Kalkulationsverfahren

Die Wahl des richtigen Kalkulationsverfahrens ist entscheidend für die Preisgestaltung in der IT-Beratung. Verschiedene Arten von Leistungen erfordern unterschiedliche Herangehensweisen – von der Zuschlagskalkulation für Produkte bis zur Dienstleistungskalkulation für Beratungsleistungen.

Lernziele

Drei Haupt-Kalkulationsverfahren anwenden
Gemeinkosten richtig zuordnen
Geeignete Verfahren für verschiedene IT-Leistungen auswählen

1. Grundlagen der Kalkulation

Kostenarten

Bevor Kalkulationsverfahren angewendet werden können, müssen Kostenarten unterschieden werden:

\[Kosten_{total} = Kosten_{einzel} + Kosten_{gemein}\]

Kostenart	Definition	Beispiele
Einzelkosten	Direkt einem Kostenträger zuordenbar	Lizenzen, Projekt-Reisekosten, externe Consultant-Honorare
Gemeinkosten	Nicht direkt zuordenbar, müssen verteilt werden	Miete, Verwaltung, Marketing, IT-Infrastruktur

Gemeinkosten-Verschwendung

Der häufigste Kalkulationsfehler in der IT: Vergessen der Gemeinkosten! Ein Berater mit 80.000 € Bruttogehalt verursacht inkl. Sozialabgaben, Arbeitsplatz und Gemeinkostenzuschlägen oft 120.000-140.000 € Gesamtkosten pro Jahr.

Verrechnungsprinzipien

Bei der Kalkulation werden Kosten über verschiedene Prinzipien verteilt:

Prinzip	Anwendung	Beispiel
Umlage (Ist)	Gemeinkosten nach tatsächlichem Anfall	Stromkosten verteilen nach kWh-Verbrauch
Schlüsselung (Plan)	Gemeinkosten nach Planwerten	Miete verteilen nach Mitarbeiterzahl
Zuschlagskalkulation	Prozentuale Aufschläge auf Einzelkosten	30% Gemeinkostenzuschlag auf Fertigungslöhne

2. Zuschlagskalkulation

Die Zuschlagskalkulation ist das klassische Verfahren für die Kostenermittlung von Produkten und Projekten.

Grundschema

\[Herstellkosten = Materialkosten + Fertigungskosten + Sondereinzelkosten$$ $$Selbstkosten = Herstellkosten + Verwaltungsgemeinkosten + Vertriebsgemeinkosten\]

Detailliertes Schema

Stufe	Kostenart	Beispiel: Software-Entwicklung
1.	Materialkosten	Server-Hardware, Lizenzen, Cloud-Ressourcen
2.	+ Fertigungslöhne	Gehälter Entwickler × Projektstunden
3.	+ Materialgemeinkosten	Lagerung, Beschaffung (ca. 5-10% Zuschlag)
4.	+ Fertigungsgemeinkosten	Leitungsaufwand, Team-Overhead (ca. 30-50%)
5.	= Herstellkosten	Basis für Preiskalkulation
6.	+ Verwaltungsgemeinkosten	Buchhaltung, HR, Management (ca. 15-25%)
7.	+ Vertriebsgemeinkosten	Marketing, Akquise, Sales (ca. 10-20%)
8.	= Selbstkosten	Kosten, die gedeckt sein müssen

Praxisbeispiel: Software-Projekt

Ein Software-Projekt verursacht: - Material (Lizenzen, Server): 5.000 € - Fertigungslöhne (3 Entwickler × 150h × 100 €/h): 45.000 € - Materialgemeinkosten (8%): 400 € - Fertigungsgemeinkosten (40%): 18.000 € - Herstellkosten: 68.400 € - Verwaltungsgemeinkosten (20%): 13.680 € - Vertriebsgemeinkosten (15%): 10.260 € - Selbstkosten: 92.340 €

Mit 20% Gewinnzuschlag: $$Netto-Verkaufspreis = 92.340 € × 1,20 = 110.808 €$$

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Transparente Kostenstruktur	Hoher Aufwand bei vielen Produkten
Gemeinkosten werden berücksichtigt	Veraltet bei ständigen Änderungen
Standardisiertes Verfahren	Ignoriert Marktpreise

3. Handelskalkulation

Die Handelskalkulation ist besonders relevant für IT-Berater, die Hardware oder Lizenzen verkaufen (Reselling).

