Angebotsgrundlagen und rechtliche Aspekte

Das Angebot ist das zentrale Instrument der Akquisephase im IT-Beratungsprozess. Es transformiert abstrakte Kundenbedürfnisse in konkrete, rechtlich verbindliche Leistungszusagen und bildet die Grundlage für den späteren Projektauftrag.

Lernziele

Rechtliche Bindungswirkung von Angeboten verstehen
Professionelle Angebotsstruktur erstellen
Freizeichnungsklauseln richtig einsetzen

1. Das Angebot als rechtliches Instrument

Verbindliche Willenserklärung

Ein Angebot ist im rechtlichen Sinne eine empfangsbedürftige Willenserklärung, die den Kunden zum Vertragsschluss auffordert. Gemäß § 145 BGB ist der Antragende (Berater) grundsätzlich an sein Angebot gebunden, bis er es widerruft oder die Annahmefrist verstreicht.

Rechtliche Fallstricke

Ein ohne Freizeichnungsklausel versandtes Angebot ist verbindlich. Nehmen Sie es zurück, begehen Sie einen Vertragsbruch. Die Konsequenzen können Schadensersatzforderungen sein.

Befristung und Gültigkeitsdauer

Angesichts der Volatilität bei Hardwarepreisen und Lohnkosten sollten Angebote immer eine Gültigkeitsdauer enthalten:

\[Gültigkeitsdauer = \frac{Risiko_{Preisveränderung}}{Kapazität_{Planung}}\]

Typische Gültigkeitsdauern: - Software-Dienstleistungen: 3-6 Monate - Hardware-Komponenten: 4-8 Wochen - Komplexe Systemintegrationsprojekte: 3-4 Monate

Praxisbeispiel

Ein Angebot für eine Server-Migration ist 3 Monate gültig. Der Kunde unterzeichnet erst nach 4 Monaten. Der Berater kann ablehnen, da die Gültigkeit abgelaufen ist – oder neu kalkulieren (Hardwarepreise sind gestiegen).

Freizeichnungsklauseln

Um die rechtliche Bindung zu begrenzen, können Klauseln verwendet werden:

Klausel	Rechtsfolgen
„unverbindlich“	Keine Bindungswirkung
„freibleibend“	Einschränkung, aber nicht komplett bindungsfrei
„solange der Vorrat reicht“	Nur bei handelsüblichen Gütern
„Zwischenverkauf vorbehalten“	Schließt Vertragsschluss aus

Best Practice

Verwenden Sie bei Angeboten an Neukunden die Formulierung: „Dieses Angebot ist unverbindlich und freibleibend. Maßgeblich ist der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses gültige Preisstand.“

2. Struktur eines professionellen IT-Angebots

Formale Bestandteile

Ein professionelles Angebot muss folgende Elemente enthalten:

Element	Zweck
Anbieterkopf	Logo, Kontaktdaten, USt-IdNr.
Kundeninformationen	Unternehmen, Ansprechpartner, Projektbezug
Angebotsnummer	Eindeutige Referenz für Nachverfolgung
Datum und Gültigkeit	Zeitliche Einordnung
AGB-Verweis	Rechtsrahmen (§ 305 Abs. 2 BGB beachten!)

AGB-Pflicht

AGB müssen zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses zur Verfügung stehen. Ein bloßer Verweis reicht nicht – AGB müssen im Angebot enthalten oder verlinkt sein.

Inhaltliche Gliederung

Ein IT-Angebot gliedert sich logisch in folgende Abschnitte:

Management Summary

Das Executive Summary ist das wichtigste Dokument für Entscheidungsträger. Es fasst auf maximal einer Seite zusammen:

Nutzen für den Kunden (Business Value)
Investitionsvolumen
Realisierungszeitraum
Wesentliche Risiken

Leistungsbeschreibung (Pflichtenheft)

Die Leistungsbeschreibung muss prüfbar und eindeutig sein:

Leistungen: Was wird geliefert? (Software, Hardware, Dokumentation)
Nicht-Leistungen: Was ist explizit NICHT enthalten? (Abgrenzung!)
Meilensteine: Wann werden welche Teilleistungen erbracht?
Annahmekriterien: Wann gilt eine Leistung als erfolgreich erbracht?

