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3. Kriterienfilter und Muss-Kriterien

Lernziele

Nach diesem Kapitel können Sie: * Muss-Kriterien von Kann-Kriterien unterscheiden * Kriterienfilter methodisch anwenden * Die Kombination von Kriterienfilter und Nutzwertanalyse verstehen * Ressourceneffiziente Entscheidungsvorbereitung durchführen

3.1 Grundlagen des Kriterienfilters

Der Kriterienfilter ist ein Vorselektionsinstrument, das Lösungsalternativen basierend auf zwingenden Anforderungen ausschließt. Er ist die "Türsteher"-Methode vor der eigentlichen Nutzwertanalyse.

Definition: Muss-Kriterien vs. Kann-Kriterien

Typ Definition Konsequenz bei Nichterfüllung Beispiel
Muss-Kriterium Zwingend zu erfüllende Anforderung Sofortiger Ausschluss der Alternative DSGVO-Konformität, Budgetobergrenze
Kann-Kriterium Wünschenswerte Eigenschaft Abzug in der NWA, aber kein Ausschluss Benutzerfreundlichkeit, zusätzliche Features
Wunsch-Kriterium Nice-to-have Geringe Gewichtung in NWA Erweiterte Reporting-Funktionen

Die 70/30-Regel

Erfahrungsgemäß entfallen etwa 70% der Anforderungen auf Kann-Kriterien, aber nur 30% auf Muss-Kriterien. Dennoch sind die 30% entscheidend: Nichterfüllung eines Muss-Kriteriums ist ein Show-Stopper, auch wenn alle Kann-Kriterien perfekt erfüllt werden.

3.2 Funktionsweise des Kriterienfilters

Prozessablauf

graph TD
    A[Anforderungserhebung] --> B[Klassifizierung<br/>Muss vs. Kann]
    B --> C[Muss-Kriterium-Prüfung]
    C --> D{Alle Muss<br/>erfüllt?}
    D -->|Nein| E[Ausschluss]
    D -->|Ja| F[Kann-Kriterium-Prüfung<br/>(NWA)]
    E --> G[Zeitersparnis für NWA]
    F --> G
    G --> H[Effiziente Entscheidung]

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    style B fill:#bbdefb,stroke:#2196f3
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    style D fill:#64b5f6,stroke:#2196f3
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    style F fill:#42a5f5,stroke:#2196f3
    style G fill:#2196f3,stroke:#2196f3,color:#fff
    style H fill:#1565c0,stroke:#2196f3,color:#fff

Vorgehensweise im Detail

  1. Anforderungserhebung: Alle Anforderungen werden gesammelt
  2. Klassifizierung: Jede Anforderung wird als Muss oder Kann klassifiziert
  3. Muss-Kriterium-Prüfung: Jede Alternative wird auf Muss-Kriterien geprüft
  4. Entscheidung: Alternativen ohne Muss-Erfüllung werden sofort ausgeschlossen
  5. NWA-Vorbereitung: Die verbleibenden Alternativen werden in der NWA detailliert bewertet

Beispiel: Auswahl eines Projektmanagement-Tools

Ein Unternehmen prüft 5 Projektmanagement-Tools. Es werden 20 Anforderungen definiert, davon 6 Muss-Kriterien (z.B. API-Schnittstelle, SSO-Unterstützung, <50€/Benutzer/Monat, GDPR-konform, <5 Tage Implementierung, On-Premises-Option).

Ergebnis des Kriterienfilters: - Tool A: Erfüllt 5/6 Muss-Kriterien (API fehlt) → Ausschluss - Tool B: Erfüllt 6/6 Muss-Kriterien → weiter zur NWA - Tool C: Erfüllt 4/6 Muss-Kriterien (On-Premises fehlt, Budget überschritten) → Ausschluss - Tool D: Erfüllt 5/6 Muss-Kriterien (SSO fehlt) → Ausschluss - Tool E: Erfüllt 6/6 Muss-Kriterien → weiter zur NWA

Zeitersparnis: Statt 5 Alternativen in der NWA zu bewerten, müssen nur noch 2 bewertet werden = 60% Zeitersparnis.