Grundschema (Handelskalkulation)

\[Verkaufspreis = Einkaufspreis + Handelskosten + Gewinn + Skonto + Rabatt\]

Detaillierter Aufbau

\[Netto-Einkaufspreis \rightarrow Bezugspreiseinheiten \rightarrow\]

Stufe	Berechnung	Beispiel: Server-Hardware
1.	Listeneinkaufspreis	10.000 €
2.	- Liefererrabatt	-1.500 € (15%)
3.	- Skonto	-340 € (4% von 8.500 €)
4.	+ Bezugskosten	+200 € (Fracht, Zoll)
5.	= Einstandspreis	8.360 €
6.	+ Handlungskosten	+1.672 € (20%)
7.	+ Handlungsgewinn	+1.002 € (12%)
8.	= Barverkaufspreis	11.034 €
9.	+ Kundenskonto	+462 € (4% von 11.552 €)
10.	+ Kundenrabatt	+1.155 € (10%)
11.	= Listenverkaufspreis	12.651 €

Reselling-Marge verstehen

Die typische Marge im Hardware-Reselling liegt zwischen 10-20%. Im Software-Lizenzhandel sind 20-40% üblich. Ein Teil der Marge muss für Gewährleistung und Service zurückgelegt werden.

Vor- und Nachteile

Vorteile	Nachteile
Einfach und übersichtlich	Ignoriert Gemeinkosten der IT-Beratung
Marktübliche Kalkulation	Wenig flexibel bei Preisveränderungen
Transparente Margen	Nur für handelbare Güter geeignet

4. Dienstleistungskalkulation

Die Dienstleistungskalkulation ist das Standardverfahren für IT-Beratungsleistungen. Sie basiert auf Stundenverrechnungssätzen, die alle Kosten enthalten.

Grundansatz

\[Stundenverrechnungssatz = \frac{Jahreskosten_{gesamt}}{Netto-Arbeitsstunden_{jahr}}\]

Berechnungs-Schema

Jahresgesamtkosten ermitteln:

Kostenart	Berechnung	Beispiel: Senior Consultant
Bruttogehalt	Jahresbruttogehalt	80.000 €
+ Sozialabgaben	~20% (Arbeitgeberanteil)	+16.000 €
+ Sonderzahlungen	Urlaubsgeld, Weihnachtsgeld	+8.000 €
+ Arbeitsplatzkosten	Notebook, Software, Platz	+4.000 €
+ Fortbildung	Schulungen, Zertifizierungen	+2.000 €
+ Gemeinkostenzuschlag	Verwaltung, Marketing, Miete	+20.000 € (25% auf Personalkosten)
+ Wagniszuschlag	Ausfallrisiko, Gewinnerwartung	+10.000 €
= Jahresgesamtkosten		140.000 €

Netto-Arbeitszeit berechnen:

\[Netto-Arbeitsstunden = Bruttotage - Feiertage - Urlaub - Krankheit - Fortbildung - Verteilzeiten\]

Position	Tage
Bruttotage	260
- Feiertage	-10
- Urlaub	-25
- Krankheit (Ø)	-5
- Fortbildung	-5
- Interne Verteilzeiten (Ø 20%)	-43
= Nettotage	172
× 8 Stunden = 1.376 Stunden

Stundenverrechnungssatz berechnen:

\[Satz = \frac{140.000 €}{1.376 h} = 101,74 €/h \approx 102 €/h\]

Vergessene Verteilzeiten

Der häufigste Fehler: Mit 260 Tagen rechnen (ca. 2080 h). Faktisch fakturierbar sind nur ca. 1.400-1.500 h (67-72%). Wer dies ignoriert, kalkuliert 30% zu niedrig!

