Übungen: Grob-Konzept-Entwicklung

Lernziele

In diesem Kapitel wenden Sie das Gelernte praktisch an: * Sie bereiten sich professionell auf Konzept-Präsentationen vor * Sie formulieren relevante Fragen für Management Summaries * Sie identifizieren geeignete Dokumentationsformen * Sie wenden die Methodik auf eine reale Fallstudie an

Fallstudie: SpeedMotion AG

Ausgangssituation

Die SpeedMotion AG ist ein international tätiges Unternehmen der Mobilitätsbranche. Im Rahmen der Digitalstrategie plant das Unternehmen die Entwicklung einer neuen Software zur Echtzeitüberwachung von Fahrzeugdaten.

Die Lösung soll: * In bestehende Systeme integriert werden * Perspektivisch auch externen Partnern angeboten werden

Projektumfang

Aufgrund fehlender interner Kapazitäten wurde ein externer IT-Consultant beauftragt: * Ein technisches Konzept zu erarbeiten * Das Konzept vorzustellen

Fokusgebiete

Im Zentrum stehen: 1. Systemarchitektur - Gesamtaufbau der Lösung 2. Schnittstellen zu Fahrzeug- und Backenddaten 3. Agiler Entwicklungsansatz - Iterative Vorgehensweise

Ziele

Eine Entscheidungsgrundlage für den Projektstart schaffen
Die Umsetzungsplanung mit dem Kunden abstimmen
Die Inhalte in einem Management Summary verdichten

Aufgabe 1: Erfolgsfaktoren Präsentation (12 Punkte)

Sie haben potenzielle Kunden zu einer eintägigen Veranstaltung mit Konzept-Präsentation und angegliederten Workshops eingeladen.

Aufgabe: Erläutern Sie vier Erfolgsfaktoren, die Sie im Zuge Ihrer persönlichen Vorbereitung auf diese Veranstaltung besonders fokussieren.

Hinweise zur Bearbeitung: * Die Präsentation ist das entscheidende Moment für den Projektabschluss * Es geht sowohl um die Vorbereitung der Inhalte als auch um die persönliche Vorbereitung * Berücksichtigen Sie die Besonderheiten einer eintägigen Veranstaltung mit Workshops * Die Erfolgsfaktoren sollten praxisnah und konkret formuliert sein

Musterlösung

Erfolgsfaktor 1: Zielgruppenanalyse und Anpassung (3 Punkte)

Beschreibung: Vor der Präsentation müssen Sie die Zielgruppe genau analysieren: * Wer wird anwesend sein? (C-Level, IT-Leiter, Entwickler, Fachbereich) * Welches Detaillierungsniveau ist angemessen? * Welche Entscheidungskompetenz haben die Teilnehmer?

Konkrete Maßnahmen: * Erstellen einer Teilnehmerliste mit Rollen * Anpassung der Präsentationssprache (Business vs. Technisch) * Vorbereitung auf erwartete Einwände je nach Zielgruppe * Bereitstellung unterschiedlicher Detaillierungsebenen (Foliensatz, Technical Appendix)

Warum entscheidend: Eine Präsentation, die nur auf technischem oder nur auf Business-Niveau kommuniziert, verliert die Hälfte des Publikums. Für SpeedMotion AG müssen Sie sowohl strategische Aspekte für das Management als auch technische Details für die IT-Abteilung vorbereiten.

Erfolgsfaktor 2: Inhaltliche Konsistenz und Nachvollziehbarkeit (3 Punkte)

Beschreibung: Alle Inhalte müssen logisch zusammenhängen und den roten Faden deutlich machen: * Konsistenz zwischen Präsentation, Handout und Workshop-Materialien * Klare Strukturierung nach dem Prinzip: Ausgangslage → Lösung → Nutzen * Nachvollziehbare Herleitung der Empfehlung

Konkrete Maßnahmen: * Prüfung aller Zahlen, Daten und Fakten auf Konsistenz * Sicherstellung, dass alle Varianten (A, B, C) in gleicher Tiefe behandelt werden * Erstellung eines roten Fadens auf max. 1 Seite für sich selbst * Vorbereitung einer "One-Pager"-Zusammenfassung für das Management * Bereitstellung von Detail-Dokumenten für Workshops

Warum entscheidend: Widersprüche in den Daten oder unklare Zusammenhänge zerstören sofort das Vertrauen. Bei SpeedMotion AG müssen Sie insbesondere die Aussagen zur Systemarchitektur, den Schnittstellen und dem agilen Ansatz konsistent darstellen.

