Kapitel 7: Entscheidungsprotokoll

Lernziele

Nach diesem Kapitel können Sie: * Ein professionelles Entscheidungsprotokoll erstellen * Entscheidungen dokumentarisch nachvollziehbar machen * Die rechtlichen Anforderungen an Dokumentation erfüllen * Entscheidungsgrundlagen und Alternativen bewerten

1. Bedeutung des Entscheidungsprotokolls

Ein Entscheidungsprotokoll ist das amtliche Dokument, das eine Management-Entscheidung dokumentiert. Es ist mehr als eine Notiz – es ist die rechtliche und organisatorische Grundlage für die Umsetzung von Projekten.

Zweck und Nutzen

Rechtliche Aspekte: - Nachweis der unternehmerischen Sorgfaltspflicht (Business Judgement Rule) - Dokumentation der Entscheidungskompetenz - Schutz bei Haftungsfragen und internen Audits

Organisatorische Aspekte: - Nachvollziehbarkeit für Stakeholder - Basis für Projektstart und Ressourcenzuweisung - Referenz für spätere Reviews und Lessons Learned

Kommunikative Aspekte: - Transparente Kommunikation der Entscheidung - Einbindung aller betroffenen Parteien - Vermeidung von Missverständnissen

Dokumentationspflicht

Investitionsentscheidungen über 50.000 € sind in den meisten DAX-30-Unternehmen dokumentationspflichtig. Fehlende Dokumentation kann im Haftungsfall problematisch sein.

2. Struktur eines Entscheidungsprotokolls

Ein Entscheidungsprotokoll muss vollständig, präzise und nachvollziehbar sein. Die folgende Struktur hat sich bewährt.

Grundstruktur

graph TB
    A[1. Kopfdaten] --> B[2. Ausgangslage]
    B --> C[3. Entscheidungsvorlage]
    C --> D[4. Alternativenbewertung]
    D --> E[5. Risikobetrachtung]
    E --> F[6. Wirtschaftlichkeit]
    F --> G[7. Entscheidung]
    G --> H[8. Anhänge]

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    style B fill:#90caf9
    style C fill:#90caf9
    style D fill:#bbdefb
    style E fill:#bbdefb
    style F fill:#90caf9
    style G fill:#42a5f5
    style H fill:#e3f2fd

Inhalt im Detail

1. Kopfdaten

Pflichtangaben: - Dokumententitel - Dokumentennummer (bei Versionierung) - Datum der Erstellung - Verantwortliche Person / Abteilung - Genehmigende Instanz (z.B. Geschäftsführung) - Status (Entwurf / zur Genehmigung / genehmigt)

Optional: - Projektcode - Kostenstelle - Dringlichkeit (Hoch / Mittel / Niedrig)

2. Ausgangslage

Ist-Zustand beschreiben
Problemstellung identifizieren
Notwendigkeit der Entscheidung begründen
Rahmenbedingungen und Einflussfaktoren

3. Entscheidungsvorlage

Konkrete Handlungsoption(en) formulieren
Ziele definieren (SMART)
Erwartetes Ergebnis beschreiben
Umsetzungszeitraum angeben

4. Alternativenbewertung

Mindestens 2-3 Alternativen darstellen
Jede Alternative mit Kriterien bewerten
Vor- und Nachteile benennen
Begründung für die gewählte Option

5. Risikobetrachtung

Identifizierte Risiken auflisten
Wahrscheinlichkeit und Auswirkung bewerten
Maßnahmen zur Risikominderung beschreiben
Residualrisiko benennen

6. Wirtschaftlichkeit

Investitionsvolumen (Einmal- und laufende Kosten)
ROI / Amortisationsdauer
Kosten-Nutzen-Analyse
Finanzierung (falls relevant)

7. Entscheidung

Entscheidungsergebnis (GO / NO-GO / BEDINGT)
Genehmigungsdatum
Genehmigende Personen (mit Unterschrift oder elektronischer Genehmigung)
Gültigkeitsdauer der Entscheidung
Bedingte Genehmigungen (falls zutreffend)

8. Anhänge

Vollständiges Grobkonzept
Wirtschaftlichkeitsberechnung (detailliert)
Risikomatrix
Angebote (bei Make-vs-Buy-Entscheidungen)
Genehmigungs-Unterlagen (z.B. Protokolle)

3. Vorlage: Entscheidungsprotokoll

Hier ist eine umfassende Vorlage, die Sie adaptieren können.