Stufensätze

In der Praxis werden oft Stufensätze nach Rollen verwendet:

Rolle	Stundenverrechnungssatz	Begründung
Junior Consultant	80-100 €/h	Niedrigere Personalkosten, Coaching-Aufwand
Berater / Senior	120-160 €/h	Erfahrung, Verantwortung
Principal / Manager	180-250 €/h	Strategische Expertise, Leitung
Partner	300-500 €/h	Höchste Verantwortung, Mandantenbindung

Mischkalkulation

In Projekten kommen oft mehrere Rollen zum Einsatz. Der effektive Projektsatz ergibt sich aus der gewichteten Mischung. $$Satz_{projekt} = \frac{\sum_{i} (Stunden_i × Satz_i)}{\sum_{i} Stunden_i}$$

5. Verfahrensauswahl in der Praxis

Entscheidungsmatrix

Situation	Empfohlenes Verfahren	Begründung
Produktentwicklung (Software, App)	Zuschlagskalkulation	Gemeinkostenanteil hoch
Hardware-Verkauf	Handelskalkulation	Marktüblich, transparent
Beratungsleistung	Dienstleistungskalkulation	Zeitbezogen, personalkostenintensiv
Mischprojekt (Software + Beratung)	Kombination	Getrennte Kalkulation pro Teil
Fixpreis-Auftrag	Zuschlags- + Risiko-Zuschlag	Pauschale Preisfindung nötig

Kombinierte Kalkulation (Mischprojekt)

Viele IT-Projekte umfassen mehrere Komponenten:

\[Gesamtpreis = Preis_{Software} + Preis_{Hardware} + Preis_{Beratung} + Preis_{Schulung}\]

!!! example "Komplexes Projekt Ein CRM-Projekt umfasst: - Software-Lizenz: 5.000 € (Handelskalkulation) - Server-Hardware: 15.000 € (Handelskalkulation) - Implementierung (500h × 140 €/h): 70.000 € (Dienstleistungskalkulation) - Schulung (3 Tage × 1.500 €): 4.500 € (Dienstleistungskalkulation) - Wartung (20% p.a.): 18.900 € laufend - Gesamtpreis: 113.400 €** einmalig + 18.900 €/Jahr

6. Sonderformen der Kalkulation

Prozesskostenrechnung (Activity Based Costing)

Die Prozesskostenrechnung wird eingesetzt, wenn Gemeinkostenanteile sehr hoch sind (typisch für IT-Abteilungen):

\[Prozesskosten = Kostentreiber_{anzahl} × Prozesskostensatz_{einheit}\]

Kostentreiber	Beispiele
Support-Tickets	Helpdesk, User-Support
Server-Instanzen	Cloud-Kosten, Lizenzierung
API-Calls	Integrationsdienste
Datenbank-Abfragen	Reporting, Analytics

Make-or-Buy-Entscheidung

Die Prozesskostenrechnung zeigt, ob interne IT-Services wettbewerbsfähig sind. Wenn interne Kosten > Marktpreis, wird Externalisierung („Buy“) attraktiv.

Target Costing (Rückwärtskalkulation)

Bei marktorientierter Preisgestaltung wird vom Ziel-Preis ausgehend kalkuliert:

\[Zielkosten = Marktpreis - Zielmarge\]

Das ist sinnvoll, wenn: - Der Preis marktbestimmt ist (z.B. Standardsoftware) - Sie Preiskämpfer sein wollen - Die Kosten nicht direkt steuerbar sind

Zusammenfassung

Die Kalkulation ist das Fundament der Angebotserstellung:

Zuschlagskalkulation: Für Produkte und komplexe Projekte
Handelskalkulation: Für Hardware- und Lizenzverkauf
Dienstleistungskalkulation: Für Beratungsleistungen auf Stundensatzbasis

Der Schlüssel zum Erfolg: Gemeinkosten nie vergessen! Ein realistischer Stundenverrechnungssatz muss alle Kostenanteile enthalten – nicht nur das Bruttogehalt.

Im nächsten Kapitel lernen Sie, wie Sie Stundenverrechnungssätze professionell berechnen.