Stundenverrechnungssatz
Der Stundenverrechnungssatz ist das Herzstück der IT-Beratungspreiskalkulation. Er bestimmt, ob Sie profitabel arbeiten oder Verluste erleiden. Ein falsch kalkulierter Stundensatz ist einer der Hauptgründe für Insolvenzen kleiner IT-Dienstleister.
Lernziele
- Fundierte Berechnung von Stundenverrechnungssätzen
- Netto-Arbeitszeit korrekt ermitteln
- Alle Kostenarten bei der Kalkulation berücksichtigen
1. Grundprinzip der Stundensatzberechnung
Die Kernformel
Dieser einfachen Formel liegt ein komplexes Verständnis der Kostenstruktur zugrunde. Nur wer alle Kosten und die tatsächliche fakturierbare Zeit berücksichtigt, kalkuliert realistisch.
Der Kalkulationsfehler Nr. 1
Viele kleine IT-Berater kalkulieren so: 80.000 € Jahresgehalt ÷ 2.000 Arbeitsstunden = 40 €/h. Das falsch! Der Realitätscheck: Ein professioneller Stundensatz liegt bei 120-200 €/h – die Differenz sind die vergessenen Kosten und die übersehene Nicht-Fakturier-Zeit.
2. Ermittlung der Jahresgesamtkosten
Personalkosten
Die Personalkosten machen meist 60-80% der Gesamtkosten aus.
| Position | Berechnung | Beispiel: Senior Developer |
|---|---|---|
| Bruttogehalt | Grundgehalt + variable Anteile | 75.000 € |
| + Arbeitgeber-Sozialabgaben | ca. 20% auf Brutto | +15.000 € |
| + Sonderzahlungen | Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld, Boni | +7.500 € (10%) |
| + Weihnachtsgeld | Falls nicht im Brutto enthalten | +2.500 € |
| + Versicherungen | BU, KV-Zusatz, PKV (Arbeitgeberanteil) | +1.500 € |
| = Personalkosten total | 101.500 € |
Netto-Arbeitgeber-Brutto-Verhältnis
Auf 1 € Bruttogehalt fallen ca. 1,35 € Personalkosten zu (inkl. Sozialabgaben und Sonderzahlungen).
Arbeitsplatzkosten
Jeder Arbeitsplatz verursacht fixe Kosten unabhängig von der geleisteten Arbeit:
| Kostenart | Jährlich pro Person |
|---|---|
| Notebook/Ausstattung (Abschreibung) | 1.500 - 2.500 € |
| Software-Lizenzen (IDE, Office, Tools) | 1.000 - 1.500 € |
| Arbeitsplatz (Miete inkl. Nebenkosten) | 2.000 - 4.000 € |
| Internet/Telefonie | 300 - 600 € |
| Summe Arbeitsplatzkosten | 4.800 - 8.600 € |
Fortbildungskosten
In der IT ist kontinuierliche Fortbildung essenziell:
| Art der Fortbildung | Kosten/Jahr |
|---|---|
| Online-Kurse (PluralSight, Udemy) | 500 - 1.000 € |
| Präsenz-Schulungen (2-3×/Jahr) | 3.000 - 6.000 € |
| Zertifizierungsprüfungen | 500 - 1.500 € |
| Konferenzen/Meetups | 500 - 2.000 € |
| Summe | 4.500 - 10.500 € |
!!! tip "Fortbildung als Investition** Fortbildungskosten sind keine Ausgaben, sondern Investitionen. Ein zertifizierter AWS-Architekt kann 150-200 €/h fakturieren – ohne Zertifizierung nur 120-150 €/h.