SMART-Formulierung

Formulieren Sie Leistungen SMART: - Spezifisch (konkret, nicht vage) - Messbar (prüfbar) - Attraktiv (Nutzen für Kunden) - Realistisch (machbar) - Terminierbar (zeitlich fixiert)

Konditionen

Der Konditionenteil umfasst:

Preisstruktur: Festpreis, Time & Material, Meilenstein-abhängig
Zahlungsbedingungen: Anzahlungen, Skonto, Zahlungsziele
Liefer-/Leistungsfristen: Starttermin, Abgabetermin
Gewährleistung: Laufzeit, Reaktionszeiten

3. IT-spezifische Angebotsaspekte

Drei-Phasen-Modell

IT-Projekte bieten sich ideal in einem dreiphasigen Modell an:

graph LR
    A[Phase 1: Bedarfsanalyse/Concept] --> B[Phase 2: Implementierung]
    B --> C[Phase 3: Wartung/Betrieb]

Vorteile: - Trennung von Analyse und Realisierung (Kosten-Transparenz) - Möglichkeit, nach Phase 1 neu zu bewerten - Klare Abgrenzung von Projekt- und Betriebskosten

Optionale Zusatzleistungen

IT-Angebote enthalten oft optionale Leistungen, die kaufmännisch getrennt werden sollten:

Optionale Leistung	Kaufmännische Behandlung
Schulungen	Separat berechnen (auf Basis TN-Anzahl)
Dokumentationen	Inklusive, aber Umfang definieren
Support-Garantien	Separate SLA-Vereinbarung
Hotline	Service-Level-Vertrag (laufende Kosten)

Projekt vs. Betrieb

Klare Trennung ist essenziell für die Kalkulation: Projektkosten sind einmalig, Betriebskosten laufend. Vermischen beides führt zu unklaren Margen.

4. Vor- und Nachbereitung

Angebotserstellung

Vor der Angebotserstellung sollten folgende Schritte durchgeführt werden:

Bonitätsprüfung des Kunden (Schufa, Creditreform)
Kapazitätsprüfung (Verfügbarkeit interner Ressourcen)
Risikobewertung (Technische, zeitliche, rechtliche Risiken)
Kalkulation (Alle Kostenarten inkl. Wagnis)

Akquise-Kosten berücksichtigen

Die Kosten für die Angebotserstellung selbst (Meetings, Analysen, Vorstudien) müssen in den Preis einkalkuliert werden. Große Anbieter rechnen mit 10-15% Akquise-Anteil am Projektwert.

Angebotspresentation

Nach Absendung des Angebots ist ein Präsentationstermin empfehlenswert:

Ziel: Rückfragen klären, Zweifel ausräumen
Dauer: 60-90 Minuten
Teilnehmer: Entscheidungsträger + Technische Ansprechpartner
Outcome: Klärung der nächsten Schritte

5. Rechtliche Fallstricke vermeiden

Häufige Fehler

Fehler	Konsequenz
Keine Gültigkeitsdauer	Bindung über unbestimmte Zeit
Unklare Leistungsbeschreibung	Streit über Lieferumfang
Fehlende AGB-Verweise	Anwendung gesetzlicher Vorschriften
Keine Haftungsbeschränkung	Unbegrenztes Schadensersatzrisiko

Haftungsbeschränkungen

In der IT-Beratung sind Haftungsbeschränkungen üblich:

Haftungshöchstbetrag: Oft auf die Auftragssumme begrenzt
Haftungsausschluss: Für indirekte Schäden, entgangenen Gewinn
Gewährleistung: In der Regel 12 Monate (bei Software 6 Monate möglich)

Gewährleistung vs. Garantie

Gewährleistung ist gesetzlich (§ 439 BGB) – sie können nicht vollständig ausgeschlossen werden
Garantie ist freiwillig – Sie können sie gewähren oder nicht

Zusammenfassung

Ein professionelles IT-Angebot ist mehr als eine Preisaufstellung. Es ist:

Rechtssicher: Verbindliche Erklärung mit klaren Gültigkeitsfristen
Strukturiert: Management Summary → Leistung → Konditionen
Präzise: Klare Leistungsbeschreibung mit SMART-Formulierungen
Komplett: Alle relevanten Kosten und Optionen enthalten
Beraten: Kunden nutzen Sie als Expertenpartner

Das Fundament für ein erfolgreiches Angebot ist eine fundierte Kalkulation – Thema des nächsten Kapitels.