3.3 Muss-Kriterien: Definition und Anwendung

Typische Muss-Kategorien

Kategorie Beispiele
Technisch API-Schnittstelle, Systemvoraussetzungen, Skalierbarkeit
Rechtlich/Compliance DSGVO-Konformität, ISO-Zertifizierung, Branchenstandards
Finanziell Budgetobergrenze, TCO-Limit, Finanzierungsmodell
Organisatorisch Integration in bestehende Prozesse, Schulungsaufwand
Zeitlich Implementierungsdauer, Verfügbarkeit, Go-Live-Termin
Strategisch Vendor-Lock-in-Risiko, Zukunftssicherheit, Exit-Strategie

Formulierung von Muss-Kriterien

❌ Schlecht (vage): "Die Software muss benutzerfreundlich sein."

✅ Gut (konkret): "Die Software muss eine Lernzeit für neue Benutzer von < 4 Stunden gewährleisten (gemessen durch Test mit 10 Probanden)."

❌ Schlecht (subjektiv): "Die Kosten müssen angemessen sein."

✅ Gut (messbar): "Die Gesamtkosten (Lizenz + Implementierung) dürfen 50.000€ nicht überschreiten."

Operativerisierungs-Tipps

Abstraktes Kriterium Operationalisierung (konkretes Muss-Kriterium)
"Hohe Verfügbarkeit" "Mindestens 99,9% Uptime garantiert (max. 8h Ausfall/Jahr)"
"Schnelle Reaktion" "Antwortzeit < 2 Sekunden bei 1.000 gleichzeitigen Benutzern"
"Gute Dokumentation" "Vollständige Dokumentation in Deutsch und Englisch vorhanden"
"Einfache Integration" "SOAP- und REST-API-Schnittstellen vorhanden"

Die Muss-Kriterien-Falle

Ein häufiger Fehler ist die "Muss-Kriterien-Inflation" - zu viele Anforderungen werden als Muss klassifiziert. Das Problem: Je mehr Muss-Kriterien, desto höher die Wahrscheinlichkeit, dass keine einzige Alternative alle erfüllt. Regel: Maximal 5-8 Muss-Kriterien, alles andere sind Kann-Kriterien.

3.4 Der Kriterienfilter in der Praxis

Entscheidungsfluss

flowchart LR
    Start([Start: 10 Alternativen]) --> Filter{Kriterienfilter<br/>Muss-Kriterien}

    Filter -- Alternative 1: 6/7 Muss erfüllt --> Ausschluss1([❌ Ausgeschlossen])
    Filter -- Alternative 2: 7/7 Muss erfüllt --> Weiter1([✓ Weiter zur NWA])
    Filter -- Alternative 3: 5/7 Muss erfüllt --> Ausschluss2([❌ Ausgeschlossen])
    Filter -- Alternative 4: 7/7 Muss erfüllt --> Weiter2([✓ Weiter zur NWA])
    Filter -- Alternative 5: 4/7 Muss erfüllt --> Ausschluss3([❌ Ausgeschlossen])

    Weiter1 --> NWA[Nutzwertanalyse]
    Weiter2 --> NWA

    NWA --> Bewertung[Bewertung der verbleibenden Alternativen]

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    style Ausschluss1 fill:#ffcdd2,stroke:#f44336
    style Ausschluss2 fill:#ffcdd2,stroke:#f44336
    style Ausschluss3 fill:#ffcdd2,stroke:#f44336
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    style Weiter2 fill:#c8e6c9,stroke:#4caf50
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    style Bewertung fill:#1565c0,stroke:#2196f3,color:#fff

Beispiel: Auswahl eines Cloud-Anbieters

Ausgangslage: 8 Anbieter werden evaluiert.

Muss-Kriterien (definiert durch CISO, CTO, CFO): 1. ISO 27001 Zertifizierung 2. Hosting in Europa (DSGVO) 3. Mindestens 99,9% Uptime garantiert 4. Monatliche Lizenzgebühren < 5.000€ 5. Full-Backup-Option inkludiert 6. 24/7 Support in Deutsch verfügbar

Ergebnis des Kriterienfilters:

Anbieter ISO 27001 Hosting EU Uptime Preis Backup Support Ergebnis
AWS ✓ ✓ ✓ ✗ (7.000€) ✓ ✗ (Englisch) 4/6 → Ausgeschlossen
Azure ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 6/6 → Weiter
Google Cloud ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✗ (Englisch) 5/6 → Ausgeschlossen
Deutsche Telekom ✓ ✓ ✗ (99,5%) ✓ ✓ ✓ 5/6 → Ausgeschlossen
SAP Cloud ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 6/6 → Weiter
1&1 Ionos ✗ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 5/6 → Ausgeschlossen
Hetzner ✗ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 5/6 → Ausgeschlossen
OVH ✗ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ 5/6 → Ausgeschlossen

Ergebnis: Nur 2 von 8 Anbietern (Azure, SAP Cloud) gehen in die Nutzwertanalyse ein. 6 werden bereits im Kriterienfilter ausgeschlossen.

Zeitersparnis: 75% weniger Alternativen in der NWA.

Dokumentation der Ausschlussgründe

Dokumentieren Sie für jede ausgeschlossene Alternative genau, welches Muss-Kriterium nicht erfüllt wurde. Dies ist wichtig für die Nachvollziehbarkeit und für den Fall, dass später Stakeholder nachfragen, warum bestimmte Anbieter nicht berücksichtigt wurden.

3.5 Kombination: Kriterienfilter + Nutzwertanalyse

Warum diese Kombination?

Aspekt Nur Kriterienfilter Nur NWA Kombination
Effizienz Sehr hoch (schneller Filter) Niedrig (aufwendig) Optimal (Filter + Detailanalyse)
Detailtiefe Gering (nur Muss-Kriterien) Hoch (alle Kriterien) Ausgewogen (Muss + Kann)
Transparenz Einfach (Ja/Nein) Komplex (Wichtungen) Klar (Filter + NWA-Ergebnis)
Ressourcenbedarf Gering Hoch Mittel
Eignung Vorselektion Entscheidung Prozesskette

Empfohlener Prozess

  1. Phase 1: Kriterienfilter (1-2 Tage)
  2. Muss-Kriterien definieren und konsentieren
  3. Alle Alternativen auf Muss-Kriterien prüfen
  4. Ausschluss nicht passender Alternativen

  5. Dokumentation der Ergebnisse

  6. Phase 2: Nutzwertanalyse (3-5 Tage)

  7. Kann-Kriterien definieren und gewichten
  8. Verbleibende Alternativen detailliert bewerten
  9. Gesamtnutzwert berechnen

  10. Sensitivitätsanalyse durchführen

  11. Phase 3: Management Summary (1 Tag)

  12. Zusammenfassung des Entscheidungsprozesses
  13. Empfehlung und Begründung
  14. Handlungsempfehlung

Fallstudie: Einführung eines Collaboration-Tools

Ein Unternehmen mit 500 Mitarbeitern möchte ein Collaboration-Tool einführen.

Phase 1: Kriterienfilter - 10 Tools werden evaluiert - Muss-Kriterien: DSGVO-konform, <8€/Benutzer/Monat, deutsche Servers, API verfügbar - Ergebnis: 3 Tools erfüllen alle Muss-Kriterien (Teams, Mattermost, Rocket.Chat)

Phase 2: NWA - 12 Kann-Kriterien werden definiert (Benutzerfreundlichkeit, Integration, Mobile-App, etc.) - Gewichtung durch Workshop mit Vertretern von IT, HR, Sales, Marketing - Bewertung der 3 verbleibenden Tools

Ergebnis: Teams gewinnt NWA mit 8,2 Punkten (Mattermost: 7,5, Rocket.Chat: 7,1)

Management Summary: Teams wird empfohlen. Kriterienfilter hat 7 von 10 Tools ausgeschlossen, was ca. 70% der Analysezeit gespart hat.

