Stakeholder-Kommunikation
Lern-Einheit
Modul 03.6 Lesezeit: ~10 Min
📊 Management Summary
Strategien ohne Kommunikation sind wertlos. Die Stakeholder-Kommunikation ist der aktive Prozess, durch den Strategien umgesetzt werden. Ein systematischer Kommunikationsplan definiert, wer was wann wie und warum kommuniziert. Die Kommunikationsmatrix ist das zentrale Werkzeug, das Informationsflüsse strukturiert und Informationsüberflutung vermeidet. IT-Berater müssen nicht nur technisch kommunizieren, sondern auch business-orientiert, transparent und stakeholder-gerecht.
🎯 Die 5 Ws der Kommunikationsplanung
Kommunikationsplan-Struktur
| W | Frage | Bedeutung |
|---|---|---|
| Wer | Wer kommuniziert? | Sender, verantwortliche Person |
| Was | Was wird kommuniziert? | Inhalt, Botschaft, Key Messages |
| Wen | Wen adressieren wir? | Empfänger, Stakeholder-Gruppe |
| Wann | Wann wird kommuniziert? | Zeitpunkt, Frequenz, Trigger |
| Warum | Warum wird kommuniziert? | Zweck, Ziel, Call-to-Action |
📊 Kommunikationsmatrix
Beispiel-Template
| Stakeholder | Strategie | Sender | Inhalt | Empfänger | Frequenz | Kanal | Zweck |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| CFO | Opponenten-Strategie | Projektleiter | ROI-Update, Budget-Status | CFO | Monatlich | 1:1-Meeting | Vertrauen schaffen |
| CIO | Promotoren-Strategie | Projektleiter | Tech-Roadmap, Innovationen | CIO | 2-wöchentlich | Status-Report | Champion-Rolle |
| Betriebsrat | Opponenten-Strategie | DS-Beauftragter | Datenschutz-Konzept | Betriebsrat | Einmalig | Workshop | Bedenken ausräumen |
| Key User | Promotoren-Strategie | PM | Release-Notes, Beta-Testing | Key User | Wöchentlich | Email + Wiki | Feedback einholen |
| Vertriebsleiter | Unentschiedene-Strategie | Sales-Mgr | Sales-Features, ROI | Vertriebsleiter | Monatlich | Dashboard | Überzeugen |
| Endanwender | Befürworter-Strategie | Comms-Team | Release-Info, Downtimes | Endanwender | Ad-hoc | Newsletter | Informieren |
📡 Kommunikationskanäle
Kanal-Matrix
| Kanal | Beste für | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|---|
| 1:1-Gespräch | Hochmachtige Opponenten | Persönlich, vertraulich | Zeitintensiv |
| Workshops | Unentschiedene, Teams | Interaktiv, kollaborativ | Aufwändig zu organisieren |
| Präsentationen | Großgruppen, Promotoren | Visuell, professionell | Einweg-Kommunikation |
| Dashboard/Portal | Alle Stakeholder | Selbst-Service, skalierbar | Passiv, Engagement niedrig |
| Newsletter/Email | Befürworter, Gleichgültige | Effizient, skalierbar | Informationsüberflutung |
| Wiki/FAQ | Self-Service | Dokumentiert, 24/7 | Pflege-Aufwand |
| Social Media | Externe, Promotoren | Viral, öffentlich | Kontrollverlust |
🎯 Stakeholder-gerechte Kommunikation
Kommunikations-Stile
| Stakeholder-Typ | Kommunikations-Stil | Beispiele |
|---|---|---|
| C-Level | Executive-Summary, KPIs | ROI, Zeitplan, Risiken |
| Betriebsrat | Formal, rechtssicher | Datenschutz, Mitbestimmung |
| Anwender | Benutzerfreundlich, visuell | UI, Use Cases, Tutorials |
| Techniker | Detailliert, technisch | API-Doku, Specs |
| Finanzer | Zahlenorientiert, ROI | Budget, Cost-Benefit |
💡 Berater-Tipps
Tipp 1: Das "Warum" ist kritisch
Kommunikation ohne Zweck ist Lärm. Definieren für jede Kommunikation explizit: Was ist das Ziel? (Vertrauen, Akzeptanz, Handlung)
Tipp 2: Transparenz baut Vertrauen
Schlechte Nachrichten nicht verheimlichen. Transparenz über Risiken und Verzögerungen baut langfristiges Vertrauen.
Tipp 3: Kanal wählen, nicht einschränken
Nicht alle Stakeholder sind auf Email. Ein CFO mag lieber 1:1-Gespräche, Anwender bevorzugen Dashboards.
Tipp 4: Feedback-Schleifen schließen
Kommunikation ist nicht einwegig. Feedback-Kanäle etablieren und Feedback-Konsequenzen kommunizieren.
📊 Zusammenfassung
| Aspekt | Kernbotschaft |
|---|---|
| 5 Ws | Wer, was, wen, wann, warum - definieren für jede Kommunikation |
| Kommunikationsmatrix | Zentrales Werkzeug zur Strukturierung von Informationsflüssen |
| Stakeholder-gerecht | Jede Stakeholder-Gruppe hat andere Kommunikationsbedürfnisse |
| Transparenz | Vertrauen kommt von Offenheit, nicht nur von positiven Nachrichten |
| Berater-Wert | IT-Berater kommunizieren nicht nur technisch, sondern business-orientiert und stakeholder-gerecht |