Erfolgsfaktor 3: Proaktive Einwandbehandlung (3 Punkte)

Beschreibung: Antizipieren Sie mögliche Einwände und bereiten Sie fundierte Antworten vor: * Technische Bedenken (Sicherheit, Performance, Skalierbarkeit) * Finanzielle Risiken (Budgetüberschreitung, ROI) * Organisatorische Hürden (Ressourcen, Change Management) * Zeitliche Verzögerungen

Konkrete Maßnahmen: * Erstellung einer "Einwand-Matrix" mit typischen Fragen und Antworten * Vorbereitung von Daten und Fakten zur Untermauerung * Einbindung von Referenzprojekten und Best Practices * Vorbereitung von Szenarien (Was-wäre-wenn-Analysen) * Simulation kritischer Fragen mit Kollegen

Warum entscheidend: Wie Sie Einwände behandeln, zeigt Ihre fachliche Kompetenz und Professionalität. Bei SpeedMotion AG sind typische Einwände: "Ist Echtzeit-Überwachung überhaupt realistisch?", "Wie stellen wir sicher, dass die Lösung skaliert?", "Was passiert mit den Daten (DSGVO)?"

Erfolgsfaktor 4: Workshop-Vorbereitung und Moderation (3 Punkte)

Beschreibung: Da die Veranstaltung Workshops umfasst, müssen Sie diese intensiv vorbereiten: * Klare Zielsetzung für jeden Workshops * Strukturierte Agenda mit Zeitplan * Vorbereitung von Arbeitsmaterialien * Moderations-Kompetenz

Konkrete Maßnahmen: * Definition der Workshop-Ziele (z.B. "Validierung der Architektur", "Priorisierung von Features") * Erstellung von Arbeitsblättern und Checklisten * Vorab-Besprechung mit internen Stakeholdern * Vorbereitung von Visualisierungsmaterialien (Whiteboard, Flipchart) * Einplanung von Pufferzeiten für Diskussionen * Dokumentations-Vorbereitung (Fotos, Protokollvorlagen)

Warum entscheidend: Ein schlecht strukturierter Workshop wirkt unprofessionell und führt nicht zu Ergebnissen. Bei SpeedMotion AG könnten Workshops thematisieren: "Detailauslegung der Schnittstellen", "Validierung des agilen Ansatzes", "Definition von MVP-Funktionalitäten".

Aufgabe 2: Management Summary (4 Punkte)

Formulieren Sie vier W-Fragen, die bei der Erarbeitung des Management Summary relevant sind.

Hinweise zur Bearbeitung: * Ein Management Summary ist eine kompakte Zusammenfassung für Entscheidungsträger (max. 1-2 Seiten) * W-Fragen helfen, die wesentlichen Aspekte strukturiert zu erfassen * Die Fragen sollten auf die Fallstudie SpeedMotion AG anwendbar sein * Jede W-Frage sollte einen anderen Aspekt des Managements abdecken

Musterlösung

W-Frage 1: Was ist das Kernproblem? (1 Punkt)

Frageformulierung: "Was ist das Kernproblem, das gelöst werden soll, und welche strategische Relevanz hat es?"

Anwendung auf SpeedMotion AG: Das Kernproblem ist die fehlende Echtzeit-Überwachung von Fahrzeugdaten. Die strategische Relevanz liegt in: * Wettbewerbsvorteil durch datengestützte Mobilitätslösungen * Differenzierung im Markt durch innovative Services * Erschließung neuer Geschäftsfelder (externe Partner)

Bedeutung für Management Summary: Das Problem muss in einem Satz klar formuliert sein. Es ist der "Hook" für das Management, um das Thema einzuordnen.

W-Frage 2: Welche Lösung wird empfohlen und warum? (1 Punkt)

Frageformulierung: "Welche Lösungsalternative wird empfohlen und warum ist sie die beste Option?"

Anwendung auf SpeedMotion AG: Empfehlung: Eine Microservice-basierte Architektur mit: * Real-time Processing Engine für Fahrzeugdaten * Standardisierte REST/GraphQL-Schnittstellen * Cloud-basierte Infrastruktur mit Auto-Scaling * Agile Entwicklung mit 2-wöchigen Sprints

Begründung: * Maximale Flexibilität für Integrationen * Skalierbarkeit für zukünftiges Wachstum * Schneller Time-to-Market durch agilen Ansatz * Kosteneffizient durch Cloud-Nutzung

Bedeutung für Management Summary: Die Empfehlung muss prägnant und begründet sein. Alternativen (z.B. Monolith, On-Premise) werden kurz erwähnt, aber der Fokus liegt auf der favorisierten Lösung.

W-Frage 3: Was sind die Kosten und der Nutzen? (1 Punkt)

Frageformulierung: "Was sind die Investitionskosten, der prognostizierte Nutzen und der ROI?"