ENTSCHEIDUNGSPROTOKOLL

Feld	Inhalt
Titel	[Projektname / Entscheidungsthema]
Dokument-Nr.	ED-2026-001
Datum	[TT.MM.JJJJ]
Erstellt von	[Name, Position]
Genehmigt von	[Name, Position]
Kostenstelle	[Kostenstellennummer]
Status	Genehmigt / Entwurf / Zurückgestellt

1. AUSGANGSLAGE

Ist-Zustand: [Beschreibung des aktuellen Zustands]

Problemstellung: [Welches Problem wird gelöst? Warum ist Handeln erforderlich?]

Rahmenbedingungen: - Budgetverfügbarkeit: [Ja / Nein / Teilweise] - Zeithorizont: [Zeitraum] - Ressourcen: [Personen, Infrastruktur] - Abhängigkeiten: [Andere Projekte, Genehmigungen]

2. ENTSCHEIDUNGSVORLAGE

Handlungsoption: [Beschreibung der vorgeschlagenen Lösung]

Ziele: 1. [Ziel 1 - messbar, relevant, terminiert] 2. [Ziel 2] 3. [Ziel 3]

Erwartetes Ergebnis: [Was soll erreicht werden? Wie sieht Erfolg aus?]

Umsetzungszeitraum: [Startdatum] bis [Enddatum]

3. ALTERNATIVENBEWERTUNG

Alternative	Beschreibung	Kosten	Zeit	Nutzen	Bewertung
A	[Name der Alternative A]	[€]	[Monate]	[Beschreibung]	[1-10]
B	[Name der Alternative B]	[€]	[Monate]	[Beschreibung]	[1-10]
C	[Name der Alternative C]	[€]	[Monate]	[Beschreibung]	[1-10]

Begründung für gewählte Alternative: [Warum wurde Alternative A gewählt? Welche Kriterien waren ausschlaggebend?]

4. RISIKOBETRACHTUNG

Risiko	Wahrscheinlichkeit	Auswirkung	Maßnahme	Verbleibendes Risiko
[Risiko 1]	[Hoch/Mittel/Niedrig]	[Hoch/Mittel/Niedrig]	[Maßnahme]	[Hoch/Mittel/Niedrig]
[Risiko 2]	[Hoch/Mittel/Niedrig]	[Hoch/Mittel/Niedrig]	[Maßnahme]	[Hoch/Mittel/Niedrig]

Gesamtbewertung der Risiken: [Summarische Einschätzung des Risikolevels]

5. WIRTSCHAFTLICHKEIT

Investitionsvolumen:

Kostenart	Betrag	Bemerkung
Einmalkosten	[€]	[Details]
Laufende Kosten (Jahr 1)	[€]	[Details]
Laufende Kosten (Jahre 2-5)	[€] p.a.	[Details]
Gesamtinvestition (5 Jahre)	[€]

Erwarteter Nutzen:

Nutzenart	Betrag	Bemerkung
Kostensenkung	[€] p.a.	[Details]
Umsatzsteigerung	[€] p.a.	[Details]
Qualitätsverbesserung	[€] p.a.	[Details]
Gesamtnutzen (5 Jahre)	[€]

ROI-Prognose: - ROI nach 5 Jahren: [X]% - Amortisationsdauer: [X] Monate - Net Present Value (NPV): [€]

6. ENTSCHEIDUNG

Ergebnis: ☐ GO (Projekt wird umgesetzt) ☐ NO-GO (Projekt wird nicht umgesetzt) ☐ BEDINGT (Projekt wird unter folgenden Bedingungen umgesetzt:) [Bedingungen auflisten]

Genehmigungsdatum: [TT.MM.JJJJ]

Genehmigt von:

Name: ___ Position: __ Unterschrift: ____ Datum: _______

Gültigkeit: [Gültig bis: TT.MM.JJJJ / Unbefristet]

7. NÄCHSTE SCHRITTE

Schritt	Verantwortlich	Termin	Status
[Schritt 1]	[Name]	[Datum]	[Offen/Erledigt]
[Schritt 2]	[Name]	[Datum]	[Offen/Erledigt]
[Schritt 3]	[Name]	[Datum]	[Offen/Erledigt]

8. ANHÄNGE

Vollständiges Grobkonzept
Detaillierte Wirtschaftlichkeitsberechnung
Risikomatrix (detailliert)
Angebote und Verträge (falls zutreffend)
Protokolle der Entscheidungsgremien

4. Praxisbeispiel: Entscheidungsprotokoll

Hier ist ein konkretes Beispiel für eine IT-Investitionsentscheidung.