Gemeinkostenzuschlag
Dies ist der oft vergessene Teil. Jedes Unternehmen hat Gemeinkosten, die nicht direkt dem Berater zugerechnet werden können:
| Gemeinkostenart | Anteil am Personalkosten |
|---|---|
| Geschäftsführung / Management | 15-25% |
| Verwaltung (HR, Buchhaltung) | 8-12% |
| Marketing & Akquise | 5-10% |
| Rechtsberatung / Steuern | 3-5% |
| Miete (Bürofläche für Verwaltung) | 4-8% |
| IT-Infrastruktur (Server, Firewall) | 3-6% |
| Summe | 38-66% des Personalkostenbetrags |
!!! example "Gemeinkostenkalkulation** Bei Personalkosten von 101.500 € und einem Gemeinkostenzuschlag von 45%: $\(Gemeinkosten = 101.500 € × 0,45 = 45.675 €\)$
Wagnis- und Gewinnzuschlag
Kalkulatorische Wagnisse und Gewinn müssen ebenfalls eingepreist werden:
| Position | Anteil |
|---|---|
| Kalkulatorische Wagnisse (Ausfallrisiko) | 5-10% |
| Gewinnzuschlag (Unternehmerlohn, Eigenkapitalrendite) | 10-20% |
| Zusatz für Rücklagen (Investitionen, Schwankungen) | 5-10% |
| Summe | 20-40% auf Selbstkosten |
Kein Gewinn = keine Zukunftsfähigkeit
Wer ohne Gewinnzuschlag kalkuliert, investiert nicht in Wachstum, kann Krisen nicht überstehen und hat keine Rücklagen für teure Fortbildungen oder Maschinen.
Zusammenfassung: Jahresgesamtkosten
| Position | Wert (Beispiel) |
|---|---|
| Personalkosten total | 101.500 € |
| + Arbeitsplatzkosten | 6.000 € |
| + Fortbildung | 6.000 € |
| = Kosten vor Gemeinkosten | 113.500 € |
| + Gemeinkostenzuschlag (45%) | 51.075 € |
| = Selbstkosten | 164.575 € |
| + Wagnis- & Gewinnzuschlag (30%) | 49.373 € |
| = Jahresgesamtkosten | 213.948 € |
3. Ermittlung der fakturierten Arbeitszeit
Brutto- vs. Nettotage
Der entscheidende Fehler: Mit 260 Bruttotagen rechnen. Realistisch fakturiert werden nur Nettotage.
Detaillierte Berechnung
| Position | Tage | Anteil |
|---|---|---|
| Bruttotage (52 Wochen × 5 Tage) | 260 | 100% |
| - Feiertage (durchschnittlich) | -10 | 96% |
| = Werktage | 250 | |
| - Urlaub (gesetzlich + tariflich) | -25 | 90% |
| = Tage ohne Urlaub | 225 | |
| - Krankheit (Ø 5-8 Tage/Jahr) | -6 | 88% |
| = Anwesenheitstage | 219 | |
| - Fortbildung (Ø 3-5 Tage/Jahr) | -4 | 86% |
| = Arbeitstage total | 215 | |
| - Interne Verteilzeit (Ø 20-25%) | -43 | 80% |
| = Fakturiertage | 172 | |
| × 8 Stunden/Tag = 1.376 Stunden |
Verteilzeiten vergessen
Interne Verteilzeiten sind oft unterschätzt: - Team-Meetings - Administratives (Zeitbericht, Dokumentation) - Nicht-fakturierbare Akquise - Coaching / Mentoring - Wartezeiten (auf Kunden, Freigaben)
Realistisch: 20-25% der Arbeitszeit sind nicht direkt fakturierbar!
Effektiver Stundensatz
Mit den Zahlen aus dem Beispiel:
Ein professioneller Berater mit diesen Kosten sollte also mind. 156 €/h fakturieren – nicht 40 €/h!
4. Stufensätze nach Rollen
Rollenbasierte Stundensätze
In der Praxis werden verschiedene Rollen mit unterschiedlichen Sätzen fakturiert:
| Rolle | Basis-Personalkosten/Jahr | Netto-Stunden | Stundensatz (incl. 40% Aufschlag) |
|---|---|---|---|
| Junior Consultant | 70.000 € | 1.400 h | 70 €/h |
| Berater / Senior | 90.000 € | 1.350 h | 108 €/h |
| Senior Consultant / Lead | 110.000 € | 1.300 h | 139 €/h |
| Principal / Manager | 140.000 € | 1.200 h | 187 €/h |
| Partner | 200.000 € | 1.000 h | 280 €/h |
!!! tip "Satzdifferenzierung** Junior-Berater sind im Coaching durch Seniors „teurer“, als ihr Brutto-Stundensatz suggeriert. Deshalb darf der Junior-Satz nicht zu nah am Senior-Satz liegen – sonst werden Coaching-Aufwendungen nicht gedeckt.