Anwendung auf SpeedMotion AG: * Investitionskosten: €350.000 (Entwicklung) + €50.000/Jahr (Infrastruktur) * Zeitrahmen: 9 Monate bis Go-Live * Erwarteter Nutzen: * Kosteneinsparung durch vorausschauende Wartung: €120.000/Jahr * Zusätzliche Einnahmen durch externe Partner: €80.000/Jahr * Wettbewerbsvorteil: nicht quantifizierbar * ROI: Nach 2 Jahren amortisiert (Break-even), danach €150.000/Jahr Profit * Amortisationsdauer: 24 Monate

Bedeutung für Management Summary: Zahlen müssen einfach, verständlich und konsistent sein. Das Management sieht sofort: Was kostet es, was bringt es, wann rechnet es sich?

W-Frage 4: Was sind die nächsten Schritte? (1 Punkt)

Frageformulierung: "Was ist der konkrete Handlungsbedarf und wann muss die Entscheidung getroffen werden?"

Anwendung auf SpeedMotion AG: * Entscheidungsfrist: Bis zum 31.03., um Ressourcen für Q2 zu sichern * Nächste Schritte nach GO-Entscheidung: 1. Woche 1-2: Finalisierung des Feinkonzepts 2. Woche 3-4: Ressourcenplanung und Team-Aufbau 3. Woche 5-6: Infrastruktur-Setup 4. Woche 7+: Start der agilen Entwicklung (Sprint 1) * Risiko bei Verzögerung: Verlust des Time-to-Market-Vorteils von 3 Monaten

Bedeutung für Management Summary: Das Management muss wissen: Was sollen wir jetzt tun? Wann müssen wir entscheiden? Was passiert, wenn wir warten?

Aufgabe 3: Dokumentationsformen (8 Punkte)

In der Phase der Grob-Konzepterstellung ist eine sorgfältige Dokumentation essenziell.

Aufgabe: Erläutern Sie zwei relevante Dokumentationsformen.

Hinweise zur Bearbeitung: * Wählen Sie zwei verschiedene Dokumentationsformen aus der Grob-Konzept-Entwicklung * Beschreiben Sie Zweck, Inhalt und Zielgruppe jeder Form * Beziehen Sie sich auf die Fallstudie SpeedMotion AG * Erklären Sie, warum diese Dokumentation wichtig ist

Musterlösung

Dokumentationsform 1: Konzept-Dokument (Technisches Konzept) (4 Punkte)

Zweck: Das technische Konzept beschreibt detailliert, wie die Lösung technisch umgesetzt wird. Es ist die zentrale Dokumentation für Entwickler, Architekten und technische Stakeholder.

Inhalt: 1. Systemarchitektur * High-Level-Architekturdiagramm (Komponenten, Schichten) * Technologiestack (Programmiersprachen, Frameworks, Datenbanken) * Integrationsarchitektur (Schnittstellen, APIs) * Deployment-Architektur (Cloud, On-Premise, Hybrid)

Datenmodell
Entities und Beziehungen
Datenflüsse (Data Flow Diagrams)
Datenhaltung (relational, NoSQL, Time-Series)
Schnittstellenspezifikation
REST/GraphQL API-Definitionen
Event-Streams (z.B. Kafka, MQTT)
Authentifizierung und Autorisierung
Sicherheitskonzept
Verschlüsselung (at rest, in transit)
IAM (Identity and Access Management)
Compliance-Anforderungen (DSGVO, ISO 27001)
Skalierungs- und Performance-Konzept
Load Balancing
Caching-Strategien
Auto-Scaling-Konfiguration

Zielgruppe: * Entwickler und Architekten (für Implementierung) * IT-Leiter (für Technologie-Entscheidungen) * Security-Team (für Risikoanalyse) * DevOps-Team (für Deployment und Operations)

Anwendung auf SpeedMotion AG: Das technische Konzept für SpeedMotion AG würde beschreiben: * Microservice für Fahrzeugdaten-Aufnahme (MQTT-basiert) * Time-Series-Datenbank für Echtzeit-Daten * API-Gateway für Partner-Integration * Real-time Processing Engine für Analysen * Cloud-Infrastruktur (z.B. AWS oder Azure)

Warum wichtig: Ohne technisches Konzept gibt es keine klare Implementierungsgrundlage. Es vermeidet Missverständnisse, dient als Referenz und schafft Konsens über die technische Lösung.

