifische Hardware, dedizierte Entwickler
= DB II DB nach produktfixen Kosten DB I - projektfixe Kosten
- bereichsfixe Kosten Kosten einer Sparte/Abteilung Abteilungsleitung, Team-Meetings, Abteilungs-Marketing
= DB III DB nach bereichsfixen Kosten DB II - bereichsfixe Kosten
- unternehmensfixe Kosten Kosten des Gesamtunternehmens Geschäftsführung, Buchhaltung, Miete Gesamt
= Erfolg Gewinnausschüttung oder Verlust DB III - unternehmensfixe Kosten

Beispiel: IT-Beratung mit zwei Sparten

Sparte Umsatz Var. Kosten DB I Produktfix DB II Bereichsfix DB III
Softwareentwicklung 300.000 € 120.000 € 180.000 € 40.000 € 140.000 € 60.000 € 80.000 €
Beratung 150.000 € 60.000 € 90.000 € 20.000 € 70.000 € 30.000 € 40.000 €
Summe 450.000 € 180.000 € 270.000 € 60.000 € 210.000 € 90.000 € 120.000 €
- Unternehmensfix -80.000 €
= Gewinn 40.000 €

Interpretation der mehrstufigen DB-Rechnung

  1. DB I: Sparte Softwareentwicklung ist profitabler (60% DB-Quote) als Beratung (60% auch, aber geringeres Volumen)
  2. DB II: Nach produktfixen Kosten noch immer profitabel
  3. DB III: Nach bereichsfixen Kosten trägt Softwareentwicklung mehr zur Unternehmensdeckung bei

!!! tip "Spartenvergleich** Wenn eine Sparte DB III < 0 (negativ), muss überlegt werden: - Sparte einstellen? - Preise erhöhen? - Prozesse optimieren (produktfixe/bereichsfixe Kosten senken)?

4. Projekt-DB vs. Sparten-DB

Projekt-DB (Operativ)

Die Projekt-DB zeigt die Profitabilität einzelner Projekte:

\[DB_{Projekt} = Umsatz_{Projekt} - Kosten_{variabel} - Kosten_{projektfix}\]
Projekt Umsatz Var. Kosten Projektfix DB
CRM-Migration 100.000 € 40.000 € 15.000 € 45.000 € (45%)
App-Entwicklung 80.000 € 35.000 € 20.000 € 25.000 € (31%)
IT-Security Audit 25.000 € 8.000 € 5.000 € 12.000 € (48%)

Sparten-DB (Strategisch)

Die Sparten-DB zeigt, welche Geschäftsbereiche profitabel sind:

\[DB_{Sparte} = \sum DB_{Projekte} - Kosten_{bereichsfix}\]
Sparte Σ DB Projekte Bereichsfix DB Sparte
Softwareentwicklung 180.000 € 60.000 € 120.000 €
Beratung 90.000 € 30.000 € 60.000 €

Portfolio-Optimierung

Wenn Projekte eine DB < 30% haben, prüfen Sie: - Sind die variablen Kosten zu hoch? (z.B. teure Lizenzen, Reisen) - Ist der Preis zu niedrig? (Preisfindung überdenken) - Wird zu viel unfakturierte Zeit investiert? (Zeiterfassung prüfen)

5. Anwendung in der IT-Beratung

Use Case 1: Make-or-Buy-Entscheidung

Soll eine Komponente selbst entwickelt oder gekauft werden?

Option Variable Kosten Fixkosten (Projekt) DB bei 50.000 € Umsatz
Make (Eigenentwicklung) 15.000 € (Entwickler) 10.000 € 25.000 € (50%)
Buy (Lizenzkauf) 35.000 € (Lizenz) 5.000 € 10.000 € (20%)

Entscheidung: Make, da DB höher (trotz höherer Fixkosten).

!!! warning "Fehlende Fixkosten im Make-or-Buy Wichtig: Bei Make werden oft die Fixkosten (Coaching, Projektmanagement) unterschätzt. Berücksichtigen Sie alle** Kosten!

Use Case 2: Projektpriorisierung

Welche Projekte soll der Berater bevorzugen?

Projekt Umsatz DB DB-Quote Aufwand (Tage) DB/Tag
A: Großprojekt 150.000 € 60.000 € 40% 100 600 €/Tag
B: Mittelprojekt 60.000 € 30.000 € 50% 30 1.000 €/Tag
C: Kleinprojekt 15.000 € 9.000 € 60% 10 900 €/Tag

Priorisierung: B > C > A (basierend auf DB/Tag – Effizienz!).

!!! tip "DB/Tag als Effizienz-KPI** Die DB pro Tag ist ein hervorragender KPI für die Kapazitätsplanung. Projekte mit hoher DB/Tag sollten priorisiert werden.

Use Case 3: Personalplanung

Wie viele Berater sind nötig, um die Fixkosten zu decken?

\[Benötigte Umsatz = \frac{Fixkosten}{DB-Quote_{durchschnitt}}\]
\[Benötigte Berater = \frac{Umsatz_{benötigt}}{Umsatz_{pro Berater}}\]

!!! example "Personalplanung** Fixkosten: 360.000 €/Jahr (30.000 €/Monat) Durchschnittliche DB-Quote: 50% Umsatz pro Berater: 180.000 €/Jahr

Benötigter Umsatz = 360.000 € / 0,50 = 720.000 €/Jahr
Benötigte Berater = 720.000 € / 180.000 € = **4 Berater**

6. Grenzen der Deckungsbeitragsrechnung

Kritische Aspekte

Problem Erklärung
Fix/Var-Trennung schwierig Manche Kosten sind nicht eindeutig zuordenbar (z.B. gemischte Server-Kosten)
Langfristige Sicht fehlt DB ist kurzfristig orientiert – Investitionen werden nicht abgebildet
Qualitätsaspekte ignoriert Ein Projekt kann hohe DB haben, aber die Kundenbeziehung schädigen
Strategische Projekte Pilotprojekte mit negativer DB können langfristig wichtig sein

!!! warning "Nicht alles auf DB reduzieren** Die DB-Rechnung ist ein wichtiges, aber nicht das einzige Controlling-Instrument. Strategische Aspekte (Marktposition, Qualitätsentwicklung, Kundenbindung) müssen ebenfalls berücksichtigt werden.

Zusammenfassung

Die Deckungsbeitragsrechnung ist das Herzstück des Controllings in der IT-Beratung:

  1. Einstufig: Zeigt DB pro Projekt – wichtig für operative Entscheidungen
  2. Mehrstufig: Zeigt DB nach hierarchischen Fixkosten – wichtig für strategische Entscheidungen
  3. Anwendungen:
  4. Make-or-Buy-Entscheidungen
  5. Projektpriorisierung
  6. Personalplanung
  7. Spartenanalyse

Der Schlüssel zur erfolgreichen Anwendung: Saubere Trennung von fixen und variablen Kosten und regelmäßige Analyse (mindestens monatlich). Wer die DB-Rechnung nicht kennt, fliegt blind – und verliert Geld.

Im nächsten Kapitel lernen Sie die Break-Even-Analyse kennen – sie zeigt, ab wann Sie profitabel werden.