ENTSCHEIDUNGSPROTOKOLL - E-Commerce-Plattform-Replatforming

Feld	Inhalt
Titel	E-Commerce-Plattform Replatforming (Legacy zu Shopify Plus)
Dokument-Nr.	ED-2026-0142
Datum	15.01.2026
Erstellt von	Thomas Müller, Head of E-Commerce
Genehmigt von	Maria Schmidt, CIO
Kostenstelle	KS-450-10
Status	Genehmigt

1. AUSGANGSLAGE

Ist-Zustand: Die aktuelle E-Commerce-Plattform basiert auf einem 8 Jahre alten Custom-System. Wartungskosten betragen 150.000 € p.a., Performance ist suboptimal (Ladezeit 4,2s vs. Branchendurchschnitt 2,5s), Feature-Updates nehmen 3-4 Monate in Anspruch. Conversion Rate liegt bei 1,8%, unter Branchenmittel von 2,5%.

Problemstellung: - Hohe Wartungskosten und technische Schulden - Langsame Time-to-Market für neue Features - Mangelnde Skalierbarkeit für Wachstum (aktuell 8.000 Bestellungen/Monat, Ziel: 20.000) - Mobile-Performance unbefriedigend (Conversion Rate 1,2% auf Mobile)

Rahmenbedingungen: - Budgetverfügbarkeit: 350.000 € (Capital Expenditure) + 120.000 € (Operating Expenditure) - Zeithorizont: Go-Live bis Q4 2026 - Ressourcen: Internes E-Commerce-Team (3 Personen) + externe Integrationsagentur - Abhängigkeiten: ERP-Integration muss parallel erfolgen

2. ENTSCHEIDUNGSVORLAGE

Handlungsoption: Migration der E-Commerce-Plattform zu Shopify Plus mit: - Standard-E-Commerce-Funktionalität - Custom-Theme für Corporate Identity - Integration in bestehendes ERP (Microsoft Dynamics) - Migration von 12.500 Produkten und 45.000 Kunden

Ziele: 1. Reduzierung der Ladezeit auf < 2,5s (Core Web Vitals) 2. Steigerung der Conversion Rate auf 2,5% (+39%) 3. Senkung der Wartungskosten um 60% auf 60.000 € p.a. 4. Time-to-Market für neue Features auf < 2 Wochen

Erwartetes Ergebnis: Umsatzsteigerung von 2,5 Mio. € auf 3,4 Mio. € (36% Wachstum) durch bessere Performance, höhere Conversion Rate und skalierbare Plattform. Gesamteinsparungen 90.000 € p.a. (Wartung) + 120.000 € p.a. (Prozesseffizienz).

Umsetzungszeitraum: April 2026 bis November 2026 (8 Monate)

3. ALTERNATIVENBEWERTUNG

Alternative	Beschreibung	Kosten	Zeit	Nutzen	Bewertung
A	Migration zu Shopify Plus	470.000 €	8 Monate	Skalierbar, schnell, hohe Community	9/10
B	Refactoring Legacy-System	620.000 €	14 Monate	Maximale Kontrolle, aber langsam	5/10
C	Magento Commerce	540.000 €	10 Monate	Mächtig, aber komplex	6/10

Begründung für gewählte Alternative: Shopify Plus bietet das beste Verhältnis aus Funktionalität, Skalierbarkeit und Kosten. Hosting, Security und Updates werden von Shopify übernommen, reduziert internen Aufwand. Starke App-Community beschleunigt Feature-Entwicklung. Refactoring wäre zu teuer und zeitaufwendig, Magento zu komplex für 8-köpfiges E-Commerce-Team.

4. RISIKOBETRACHTUNG

Risiko	Wahrscheinlichkeit	Auswirkung	Maßnahme	Verbleibendes Risiko
Datenverlust bei Migration	Niedrig (5%)	Kritisch	Mehrfache Backups, Testmigrationen	Niedrig
Umsatzeinbruch während Downtime	Mittel (20%)	Hoch	Staging-Test, Phasenweiser Rollout	Mittel
Akzeptanz bei internen Teams	Mittel (30%)	Mittel	Schulungsprogramm, Change Agents	Niedrig
Budgetüberschreitung	Niedrig (15%)	Mittel	20% Puffer, Fix-Price-Verträge	Niedrig
Integrationsprobleme ERP	Niedrig (10%)	Mittel	API-Tests vor Go-Live, Fallback	Niedrig

Gesamtbewertung der Risiken: Akzeptables Gesamtrisiko. Alle identifizierten Risiken sind mitigierbar mit definierten Maßnahmen. Projekt ist machbar unter den Rahmenbedingungen.