Projektsatz bei gemischten Rollen
In einem Projekt kommen oft mehrere Rollen zum Einsatz:
Projekt-Beispiel
Ein CRM-Projekt mit 500 Stunden: - 100 h Junior (80 €/h): 8.000 € - 300 h Senior (120 €/h): 36.000 € - 100 h Principal (180 €/h): 18.000 € - Total: 62.000 ÷ 500 h = 124 €/h Durchschnitt
5. Markt-Orientierung der Stundensätze
Realistische Stundensätze am Markt
| Rolle | Marktsatz (kleine Berater) | Marktsatz (Systemintegratoren) | Marktsatz (Big Four) |
|---|---|---|---|
| Junior | 80-100 €/h | 100-130 €/h | 150-200 €/h |
| Berater | 120-160 €/h | 160-220 €/h | 250-350 €/h |
| Senior / Lead | 180-250 €/h | 250-350 €/h | 400-600 €/h |
| Principal / Partner | 250-400 €/h | 400-600 €/h | 800-1.500 €/h |
Positionierung wählen
Ein kleiner IT-Berater kann nicht die gleichen Sätze wie Accenture oder Deloitte verlangen. Aber: Wenn Ihre Kosten eine 150 €/h-Grenze erfordern, fakturieren Sie nicht 90 €/h nur „um den Kunden zu bekommen“ – das ist der Weg zur Insolvenz.
Wettbewerbsvorteile statt Preiskampf
Statt im Preiskampf zu konkurrieren, bieten Sie Mehrwert:
| Wettbewerbsvorteil | Beispiel |
|---|---|
| Schnelligkeit | „Wir liefern in 4 Wochen statt 3 Monaten“ |
| Expertise | „Zertifizierte Spezialisten für [Technologie]“ |
| Transparenz | „Fixed-Price mit transparenter Kalkulation“ |
| Flexibilität | „Wochenend-Einsätze verfügbar“ |
| Branchen-Know-how | „10 Jahre Erfahrung im [Bereich]“ |
6. Sonderfall: Fixpreis statt Time & Material
Fixpreis-Projekte
Bei Fixpreis-Projekten wird ein pauschaler Preis vereinbart. Die Kalkulation muss hier pessimistischer sein:
| Projektart | Risikozuschlag empfohlen |
|---|---|
| Wohldefinierte Standardprojekte | 20-30% |
| Neuentwicklungen | 40-60% |
| Integration Legacy-Systeme | 50-100% |
| Unklare Anforderungen | 100-150% |
Fixpreis-Verlustfalle
Viele Berater verkalkulieren Fixpreis-Projekte, weil sie zu optimistisch sind. Die Faustregel: Wenn Sie 50% Aufschlag nicht rechtfertigen können, bleiben Sie bei Time & Material.
7. Kontrolle der Kalkulation
Monats- / Quartals-Review
Prüfen Sie regelmäßig, ob Ihre Stundensätze realistisch sind:
| Metrik | Berechnung | Zielwert |
|---|---|---|
| Fakturierungsquote | fakturierte Stunden / Anwesenheitsstunden | >75% |
| Stundensatz realisiert | Umsatz / fakturierte Stunden | ≥ kalkulierter Satz |
| Deckungsbeitrag Projekt | Umsatz - variable Kosten | >30% auf Umsatz |
!!! tip "Satz anpassen** Wenn Sie über 3 Quartale feststellen, dass Ihr realisierter Stundensatz >15% unter dem kalkulierten liegt, müssen Sie entweder: - Die Preise erhöhen - Die Prozesse effizienter machen - Die Akquise-Qualität verbessern (bessere Projekte)
Zusammenfassung
Ein realistischer Stundenverrechnungssatz berücksichtigt:
- Alle Personalkosten (Brutto + Sozialabgaben + Sonderzahlungen)
- Arbeitsplatz- & Infrastrukturkosten
- Fortbildung (Investition, nicht Ausgabe)
- Gemeinkostenzuschlag (30-50% auf Personalkosten)
- Wagnis- und Gewinnzuschlag (20-40% auf Selbstkosten)
- Tatsächliche fakturierbare Zeit (ca. 1.400 h/Jahr, nicht 2.080 h!)
Der Schlüssel zum Erfolg: Nie unter den kalkulierten Preis gehen – auch nicht im Verdrängungswettbewerb. Ein professioneller Berater mit realistischer Kalkulation überlebt langfristig, ein Billiganbieter mit unrealistischen Preisen nicht.
Im nächsten Kapitel lernen Sie die Deckungsbeitragsrechnung kennen – ein wichtiges Controlling-Instrument zur Profitabilitätsanalyse.