Dokumentationsform 2: Entscheidungsprotokoll (Decision Record) (4 Punkte)

Zweck: Das Entscheidungsprotokoll dokumentiert formal die Managemententscheidung über das Grob-Konzept. Es dient dem rechtlichen Schutz, der organisatorischen Transparenz und als Grundlage für die Projektumsetzung.

Inhalt: 1. Metadaten * Dokument-ID und Version * Erstellungsdatum * Betreffendes Projekt (SpeedMotion AG - Echtzeit-Überwachung) * Verfasser (IT-Consultant)

Ausgangslage
Kurzbeschreibung des Problems
Warum ist eine Entscheidung notwendig?
Dringlichkeit und Zeitrahmen
Bewertete Alternativen
Beschreibung der Varianten (z.B. Variante A: Cloud-First, Variante B: On-Premise)
Bewertungsergebnisse (Nutzwertanalyse, Kosten-Nutzen)
Vor- und Nachteile jeder Variante
Entscheidungsgrundlage
Genutzte Methoden (z.B. NWA mit 6 Kriterien)
Gewichtungen und Scores
Einbezogene Stakeholder
Entscheidung
Gewählte Variante
Begründung (Warum diese Variante?)
Bedingungen und Einschränkungen
Wirtschaftlichkeitsbetrachtung
Investitionsvolumen
Prognostizierte Kosten (CapEx, OpEx)
Erwarteter ROI und Amortisationsdauer
Risikoanalyse
Identifizierte Risiken
Risiko-Maßnahmen
Contingency-Plan
Genehmigung
Genehmigungsdatum
Name und Rolle des Genehmigers (z.B. CEO, CIO)
Unterschrift (oder elektronische Signatur)
Gültigkeitsdauer der Entscheidung

Zielgruppe: * Management und C-Level (Entscheider) * Projektleiter (für Umsetzung) * Controlling (für Budgetverfolgung) * Rechtsabteilung (für Dokumentationspflichten)

Anwendung auf SpeedMotion AG: Das Entscheidungsprotokoll für SpeedMotion AG würde dokumentieren: * Entscheidung für Cloud-basierte Microservice-Architektur (Variante B) * Investitionsvolumen: €350.000 * ROI-Prognose: 2 Jahre * Risiken: Vendor Lock-in, Datensicherheit * Genehmigung durch CEO am 15.02.2026

Warum wichtig: * Rechtlicher Schutz: Nachweis der unternehmerischen Sorgfaltspflicht * Transparenz: Alle Stakeholder sehen die gleiche Informationsbasis * Klarheit: Keine Diskussionen mehr über die getroffene Entscheidung * Ressourcenverpflichtung: Budget wird freigegeben * Projektstart: Formale Grundlage für die Projektinitiierung

Praxis-Tipps

Vorbereitung auf reale Projekte

Aufgabe 1: Erstellen Sie vor wichtigen Präsentationen immer eine Checkliste mit allen Erfolgsfaktoren
Aufgabe 2: Nutzen Sie W-Fragen als Strukturhilfe für alle Management-Summaries
Aufgabe 3: Dokumentieren Sie alle Entscheidungen formal – auch wenn es "nur" eine kleine Entscheidung ist

Typische Fehler

Nur auf das Konzept fokussieren: Die persönliche Vorbereitung wird vernachlässigt
W-Fragen zu vage: "Was ist das Ziel?" ist besser als "Was?"
Dokumentation nachträglich: Dokumentieren Sie während des Prozesses, nicht am Ende
Keine Zielgruppenorientierung: Ein Technisches Konzept ist kein Management Summary

Zusammenfassung

Die Übungen zur Grob-Konzept-Entwicklung verdeutlichen, dass die methodische Vorgehensweise nur der eine Teil ist. Ebenso wichtig sind:

Persönliche Vorbereitung auf Präsentationen und Workshops
Strukturierte Kommunikation (z.B. durch W-Fragen) mit dem Management
Professionelle Dokumentation von Konzepten und Entscheidungen

Für angehende IT-Berater bedeutet dies: Neben dem fachlichen Know-how müssen Sie auch Kommunikations- und Präsentationskompetenz entwickeln. Der beste Fall: Das Grob-Konzept ist fachlich brillant, die Präsentation überzeugend, die Dokumentation lückenlos.

Bei der SpeedMotion AG haben Sie gesehen, wie alle Aspekte zusammenhängen: * Das technische Konzept muss präsentiert werden → Erfolgsfaktoren (Aufgabe 1) * Das Management muss entscheiden → Management Summary mit W-Fragen (Aufgabe 2) * Die Entscheidung muss dokumentiert werden → Entscheidungsprotokoll (Aufgabe 3)

Üben Sie diese Methodik regelmäßig! Nur durch Anwendung wird aus Theorie Praxis.