5. WIRTSCHAFTLICHKEIT

Investitionsvolumen:

Kostenart	Betrag	Bemerkung
Shopify Plus Lizenzen (3 Jahre)	180.000 €	2.000 € p.m.
Implementierung (Integrationsagentur)	220.000 €	Fix-Price, Meilensteine
Custom-Theme & Integration (Intern)	50.000 €	2 Entwickler, 3 Monate
Training & Change Management	20.000 €	Externe Trainer
Gesamtinvestition (3 Jahre)	470.000 €

Erwarteter Nutzen:

Nutzenart	Betrag	Bemerkung
Umsatzsteigerung (+36%)	+900.000 € p.a.	3,4 Mio. € - 2,5 Mio. €
Kostensenkung Wartung	-90.000 € p.a.	150k € → 60k €
Prozessoptimierung	-120.000 € p.a.	Automatisierung
Gesamtnutzen (3 Jahre)	+3.330.000 €

ROI-Prognose: - ROI nach 3 Jahren: 608% - Amortisationsdauer: 6 Monate nach Go-Live - Net Present Value (5 Jahre, 8% Diskontierung): +2.850.000 €

6. ENTSCHEIDUNG

Ergebnis: ☑ GO (Projekt wird umgesetzt)

Genehmigungsdatum: 15.01.2026

Genehmigt von:

Name: Maria Schmidt Position: CIO Unterschrift: [Unterschrift] Datum: 15.01.2026

Name: Thomas Müller Position: Head of E-Commerce Unterschrift: [Unterschrift] Datum: 15.01.2026

Gültigkeit: Unbefristet

7. NÄCHSTE SCHRITTE

Schritt	Verantwortlich	Termin	Status
Vertragsunterzeichnung Integrationsagentur	Thomas Müller	31.01.2026	Offen
Finalisierung Anforderungskatalog	Sarah Klein	07.02.2026	Offen
Kick-off Projektmeeting	Thomas Müller	15.02.2026	Offen
Start Konzeptionsphase	Integrationsagentur	22.02.2026	Offen
Regelmäßige Status-Updates (2-wöchentlich)	Alle	ab 22.02.2026	Offen

8. ANHÄNGE

Vollständiges Grobkonzept (Anhang A)
Detaillierte Wirtschaftlichkeitsberechnung (Anhang B)
Risikomatrix (Anhang C)
Angebot Integrationsagentur (Anhang D)
Protokoll der Geschäftsführungssitzung vom 15.01.2026 (Anhang E)

5. Best Practices

Dokumentationsqualität

Qualitätskriterien

Vollständigigkeit: Alle relevanten Informationen enthalten
Konsistenz: Keine Widersprüche zwischen Dokumentteilen
Nachvollziehbarkeit: Begründungen sind logisch und transparent
Aktualität: Informationen sind aktuell und nicht veraltet
Lesbarkeit: Strukturiert, gut formatiert, verständlich

Genehmigungsprozess

graph LR
    A[Entwurf] --> B[Review durch Stakeholder]
    B --> C[Revision]
    C --> D[Zur Genehmigung]
    D --> E{Genehmigung?}
    E -->|Ja| F[Genehmigt]
    E -->|Nein| B
    F --> G[Archivierung]

    style A fill:#fff3e0
    style B fill:#ffe0b2
    style C fill:#ffe0b2
    style D fill:#ffcc80
    style E fill:#ffb74d
    style F fill:#4caf50
    style G fill:#c8e6c9

Empfehlung: - Elektronische Genehmigung mit Audit-Trail (z.B. DocuSign, SharePoint) - Einhaltung der 4-Augen-Prinzip bei Investitionen > 100.000 € - Regelmäßige Reviews bei langlaufenden Projekten (alle 6-12 Monate)

Zusammenfassung

Ein Entscheidungsprotokoll ist die formelle Dokumentation einer Managemententscheidung. Es muss vollständig, nachvollziehbar und rechtssicher sein.

Kernpunkte: - Struktur: Kopfdaten → Ausgangslage → Vorlage → Alternativen → Risiken → Wirtschaftlichkeit → Entscheidung → Anhänge - Relevanz: Rechtlicher Schutz, organisatorische Grundlage, Kommunikationsbasis - Qualität: Vollständig, konsistent, nachvollziehbar, aktuell - Genehmigung: Klare Zuständigkeiten, Audit-Trail, Archivierung - Lebendes Dokument: Bei Änderungen aktualisieren und neu genehmigen

Ein gut dokumentiertes Entscheidungsprotokoll schützt Unternehmen, schafft Klarheit und bildet die Grundlage für erfolgreiche Projektumsetzung.