Grob Konzept Entwicklung
Modul Übersicht
Modul 06
Lesezeit: ~15 Min
Quelle: FS-ITB-06Grob-Konzept-Entwicklung.pdf
🧠 Management Summary
Die Entwicklung eines Grob-Konzepts ist eine der kritischsten Phasen in der IT-Beratung. Sie bildet die Brücke zwischen der initialen Anforderungsanalyse und der detaillierten technischen Umsetzung. Ziel ist es, für den Kunden Transparenz zu schaffen, Vertrauen durch methodische Objektivität aufzubauen und eine fundierte Entscheidungsgrundlage für Investitionen zu liefern.
Ein professionelles Grob-Konzept umfasst nicht nur die Beschreibung technischer Lösungswege, sondern bewertet diese systematisch anhand von Wirtschaftlichkeit, Machbarkeit und strategischer Passung. Hierbei kommen bewährte Werkzeuge wie der Kriterienfilter, die Nutzwertanalyse (NWA) und die Kosten-Nutzen-Analyse zum Einsatz. Ein wesentlicher Erfolgsfaktor ist die adressatengerechte Aufbereitung: Während die Fachabteilung Details zur Funktionalität benötigt, fokussiert sich das Management Summary für Entscheider auf strategische Vorteile, Risiken und den Return on Investment (ROI).
Der Prozess endet nicht mit der Konzepterstellung, sondern mit einer strukturierten Entscheidungsherbeiführung. Durch den Einsatz von Entscheidungsprotokollen wird Verbindlichkeit geschaffen und sichergestellt, dass alle Stakeholder – von der IT-Abteilung bis zur Geschäftsführung – die gewählte Lösung mittragen. Für angehende IT-Berater ist die Beherrschung dieser Methoden essenziell, um Projekte zielgerichtet zu steuern und Fehl-Investitionen beim Kunden zu vermeiden.
📚 Detaillierte Lerninhalte
1. Grundlagen und Zielsetzung des Grob-Konzepts
Das Grob-Konzept ist das erste greifbare Ergebnis der Lösungsfindung. Es dient dazu, Lösungsalternativen aufzuzeigen und eine Empfehlung auszusprechen. * Transparenz: Der Kunde versteht die Implikationen verschiedener Optionen (z.B. Cloud vs. On-Premises). * Risikominimierung: Durch frühzeitige Analyse technischer und organisatorischer Risiken werden Fehlplanungen vermieden. * Grundlage für Projektmanagement: Das Konzept liefert die Basis für den späteren Projektstrukturplan (PSP).
2. Werkzeuge zur Lösungsauswahl
Um eine objektive Auswahl zu treffen, nutzt der IT-Berater verschiedene methodische Filter: * Kriterienfilter (Vorselektion): Hier werden "Muss-Kriterien" (z.B. DSGVO-Konformität, Budgetobergrenze) geprüft. Erfüllt eine Lösung ein Muss-Kriterium nicht, wird sie sofort ausgeschlossen. Dies spart Ressourcen für die Detailanalyse. * Paarweiser Vergleich: Ein Instrument zur Gewichtung von Kriterien. Jedes Kriterium wird mit jedem anderen verglichen, um eine subjektive, aber strukturierte Rangfolge der Wichtigkeit zu ermitteln. * Nutzwertanalyse (NWA): Das Standardwerkzeug für komplexe Entscheidungen. Sie macht qualitative Faktoren (z.B. Benutzerfreundlichkeit) durch ein Punktesystem messbar. * Best Practice: Nutzen Sie die Ergebnisse des paarweisen Vergleichs als Gewichtungsfaktoren für die NWA. * SWOT-Analyse: Ergänzt die quantitative Bewertung durch eine strategische Sicht auf Stärken, Schwächen, Chancen und Risiken.
3. Die Kosten-Nutzen-Analyse (KNA)
Die KNA ist für die kaufmännische Entscheidung zentral. Man unterscheidet drei Varianten: 1. Vollständig monetär: Alle Faktoren sind in Euro ausdrückbar (z.B. durch Kapitalwertmethode). 2. Hybride Bewertung: Kombination aus harten Zahlen (Investitionskosten) und qualitativen Faktoren (Nutzwertanalyse). 3. Vollständig qualitativ: Wenn monetäre Daten fehlen, wird der "Nutzen" rein über den Erfüllungsgrad der Anforderungen definiert.
4. Struktur und Aufbau eines Grob-Konzepts
Ein professionelles Dokument folgt meist diesem Aufbau: * Ist-Analyse: Beschreibung der aktuellen Schwachstellen (z.B. dezentrale Datenhaltung). * Soll-Konzept: Anforderungen (funktional/nicht-funktional) und Zielsetzung. * Lösungsansätze: Darstellung der Varianten (z.B. Variante A: SaaS, Variante B: Eigenentwicklung). * Technische Umsetzung: Architektur, Schnittstellen und Sicherheitsaspekte. * Umsetzungsplanung: Grobe Meilensteine, Ressourcenbedarf und Verantwortlichkeiten (oft als RACI-Matrix).