3.6 Fehler bei der Anwendung des Kriterienfilters

Häufige Fehler

Fehler Auswirkung Lösung
Muss-Kriterien-Inflation Zu viele Ausschlüsse, keine Alternative überlebt Muss-Kriterien auf Maximum 5-8 begrenzen
Unklare Definition Subjektive Auslegung führt zu Diskussionen Jedes Muss-Kriterium operationalisieren und messbar machen
Fehlende Konsentierung Stakeholder akzeptieren Ausschluss nicht Muss-Kriterien vorab mit Entscheidern abstimmen
Kriterien-Drift Nachträglich neue Muss-Kriterien aufnehmen Muss-Kriterien fixieren, Änderungen nur im Konsens
Fehlende Dokumentation Ausschlussgründe sind nicht nachvollziehbar Jeden Ausschluss dokumentieren

Best-Practice-Checkliste

  • Muss-Kriterien sind operationalisiert und messbar
  • Maximale Anzahl von 5-8 Muss-Kriterien
  • Muss-Kriterien sind mit allen Entscheidern konsentiert
  • Ausschlussgründe sind dokumentiert
  • Kriterien-Drift wird vermieden (Änderungen nur im Konsens)
  • Die verbleibenden Alternativen sind noch repräsentativ

Konfliktfall: Muss-Kriterium vs. Interessenskonflikt

Was passiert, wenn ein wichtiger Stakeholder eine Alternative favorisiert, diese aber ein Muss-Kriterium nicht erfüllt?

Lösung: Bleiben Sie methodisch rigoros. Ein Muss-Kriterium ist zwingend. Wenn die Alternative trotz Ausschluss gewünscht wird, muss das Muss-Kriterium revidiert werden – aber nur dann, wenn eine echte Überprüfung zeigt, dass das Kriterium tatsächlich kein Muss ist. Das Ausschlusskriterium ist die einzige Möglichkeit, methodische Objektivität zu bewahren.

3.7 Sonderfälle und Erweiterungen

1. Gewichtete Muss-Kriterien

In einigen Fällen können Muss-Kriterien eine Wichtung erhalten, um die relative Bedeutung zu berücksichtigen.

Muss-Kriterium Wichtung Konsequenz
DSGVO-Konformität 1,0 (K.O.-Kriterium) Sofortiger Ausschluss bei Nichterfüllung
Hosting in Europa 0,8 Sofortiger Ausschluss bei Nichterfüllung
Budget < 50k€ 0,6 Sofortiger Ausschluss bei Nichterfüllung

2. Kriterienfilter mit Warnstufen

Nicht jeder Muss-Kriterien-Verstoß muss zum sofortigen Ausschluss führen.

Muss-Kriterium Status Konsequenz
DSGVO-Konformität Nicht erfüllt Sofortiger Ausschluss (K.O.)
API vorhanden Nicht erfüllt Warnung, wenn Workarounds möglich
Support 24/7 Nicht erfüllt Nötig bei kritischer Umgebung, sonst Warnung

3. Kriterienfilter im iterativen Prozess

Der Kriterienfilter kann in mehreren Runden angewendet werden.

graph LR
    A[Start: 20 Alternativen] --> B[Runde 1: Harte Muss-Kriterien]
    B --> C[Übrig: 12 Alternativen]
    C --> D[Runde 2: Weichere Muss-Kriterien]
    D --> E[Übrig: 5 Alternativen]
    E --> F[Runde 3: Budget-Filter]
    F --> G[Übrig: 3 Alternativen → NWA]

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    style B fill:#bbdefb,stroke:#2196f3
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Zusammenfassung

Der Kriterienfilter ist ein effizientes Vorselektionsinstrument, das Lösungsalternativen basierend auf zwingenden Muss-Kriterien ausschließt. Er wird vor der Nutzwertanalyse angewendet, um Ressourcen zu sparen und den Entscheidungsprozess zu strukturieren.

Kernunterscheidung ist die zwischen Muss-Kriterien (zwingend, K.O.-Kriterium) und Kann-Kriterien (wünschenswert, Abzug in NWA). Muss-Kriterien müssen operationalisiert und messbar sein. Maximal 5-8 Muss-Kriterien sind empfohlen, um Muss-Kriterien-Inflation zu vermeiden.

Der Prozess umfasst: Kriteriumserhebung → Klassifizierung → Muss-Kriterien-Prüfung → Ausschluss bei Nichterfüllung → NWA der verbleibenden Alternativen. Die Kombination von Kriterienfilter und NWA liefert eine effiziente, transparente und fundierte Entscheidungsgrundlage.

Typische Fehler sind die Muss-Kriterien-Inflation, unklare Definitionen, fehlende Konsentierung und mangelnde Dokumentation. Diese lassen sich durch methodische Disziplin und Stakeholder-Einbindung vermeiden.