5. Dokumentation und Entscheidungsherbeiführung
Die beste Lösung ist wertlos, wenn sie nicht "verkauft" wird. * Management Summary: Eine maximal einseitige Zusammenfassung für Entscheider. Fokus: Was kostet es? Was bringt es? Was sind die nächsten Schritte? * Besprechungsprotokolle: Dokumentieren den Weg zur Lösung und sichern den Berater gegen spätere "Requirements Drift" ab. * Entscheidungsprotokoll: Das finale Dokument, das die Wahl einer Variante verbindlich festhält. Es enthält die Begründung der Wahl und die Freigabe der Ressourcen.
🔑 Schlüsselbegriffe
| Begriff | Erklärung |
|---|---|
| Muss-Kriterien | Unverzichtbare Anforderungen, deren Nichterfüllung zum sofortigen Ausschluss einer Lösung führt. |
| Nutzwertanalyse | Punktbewertungsverfahren zur Auswahl von Alternativen anhand gewichteter Kriterien. |
| TCO (Total Cost of Ownership) | Gesamtkosten eines Systems über dessen gesamten Lebenszyklus (Anschaffung + Betrieb + Wartung). |
| RACI-Modell | Matrix zur Klärung von Verantwortlichkeiten (Responsible, Accountable, Consulted, Informed). |
| SaaS (Software as a Service) | Cloud-Modell, bei dem Software über das Internet bereitgestellt wird (oft Teil von Lösungsalternativen). |
| Meilenstein | Ein Ereignis von besonderer Bedeutung im Projektplan (z.B. Abschluss der Systemauswahl). |
| Kapitalwert-Methode | Finanzmathematisches Verfahren zur Bewertung der Wirtschaftlichkeit von Investitionen. |
🎯 Quiz & Wissenscheck
Frage 1: Methodik der Nutzwertanalyse
Ein Kunde möchte drei CRM-Systeme vergleichen. Warum ist ein "Paarweiser Vergleich" im Vorfeld der Nutzwertanalyse sinnvoll?
Lösung:
Der paarweise Vergleich dient dazu, die Gewichtung der Kriterien objektiv zu ermitteln. Da die Nutzwertanalyse auf der Formel Gewichtung x Bewertung basiert, ist eine fundierte Gewichtung entscheidend. Ohne diesen Schritt wäre die Gewichtung rein willkürlich, was die Validität der gesamten Nutzwertanalyse gefährden würde.
Frage 2: Kriterienfilter vs. Nutzwertanalyse
In welcher Reihenfolge sollten Kriterienfilter und Nutzwertanalyse idealerweise eingesetzt werden und warum?
Lösung: Zuerst der Kriterienfilter, dann die Nutzwertanalyse. Der Kriterienfilter sortiert Lösungen aus, die zwingende "Muss-Anforderungen" (z.B. Budgetlimit oder gesetzliche Compliance) nicht erfüllen. Dadurch reduziert sich die Anzahl der Alternativen, die aufwendig in der Nutzwertanalyse detailliert bewertet werden müssen, was Zeit und Kosten spart.
Frage 3: Bestandteile des Management Summary
Nennen Sie die drei wichtigsten Kernbotschaften, die ein Management Summary für eine Geschäftsführung enthalten muss.
Lösung: 1. Empfohlene Lösung: Klare Benennung der favorisierten Variante. 2. Wirtschaftlichkeit (Kosten-Nutzen): Grobe Kalkulation der Investition gegenüber dem erwarteten Nutzen/ROI. 3. Nächste Schritte: Konkrete Handlungsempfehlung und Zeitplan für die Umsetzung.
Frage 4: Umgang mit qualitativen Faktoren
Wie geht ein IT-Berater vor, wenn der Nutzen einer Software (z.B. "bessere Mitarbeiterzufriedenheit") nicht direkt in Euro messbar ist?
Lösung: In diesem Fall wird die Hybride Bewertung oder die vollständig qualitative Bewertung angewendet. Der qualitative Nutzen wird über die Nutzwertanalyse in "Nutzwerte" (Punkte) übersetzt. Diese können dann den monetären Kosten gegenübergestellt werden, um ein Gesamtbild der Vorteilhaftigkeit zu erhalten.
Frage 5: Bedeutung des Entscheidungsprotokolls
Warum ist ein formelles Entscheidungsprotokoll am Ende der Grob-Konzeptionsphase für den IT-Berater so wichtig?
Lösung: Es schafft Verbindlichkeit und Nachvollziehbarkeit. Es dokumentiert offiziell, welche Variante gewählt wurde und warum (Begründung). Dies schützt den Berater vor späteren Vorwürfen der Fehlentscheidung und dient als rechtliche sowie organisatorische Absicherung für den Start der Implementierungsphase.